Временный финансовый директор может помочь компании заполнить пробел после ухода штатного финансового директора, помочь подготовиться к такому событию, как слияние, или просто помочь компании внести необходимые изменения в свои финансовые функции.
Тем не менее, временные должности обычно длятся от шести до восьми месяцев, поэтому для завершения работы, поставленной компанией, есть ограниченное количество времени, а это означает, что временные финансовые директора захотят взяться за дело, чтобы убедиться, что они настроены на успех. Первые 30 дней для временного финансового директора имеют решающее значение для разработки хорошей долгосрочной стратегии компании.
Исторически финансовая служба занималась бухгалтерскими книгами и записями, финансовой отчетностью и соблюдением законодательства, но сегодня финансовый директор должен иметь возможность получать финансовые данные и использовать их, чтобы влиять на принятие оперативных решений и стратегию.
Финансовый эксперт Toptal Пол Эйнсворт отметил, что некоторые из навыков, необходимых сегодняшнему финансовому директору, будь то полный или неполный рабочий день, или временный, включают в себя лидерские и коммуникативные навыки, глубокое понимание бизнес-модели компании и отрасли, чтобы понимать и управлять рискам, а также поддерживать разработку стратегии и способствовать ее реализации.
Проведение комплексной проверки жизненно важно для подготовки к должности временного финансового директора и понимания ситуации, в которую вы попадаете.
Эксперт по финансам Toptal Патрик Бойс сказал, что до своего первого рабочего дня временный финансовый директор должен знать финансовую команду, знать проект и знать сроки, в которые работа должна быть завершена.
Бойс предложил изучить ценовую стратегию конкурентов.
«Проведите стандартную комплексную проверку как человек, который заглянет в компанию. Вы хотите знать, в какую ситуацию вы попадаете, что от вас ожидают, кто члены вашей команды и какие системы у них уже есть, чтобы вы могли выполнять свою работу», – сказал Бойс.
По словам Бойса, самое главное — познакомиться с финансовой командой, поскольку исполняющий обязанности финансового директора не может выполнять свою работу без поддержки команды.
«Без внимания к людям впереди, независимо от того, насколько хорошо вы разбираетесь в цифрах, вам будет очень трудно добиться успеха в этой роли. Я думаю, что понимание этого является ключом к вашему успеху в качестве временного финансового директора», — отметил Бойс.
Эйнсворт отметила, что, в отличие от должности постоянного финансового директора, нет фазы «обучения» с временной, промежуточной ролью, поэтому подготовка так важна. Приступая к работе, временный финансовый директор должен понимать бизнес, основные заинтересованные стороны и любую другую информацию, которую можно получить до даты начала работы.
Во многих случаях временный финансовый директор занимает временную позицию между предыдущим финансовым директором и новым финансовым директором. По словам Эйнсворт, это может повлиять на отношения между исполняющим обязанности и финансовой командой.
«Вы не найдете спроса на временных финансовых директоров, когда в саду все безоблачно. Поэтому вам нужно понимать, на что вы идете и что вам нужно будет сделать, и вам нужно привлечь на свою сторону остальную финансовую команду и руководство», — посоветовала Эйнсворт.
И, поскольку первый день, скорее всего, будет довольно напряженным, эксперт по финансам Toptal Скотт Гувер предложил сделать как можно больше до фактического первого дня, от виртуальных встреч с членами финансовой команды до выполнения задач по адаптации.
«Вы хотите взяться за дело в первый же день. Вы не хотите работать с ИТ-специалистами, чтобы настроить доступ ко всему, или проводить встречи только для того, чтобы представиться всем», — сказал Гувер.
Так что же делает временный финансовый директор в свой первый рабочий день?
В центре внимания должны быть люди. Бойсу он рекомендует просмотреть организационную структуру компании, чтобы выяснить, кто является ключевым лицом, принимающим решения в компании, и кто в компании будет влиять на то, что будет делать временный финансовый директор и с кем сотрудничать.
Временный финансовый директор также должен уделить время тому, чтобы лучше узнать финансовый отдел и других ключевых заинтересованных лиц в бизнесе.
«Каковы личности людей в вашей финансовой команде и ваших непосредственных подчиненных? Какими будут ваши отношения с другими ключевыми заинтересованными сторонами в компании? Это важные вещи, которые нужно понять, и в первый день вы должны посвятить много времени общению с людьми», — сказала Эйнсворт.
Гувер согласился с тем, что люди должны быть в центре внимания, и временный финансовый директор захочет посвятить время в первый день установлению взаимопонимания с командой высшего руководства, особенно с генеральным директором и всеми, кто играет ключевую роль в операциях, продажах и бухгалтерии.
Тем не менее Гувер предупредил, что временный финансовый директор может рассматриваться как угроза, поэтому крайне важно потратить много времени, пытаясь завоевать доверие людей, чтобы они последовали вашему примеру.
Кроме того, Эйнсворт сказала, что первый рабочий день временного финансового директора должен быть посвящен прояснению результатов и приоритетов для этой должности.
Хотя обязанности финансового директора каждой компании различаются в зависимости от отрасли и роли, повседневные обязанности финансового директора обычно включают построение финансовых моделей, анализ и подготовку финансовой отчетности, а также сверку доходов и расходов.
Помимо обычных обязанностей, Эйнсворт сказал, что он будет тратить не менее 30–35 % своего времени на вопросы, связанные с людьми, с командой.
«Если вы приходите на краткосрочное задание, вы не можете быть индивидуальным участником. Вы не сделаете того, что от вас ожидают, если за вами не будет команды. Поэтому я считаю, что качественное времяпрепровождение с вашей командой — очень важная часть вашего дня, и я бы посоветовал вам посвятить этому значительное время».
Остальное время следует посвятить сосредоточению внимания на приоритетных вещах, которые необходимо выполнить, пока вы работаете в компании. Временные финансовые директора также должны отфильтровывать «шум» от других сотрудников компании, которые могут захотеть что-то сделать. По словам Эйнсворт, если это не приоритетная задача, ее следует отложить.
Поскольку временная позиция ограничена по времени, важно познакомиться с финансовой командой и узнать, каковы их возможности.
Первый шаг — просто открыто и прозрачно рассказать команде о том, что их беспокоит, чего вы пытаетесь достичь и как вы все можете работать вместе.
Гувер сказал, что начинает разговор с вопросов о проблемах, с которыми сталкивается компания и отдельные лица. Временный финансовый директор должен выяснить, насколько команда ориентирована на детали, чтобы понять, на какую поддержку вы можете рассчитывать. Бойс проводит устную оценку, задавая основные вопросы, например, каковы были доходы в прошлом году и сколько капитала было вложено в бизнес.
«Чаще всего я получаю непроницаемое лицо, и это дает мне понять, что мне нужно проделать больше работы, чтобы довести их до скорости того, какие показатели будут способствовать повышению ценности в будущем. Я хочу развить у команды базовое понимание рычагов, которые мы можем использовать, чтобы двигать компанию в том направлении, в котором мы хотим двигаться».
Коммуникация является ключом к тому, чтобы помочь временному финансовому директору влиться в компанию и установить хорошие рабочие отношения.
По словам Бойса, ваш успех будет определяться тем, насколько хорошо вы общаетесь со всей организацией и насколько большим влиянием вы можете обладать. Он сказал, что единственный способ повлиять на вас — это общаться в том стиле и манере, которые предпочитают люди, на которых вы пытаетесь повлиять.
Эйнсворт сказала, что самое главное — следить за тем, чтобы люди понимали, о чем вы просите.
Эйнсворт добавила, что лучшее, что вы можете сделать, работая временным финансовым директором, — это объяснить, что вы здесь, чтобы помочь бизнесу разобраться в его финансах, понять, что идет не так, каковы тенденции и предложить улучшения.
Гувер сказал, что общается со всеми выше и ниже по цепочке и не боится просить о помощи.
«Чем больше вы можете открывать двери, разговаривать с людьми и завоевывать их доверие, тем лучше. А если
особенно если вас нет рядом все время, обратитесь за помощью заранее, либо по электронной почте, либо по телефону, либо перед отъездом. Накройте стол, чтобы они помогли вам. Большинство людей на это хорошо реагируют», — предположил Гувер.
Бойс сказал, что в своих промежуточных обязательствах он спрашивает компании о своей способности вносить изменения, поскольку это то, что он хочет сделать.
«Я думаю, что это ключевой момент, потому что вас обычно привлекают из-за проблемы. поэтому важно иметь возможность сделать операцию и внести необходимые изменения».
Однако временный финансовый директор может не иметь полномочий вносить изменения. В таких случаях рекомендуется как можно скорее доводить до сведения генерального директора любые вопросы, которые могут потребовать внесения изменений.
В зависимости от обстоятельств, приведших к приходу в организацию временного финансового директора, другие сотрудники компании могут испытывать недовольство и сопротивление.
Эйнсворт сказала, что лучший подход — просто поговорить с человеком, понять его опасения и попытаться наладить прочные рабочие отношения, которые принесут пользу вам обоим.
Гувер сказал, что временный финансовый директор должен предвидеть определенный уровень оппозиции.
«Сопротивление со стороны бухгалтерии является нормой во многих ситуациях. То, как вы справляетесь с этим сопротивлением, на самом деле сводится к тому, чтобы завоевать доверие этих людей и построить лучшие рабочие отношения.
Удаленная работа может сильно отличаться от работы в офисе и общения с людьми лицом к лицу. Поэтому для удаленных временных финансовых директоров, у которых нет личных отношений и которые находятся в компании только в течение ограниченного периода времени, общение имеет решающее значение.
По словам Эйнсворт, удаленная работа требует более четкого и активного общения.
«Вещи могут потеряться при переводе через электронную почту или телефонные звонки. А когда вы находитесь лицом к лицу в офисе, вам легче понять существующую командную динамику, чтобы вы могли с ней справиться. Так что, я думаю, это связано с тем, что вам нужно быть более ясным в своих сообщениях, и это часто требует последующих действий».
Гувер согласился с тем, что удаленная работа разительно отличается от офисной, когда речь идет об отношениях и доверии.
«Вы должны быть в состоянии спроецировать представительный дух и уверенный характер через видео. Вы должны быть в состоянии завоевать доверие с помощью безличных средств, таких как видео или электронная почта, где вы можете не показаться заслуживающим доверия. На самом деле все сводится к поиску причин для большего общения, продолжению работы, поддержанию отношений и сохранению мира».
Когда работа подходит к концу, временному финансовому директору нужно будет подумать о том, как наилучшим образом подготовить компанию к его или ее уходу.
По словам Гувера, при подготовке к переходу ключевую роль играет документация.
«Важно документировать все, что вы делаете, особенно ваши финансовые процессы. Организуйте финансовую функцию таким образом, чтобы следующий финансовый директор мог сразу взяться за процессы и продолжить установленную вами программу, если она работает», — предложил Гувер.
Наконец, Эйнсуорт попросил оставить оценку финансового отдела и других ключевых заинтересованных сторон с указанием их сильных и слабых сторон, а также отметить любые области риска в финансовых показателях и области, которые теперь могут быть настолько надежными, насколько они должны быть.
Для временного финансового директора время имеет существенное значение. Расстановка приоритетов, коммуникация и эффективное управление отношениями необходимы для успеха в столь короткие сроки. Именно эти навыки больше, чем что-либо другое, позволят временному финансовому директору устранить препятствия на своем пути и сосредоточиться на том, что действительно важно:обеспечение хорошего финансового состояния компании и ее готовности к будущему.