При ведении бизнеса вы, вероятно, столкнетесь с неудачами из-за непредвиденных расходов. Незапланированные расходы, например сокращение запасов, могут привести к падению прибыли и потребовать внесения изменений в бухгалтерские книги.
Чтобы бороться со значительным сокращением запасов, вы должны ознакомиться с тем, что это такое, почему это происходит, и какие профилактические меры вы можете предпринять. И когда это произойдет, научитесь делать корректирующие записи в своих бухгалтерских книгах.
Сокращение запасов — это когда в вашем бизнесе меньше запасов (например, товаров), чем указано в ваших бухгалтерских книгах. Хотя некоторая потеря запасов, как правило, является нормальной частью ведения розничного бизнеса, сильное сокращение запасов может указывать на основные проблемы.
Причин сокращения запасов несколько. Сокращение запасов может произойти, когда такие товары, как продукты с истекшим сроком годности, естественным образом больше не продаются. Или усадка может быть вызвана поврежденными элементами.
Уменьшение запасов также может быть результатом ошибок. Вы или один из ваших сотрудников можете ошибиться в подсчете товаров. Ваш поставщик также может допускать ошибки, когда поставляет вам товарно-материальные запасы.
В некоторых случаях у вас может быть сокращение запасов из-за злонамеренных действий, таких как кража, кража в магазине или мошенничество. Продавцы могут совершить мошенничество и предоставить вам меньше товаров, чем вы купили. Или сотрудники могут украсть инвентарь. Усадка также распространена, когда клиенты воруют у вас в магазинах.
Чтобы определить степень усадки вашего бизнеса, рассчитайте коэффициент усадки запасов. Этот коэффициент представляет собой процентное соотношение, которое показывает, сколько инвентаря было потеряно вашей компанией из-за повреждений, кражи, ошибок и т. д. Чем меньше скорость сокращения вашего инвентаря, тем меньше инвентаря вы потеряли.
Чтобы определить коэффициент усадки запасов, вам нужно знать себестоимость проданных товаров, сколько у вас есть запасов и сколько их было потеряно из-за усадки.
Сначала подсчитайте себестоимость проданных товаров и вычтите сумму из своего запаса. Вычитание стоимости проданных товаров из вашего инвентаря показывает балансовую стоимость вашего инвентаря или зарегистрированную сумму.
Записанный инвентарь =Инвентарь – Стоимость проданных товаров
Как только вы узнаете объем инвентаря, который у вас должен быть, определите, сколько инвентаря у вас есть на самом деле. Это показывает ваши потери инвентаря.
Чтобы определить скорость сокращения запасов, разделите потери запасов на количество запасов, которое у вас должно быть.
Используйте следующую формулу, чтобы рассчитать скорость сокращения товарных запасов вашего бизнеса:
Коэффициент сокращения запасов =(Зарегистрированный запас – Фактический запас) / Зарегистрированный запас
Умножьте коэффициент сокращения запасов на 100, чтобы преобразовать его в проценты.
Допустим, вы зарегистрировали стоимость запасов на сумму 50 000 долларов. Себестоимость проданных товаров составляет 12 000 долларов. Балансовая стоимость вашего инвентаря должна составлять 38 000 долларов США (50 000–12 000 долларов США). Однако из-за усадки ваша фактическая стоимость запасов составляет 35 000 долларов. Используйте скорость сокращения запасов, чтобы узнать, сколько стоимости вы потеряли.
Коэффициент сокращения запасов =(38 000–35 000 долл. США) / 38 000 долл. США
Коэффициент сокращения запасов =0,079 X 100
Коэффициент сокращения запасов =7,9%
Скорость сокращения ваших запасов составляет 7,9%. Этот показатель означает, что вы потеряли 7,9 % стоимости запасов из-за усадки.
Высокие уровни сокращения запасов могут иметь разрушительные последствия для прибыли вашей компании. Вы можете предотвратить или уменьшить сокращение запасов, приняв меры.
Когда вы заказываете новый инвентарь, убедитесь, что вы получили правильное количество, которое вы приобрели. Подсчитайте новые запасы и немедленно сообщите своему поставщику, если вы получили неправильную сумму.
Чтобы избежать неправильного подсчета запасов, дважды проверьте свои цифры. Вы можете привлечь другого сотрудника, чтобы сравнить свои цифры.
Если вы делегируете управление запасами, попросите двух или более сотрудников подсчитать запасы. Привлекая нескольких сотрудников, вы можете уменьшить вероятность того, что один сотрудник запишет мошеннические номера. И попросите сотрудников сообщать о подозрительном поведении, чтобы воспрепятствовать воровству сотрудников.
Не проводите длительные периоды без подсчета вашего инвентаря. Некоторые компании проводят ежедневную или еженедельную инвентаризацию, чтобы быстрее выявлять мошеннические действия.
Рассчитайте стоимость инвентаря, когда он будет поврежден. Чтобы уменьшить ущерб, придумайте новые процессы, которые сотрудники могут использовать при работе с запасами.
Если вы продаете товары, которые портятся, например продукты питания, предлагайте скидки, когда срок годности приближается к концу.
Чтобы предотвратить сокращение запасов из-за магазинных краж, поощряйте сотрудников следить за подозрительными покупателями. И внедрите политику возврата для малого бизнеса, чтобы клиенты не возвращали украденные товары.
Контролируйте свой инвентарь, периодически вычисляя коэффициент усадки, например, раз в месяц. Таким образом, вы можете сравнить темпы усадки с прошлыми учетными периодами. Если ваша скорость усадки внезапно увеличилась, изучите возможные причины.
Когда ваш бизнес испытывает спад, вы должны скорректировать свои бухгалтерские книги. Запишите потери запасов, увеличив свой счет расходов на усадку и уменьшив свой счет запасов.
Дебетуйте свой счет расходов на усадку и кредитуйте свой счет запасов. Чтобы скорректировать усадку, создайте запись в журнале, которая выглядит следующим образом:
Допустим, вы потеряли запасы на 1000 долларов из-за усадки. Поскольку ранее вы записали более высокую стоимость инвентаря, вы должны уменьшить свой счет инвентаризации. И увеличьте свой счет сокращения расходов, чтобы отразить ваши возросшие расходы.
Если вы теряете запасы из-за усадки, обязательно обновите свои бухгалтерские книги. Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии упрощает регистрацию расходов. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию сегодня!