Ваш бизнес живет и умирает благодаря вашей способности покупать и продавать товары с конкурентной маржой. Но вы можете считать само собой разумеющимся, почему бухгалтерия важна для здоровья вашего бизнеса. Некоторые ошибки, такие как упущения, могут помешать ведению бухгалтерского учета
Неточные финансовые отчеты делают измерение прибыльности и уплату налогов для малого бизнеса гораздо более сложными, чем они должны быть.
Ознакомьтесь с обзором ошибок бухгалтерского учета, объяснениями частичных и полных ошибок упущения и полезными примерами, чтобы избежать этих ошибок и поддерживать порядок в своих бухгалтерских книгах.
Бухгалтерская ошибка — это ошибка любого типа, которая влияет на бухгалтерские проводки. Ошибки в бухгалтерском учете не являются преднамеренными, и их можно легко исправить, если вовремя заметить.
Вы должны следить за ошибками:
Как правило, эти ошибки происходят из-за неорганизованного рабочего пространства, отсутствия внутреннего контроля (например, правил и положений по обработке финансовой информации) или перегруженности бухгалтера.
Есть простые способы избежать большинства ошибок, о которых мы расскажем ниже. Но сначала давайте определим ошибки упущения.
Существует два типа ошибок пропуска:частичная ошибка и полная ошибка. У обоих есть кое-что общее — одна запись была исключена из бухгалтерской книги. Но две ошибки обычно случаются в разных местах бухгалтерского цикла. Цикл учета состоит из восьми шагов:
Частичные ошибки возникают при записи транзакций в виде записей журнала (№ 2) или при публикации записей в главной книге (№ 3). Это канцелярские ошибки. Если вы или ваши бухгалтеры перегружены работой, дезорганизованы или не имеете внутреннего контроля, в какой-то момент года вы, вероятно, обнаружите некоторые частичные ошибки.
Полные ошибки часто случаются при идентификации транзакций (№ 1), потому что транзакция и сопровождающий ее бумажный след полностью упускаются из виду, теряются или теряются. Здесь применимы те же причины частичной ошибки — перегруженные работой бухгалтеры, неорганизованные процессы и рабочее пространство, а также отсутствие внутреннего контроля.
Частичная ошибка упущения возникает, когда записывается только одна часть транзакции, либо дебетовая, либо кредитовая, но не обе сразу.
Например, транзакция продажи в кредит для Cheers Bar регистрируется в книге продаж, но отсутствует в счете Сэма Мэлоуна (владельца). Если одна запись отсутствует, они не уравновешивают друг друга. Это повлияет на пробный баланс.
Полная ошибка упущения возникает, когда транзакция вообще не регистрируется. Эти ошибки распространены, если вы не будете осторожны со своими квитанциями. Полную ошибку трудно обнаружить. Кажется, что все сбалансировано правильно, поскольку нет записей о кредитах или дебетах для баланса.
Давайте еще раз взглянем на наш пример из Cheers Bar. После совершения сделки продажи в кредит квитанция и все воспоминания о продаже исчезают. У мистера Мэлоуна все еще есть товары, которые он купил в кредит, но поскольку он забыл записать их, он не помнит ни продажи, ни срока кредита. Полные ошибки упущения трудно обнаружить. Обычно ваши кредиторы или должники сообщают вам о проблеме.
Допущение ошибки или упущения не является концом света для вашей бухгалтерской команды. Есть несколько простых способов исправить эти ошибки с помощью корректирующей записи.
В случае частичных ошибок просто добавьте соответствующую запись и убедитесь, что ваши дебетовые и кредитовые записи совпадают.
Для ошибок полного пропуска исправление записи зависит от того, когда вы поймали ошибку. Если вы обнаружите ошибку до того, как закроете свои книги, вы можете просто добавить запись в свою главную книгу. Но если вы обнаружите ошибку поздно, вам придется сделать это задним числом и оставить комментарий, объясняющий ошибку.
Если вас беспокоят ошибки бухгалтерского учета, постарайтесь не волноваться. Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить эти ошибки: