По мере приближения Brexit британским компаниям, возможно, придется рассмотреть возможность создания дочерних компаний в странах ЕС в качестве альтернативы международной торговле.
Наличие местного юридического лица помогает, когда речь идет о налогах, отчетности и вопросах соответствия, но может привести к новому уровню сложности вашего бухгалтерского учета.
Тони Коннолли, FCA, основатель и генеральный директор облачного бухгалтерского программного обеспечения AccountsIQ, рассказывает о проблемах, с которыми сталкиваются международные компании, и о том, как современные системы учета могут их решить.
Трансграничная торговля может быть сложной. Часто по мере роста трансграничной торговли компании создают представительства за границей, чтобы локализовать соблюдение требований и продемонстрировать клиентам свою приверженность этому рынку.
Даже если ваш бизнес ранее этого не делал, с вероятным началом Brexit в конце этого года может быть проще торговать в ЕС через юридическое лицо в стране-члене. Хотя работа через местную организацию может упростить торговлю, создание нескольких организаций требует более сложных процессов бухгалтерского учета. , в том числе работа с несколькими валютами (FX), работа с транзакциями внутри компании и необходимость консолидировать и сообщать результаты в нескольких валютах.
Если вы уже проводите операции с несколькими валютами, вы оцените сложности обработки реализованных и нереализованных прибылей и убытков по операциям с иностранной валютой и непогашенным остаткам на иностранной валюте. Консолидация дочерних компаний, занимающихся валютными операциями, создает новый уровень сложности в отношении отчетности о результатах в базовой валюте, включая резервы по переоценке валютных курсов для признания прибыли или убытка в стоимости чистых активов в результате хранения этих чистых активов в иностранной валюте. Электронные таблицы отлично подходят для составления прогнозов и отчетов, но преобразование различных элементов по разным ставкам и учет ежемесячной разницы в резервах переоценки может оказаться сложной задачей. Чтобы рассчитать это, вам необходимо:
Делать это один раз в год для целей аудита достаточно просто, но если вы сообщаете ежемесячные результаты, управление постоянными колебаниями валютных курсов вне системы может оказаться трудным, поскольку потери в одном месяце могут быть компенсированы прибылью в последующие месяцы и наоборот.
Имея несколько организаций, вы, несомненно, столкнетесь с транзакциями внутри компании в результате внутрифирменной торговли, перезарядкой централизованно оплачиваемых затрат или взиманием платы за управление за общие услуги. У компаний, использующих разные базовые валюты, существуют валютные риски в любых непогашенных остатках, которые необходимо учитывать, и вам необходимо решить, берет ли на себя риск материнская или дочерняя компания, т. е. если валюта колеблется, кто подвергается риску?
Управление внутрифирменными транзакциями с использованием журналов GL затрудняет расчет нереализованных прибылей и убытков по непогашенным остаткам на конец месяца. Лучше всего это делать через межфирменные учетные записи AP и AR. Обычно организация, взимающая плату, инициирует транзакции, и организация, с которой взимается плата, берет на себя валютный риск, поэтому балансы должны управляться в валюте организации, взимающей плату. Нереализованные прибыли/убытки должны быть признаны в дочерней компании перед консолидацией, чтобы остатки внутри компании исключались при консолидации в базовой валюте группы.
Если у вас еще нет дочерних компаний FX, ваша финансовая система может обрабатывать несколько организаций и консолидаций FX. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать:
Создание местных дочерних компаний в иностранных юрисдикциях дает значительные преимущества по сравнению с простой продажей за границей. Однако это вводит некоторые дополнительные требования к бухгалтерскому учету, и их рассмотрение с использованием электронных таблиц может быть проблематичным. Поэтому вам следует подумать, сможет ли ваша финансовая система легко справиться с этой средой. При рассмотрении нового программного обеспечения следует рассмотреть облачные системы, обеспечивающие доступ в любое время и из любого места, не требуя установки программного обеспечения в каждом месте.
Саймон Браун из Getech унаследовал четыре устаревшие системы бухгалтерского учета в рамках бизнеса группы в результате роста. Переход к облачной платформе бухгалтерского учета и консолидации AccountsIQ позволил глобальной геолого-геофизической и консалтинговой группе сэкономить одну неделю времени в месяц только на составлении отчетов, не говоря уже об улучшениях в других основных процессах.
Саймон объясняет, почему AccountsIQ был правильным выбором для Getech:«Ранее мы использовали четыре разных пакета, включая две версии Sage, а также версию QuickBooks для Великобритании и США. Консолидация была логистическим кошмаром. Ни один из провайдеров не смог удовлетворить наши основные требования, в отличие от AccountsIQ, в отношении мультивалютной торговли и консолидации по всей группе», — говорит финансовый контролер Саймон Браун. Он добавляет:«AccountsIQ экономит мне неделю работы в конце каждого месяца».
Перед внедрением AccountsIQ в конце месяца Getech экспортировала данные из четырех учетных систем в Excel для обработки. Однако в случае несоответствия необходимо было вернуться к четырем наборам данных. Объясняя разницу, которую создает новая учетная платформа, Саймон говорит:«Самое большое преимущество, которое мы видим в AccountsIQ, заключается в том, что данные являются динамическими; это не просто отчет. Мы можем углубиться в данные, решить запрос и точно повторно запустить отчет. Мы просто обновляем или перезаписываем по мере необходимости».
Что касается улучшенной отчетности, Саймон добавляет:«Мы воспользовались возможностью изменить дизайн и перестроить наши отчеты благодаря гибкости AccountsIQ. Мы больше не ограничены тем, что, когда и как мы сообщаем; это большой шаг вперед».
В основном работая в фунтах стерлингов и долларах США, Getech ранее управлял мультивалютным бухгалтерским учетом в Excel. С AccountsIQ обменные курсы хранятся централизованно в системе, что гарантирует использование всеми дочерними компаниями в группе единых обменных курсов. Функция переоценки валюты AccountsIQ создает в системе автоматическую процедуру, которая обеспечивает точность расчетов и отчетности.
Саймон также добавляет:«Другой аспект нашего внутреннего процесса, который значительно улучшился после того, как мы внедрили AccountsIQ, — это выставление счетов внутри компании. AccountsIQ отслеживает, за что мы выставляем счета внутри компании. Счет-фактура получен и автоматически регистрируется в дополнительных счетах. Мы также постараемся внедрить пакетные платежи и использовать функцию массовой рассылки по электронной почте в ближайшее время».
Функция пакетных платежей в AccountsIQ позволяет пользователю создавать файл, в котором группируются все платежи. Платежи, связанные с этим файлом, выполняются автоматически, что делает процесс индивидуальной обработки платежей в банке ушедшим в прошлое. Также можно настроить автоматическое утверждение, чтобы утверждающий видел график платежей до его отправки в банк.
Саймон и его команда, тесно сотрудничая с командой Customer Success в AccountsIQ, потратили три месяца на проектирование и создание системы. Хотя это дольше, чем большинство пользователей системы тратят на ее настройку, время и усилия потрачены не зря. Это означало, что кодирование и рабочие процессы были настроены с заботой и вниманием к потребностям растущего бизнеса, а отчетность была точной с первого дня. Саймон комментирует:«Это были напряженные три месяца, но время было потрачено с пользой, так как внедрение прошло очень гладко, и наши процессы были мгновенно улучшены. Нам было очень приятно работать с командой AccountsIQ — полезной и всегда доступной».
«У нас быстрорастущая бизнес-модель, и процесс переноса новых объектов на AccountsIQ будет простым», — говорит Саймон. Первоначальный проект дочерней системы становится шаблоном для новых предприятий в группе. Процесс расширения AccountsIQ прост и требует только дополнительных лицензий и развертывания базовой системы, как это было смоделировано для компаний Getech.
Подводя итоги, Саймон Браун, финансовый контролер Getech, говорит:«AccountsIQ зарекомендовал себя очень хорошо. Мы довольны тем, как он выглядит и как работает. Это большой успех».
Говоря о планах на будущее, он добавляет:«В системе есть гораздо больше возможностей, которые нам еще предстоит изучить, включая безбумажную систему PO, дополнительные работы по автоматизации утверждений и улучшения в том, как мы работаем с платежами и банком. AccountsIQ может помочь нам продолжать развивать наши процессы, а также поддерживать нашу стратегию роста».