Если ваш шкаф для документов трещит по швам, вы не одиноки. Как владельцу малого бизнеса, вам нужно отслеживать множество документов — от лицензий на ведение бизнеса, учетных записей сотрудников, квитанций о корпоративных обедах — список можно продолжить.

Одними из наиболее сложных для управления записями являются налоговые документы вашей компании и все сопутствующие документы, которые к ним прилагаются.

Ознакомление с требованиями к налоговым документам, как известно, сложно и часто является неизведанной территорией для малого бизнеса.

По умолчанию многие владельцы бизнеса в конечном итоге без необходимости сохраняют каждую последнюю квитанцию ​​​​в течение многих лет. Или, что еще хуже, перегружаются и выбрасывают важную информацию.

Правильное хранение налоговых документов сводится к этим четырем ключам к успеху

1. Узнайте, как долго хранить налоговые документы.
2. Понимать, какие документы хранить
3. Узнайте, какие документы безопасно уничтожать
4. Разработайте план, чтобы все было организовано

Как долго малый бизнес должен хранить налоговые документы?

Налоговое управление США может проверить вашу налоговую декларацию на срок до семи. лет после того, как вы подадите заявление, если они подозревают, что налоговые декларации были составлены неточно, или если вы потребовали вычета по безнадежному долгу. Срок исковой давности — период времени, в течение которого вы должны внести поправки в свою налоговую декларацию, — истекает через три года после подачи декларации. Так что храните свои налоговые декларации и все подтверждающие документы как минимум семь лет, если не дольше.

Чтобы ознакомиться с полной разбивкой требований к федеральной налоговой документации в соответствии с вашими уникальными бизнес-потребностями, перейдите на веб-сайт IRS и прочитайте их страницу о том, как долго хранить налоговую отчетность.

Итак, какие налоговые документы и деловые записи следует оставить, а какие можно удалить?

Налоговые правила, касающиеся финансовой отчетности, похоже, меняются каждый год. Приведенное ниже руководство поможет вам лучше понять последние требования и определить, какие документы следует хранить, какие можно уничтожить, а какие следует хранить под замком.

Храните бумажные копии этих шести налоговых документов

Следующие документы — это те документы, за которыми вы должны буквально следить — распечатывайте, подшивайте и храните эти шесть налоговых документов каждый год.

1. Форма 1040
   Малые предприятия должны хранить формы 1040 и любую другую сопроводительную документацию не менее трех лет.
2. Расписание K-1
   Малые предприятия, которые подают заявки как S-Corp или Partnership, должны хранить документы по графику K-1 в течение как минимум шести лет, чтобы подтвердить наличие акций партнерства.
3. Записи сотрудников
   Храните записи о сотрудниках, отчеты о заработной плате и другую аналогичную документацию о сотрудниках в течение как минимум семи лет, чтобы быть в безопасности.
4. Соглашения о партнерстве
   Крайне важно сохранять все соглашения о партнерстве или партнерстве с ограниченной ответственностью, а также любые поправки к этим соглашениям в печатном виде на протяжении всего срока действия партнерства.
5. Письма о принятии S-Corp и форма 2552
   Храните копии как писем, так и форм на неопределенный срок.
6. Необходимые лицензии
   Храните печатные копии всех государственных и местных лицензий, необходимых для ведения вашего бизнеса.

Три типа налоговых документов для электронного хранения

Не каждая деловая запись требует от вас ведения физического бумажного следа. Если вы похожи на многие компании и предпочитаете хранить свои записи и документацию в электронном виде, вы можете хранить эти документы на сервере или в облаке.

1. Отчеты о транзакциях
   Банковские выписки или выписки по кредитным картам или другие подобные выписки о транзакциях являются вашей резервной документацией для большей части, если не для всех, ваших кредиторских задолженностей. Бумажные или электронные отчеты о транзакциях должны быть заполнены и храниться не менее трех лет после подачи налогового сезона транзакции.
2. Юридические соглашения
   Контракты или юридически обязывающие документы должны храниться в течение всего срока действия контакта и в течение многих лет после этого в случае необходимости пересмотра этих документов.
3. Федеральные и государственные налоговые декларации
   Сохраняйте свои электронные записи в течение как минимум трех лет – дольше, если ваша компания владеет недвижимостью, имеет сотрудников или имеет какие-либо неточные документы из прошлого.

Если вы решите хранить эти документы в электронном виде, для безопасности вашего бизнеса крайне важно, чтобы вы защищали свою информацию с помощью надежной и проверенной системы безопасности данных. Недавний вебинар SCORE «Что нужно знать малым предприятиям о кибербезопасности» касается резервного копирования и восстановления конфиденциальных документов.

Какой бы вариант электронного или облачного хранилища вы ни выбрали, стоит потратить время на изучение безопасности данных этой платформы и их процесса защиты вашего бизнеса, а также на восстановление ваших данных в случае нарушения безопасности. Ознакомьтесь с этим списком поставщиков облачных хранилищ для бизнеса, чтобы определить наиболее безопасный для вашей компании способ хранения конфиденциальной информации в электронном виде и поддержания порядка в налоговых документах и ​​других деловых записях.

Документы, которые можно уничтожить

Существует несколько типов деловых записей, которые не нужно хранить физически или в электронном виде. На самом деле, некоторые записи, содержащие личную информацию, во много раз лучше уничтожить, чем нет. Это исключает любую налоговую документацию, юридические документы и большинство записей, перечисленных выше.

Всегда консультируйтесь со своим финансовым консультантом и бухгалтером, прежде чем начать уничтожать документацию, которая может быть важной для вашего бизнеса. Однако, как правило, большинство компаний могут уничтожить ненужную документацию, содержащую личную информацию.

Если вы все еще не уверены, следует ли хранить эти бизнес-записи или хранить их подальше, даже после истечения срока давности, хранить их еще какое-то время никогда не будет плохим вариантом. Кроме того, оцифровка ваших записей еще больше упростит хранение прошлых документов, сняв нагрузку с вашей картотеки.

Создайте систему и систематизируйте свои деловые записи

Теперь, когда вы упорядочили финансовые отчеты своего бизнеса и знаете, какие документы хранить в виде физических копий, какие можно хранить в электронном виде, а какие можно измельчить, следующим шагом будет придумать систему для регистрации и хранения необходимых документов. документация.

Один из самых простых способов привести в порядок свои деловые записи — воспользоваться помощью наставника SCORE. Наставник направит вас к лучшим ресурсам для управления вашими записями и поможет вам создать систему для поддержания ваших налоговых документов и других деловых записей в порядке. Свяжитесь с наставником SCORE сегодня.