IRS предлагает вам вести квитанции и другие записи о валовых доходах, покупках, расходах, активах и любых вычетах, которые вы хотите сделать (развлечения, поездки, расходы на подарки и т. д.). И по мере роста вашего бизнеса отслеживание квитанций может стать действительно сложной задачей. Но с электронными квитанциями все проще. Хотите обойтись без бумаги? Ознакомьтесь с кратким руководством по лучшим способам организации квитанций в электронном виде.
Создание и организация квитанций для бизнеса постоянно развивается.
На самом деле, письменные расписки так же стары, как письменное слово. Некоторые из первых известных рецептов были записаны на глиняных табличках.
К счастью, мы больше не используем глиняные таблички — они слишком тяжелые, легко ломаются и слишком сильно пылятся! Но бумажные квитанции тоже начинают казаться прошлым.
Вы можете решить перейти на электронные квитанции, потому что бумажные квитанции:
Наличие электронных квитанций не означает, что ваши навыки организации квитанций автоматически достигают 100%. Если у вас нет плана при переходе на электронные квитанции, ваш компьютер может превратиться в беспорядок в мгновение ока, даже без того, чтобы картотеки и папки трещали по швам.
Мы здесь, чтобы помочь вам найти наилучший способ хранения квитанций в электронном виде, чтобы при наступлении налогового периода найти то, что вам нужно, было легко.
Чтобы систематизировать квитанции в электронном виде, вам необходимо:
Перво-наперво:ваша точка продаж (POS) может по-прежнему генерировать бумажные квитанции, которые вы должны собирать и хранить.
Вы можете упростить этот процесс, используя POS, который по умолчанию использует безбумажные взаимодействия и электронные подписи. Это также помогает сократить отходы, пространство для хранения и количество квитанций, которые вам лично приходится переводить в электронный формат.
Независимо от того, есть ли у вас электронные квитанции в вашем POS, вам все равно необходимо преобразовать печатные копии квитанций в электронный формат, чтобы подавать их. Счета-фактуры за товарно-материальные запасы, расходы на поездки, повышение квалификации и т. д. бывают самых разных форм и размеров.
К счастью, преобразовать их можно так же просто, как сделать снимок на телефоне. Учитывайте размер файла, чтобы не столкнуться с проблемами вычислительной мощности вашего компьютера. Придерживайтесь файлов JPEG или PDF, если это возможно.
Вы также можете рассмотреть приложения с OCR (оптическим распознаванием символов), которые преобразуют текст в формат, который может выполнять поиск на вашем компьютере. Если вы не пользуетесь программным обеспечением для бухгалтерского учета, OCR может оказаться полезным при последующем поиске квитанций.
Когда у вас есть электронные квитанции, вам необходимо рассмотреть возможность организации квитанций в электронном виде. Вы должны поместить их в облако, на жесткий диск или и то, и другое? Несколько человек могут получить доступ к облаку в любое время, и оно может быть более безопасным, чем жесткий диск.
Далее:подумайте, как лучше всего сохранить электронные квитанции. В конце концов, у вас есть варианты, когда дело доходит до организации получения. Вы можете использовать:
Куда подавать файлы и как упорядочивать файлы — это извечные проблемы. Вместо картотеки в централизованном месте компьютеры упрощают хранение наших электронных квитанций. Некоторые ключевые преимущества этого заключаются в следующем:
Существуют различные службы, которые помогают хранить квитанции, такие как ваш Google Диск или файлы персонального компьютера. Вы также можете подумать о более безопасном месте, таком как Carbonite или Lastpass, на случай, если вас беспокоят нарушения безопасности.
Убедитесь, что ваши имена файлов являются логичными и конкретными, включая даты, когда это возможно. Каждое имя файла должно быть достаточно конкретным, чтобы вы точно знали, что это такое и куда он идет, просто прочитав его. Ваши папки должны работать в иерархическом порядке, от самых общих до самых конкретных.
Вложенные папки — отличный способ сэкономить время, потому что вам не нужно просматривать все файлы сразу (только те, которые вам нужны):
Что бы вы в конечном итоге ни использовали, убедитесь, что вы разработали контрольный список или шаблон, чтобы вы и любые соответствующие сотрудники могли постоянно и правильно загружать квитанции с помощью системы. Храните этот шаблон в месте, доступном для сотрудников, имеющих разрешение на доступ.
Не хотите хранить электронные квитанции в папках? С бухгалтерским программным обеспечением вам не нужно.
Загрузите свои электронные квитанции в соответствующий период, при необходимости прикрепите описания, и пусть программа сделает остальную работу за вас.
Программное обеспечение для бухгалтерского учета также помогает хранить дебиторскую и кредиторскую задолженность и финансовые задачи в одном месте.
Учетная запись премиум-класса Patriot упрощает управление электронными чеками!Вам необходимо хранить квитанции до тех пор, пока налоговый департамент вашего штата или налоговая служба могут вас проверить.
Чаще всего три года — хорошее эмпирическое правило. Но если у IRS дела обстоят не так, вы должны быть готовы раскопать квитанции за шесть лет.
И давайте будем честными, шесть лет с электронными квитанциями гораздо проще иметь дело, чем шесть лет с бумажными копиями.
Вы можете запланировать время обработки квитанций (т. е. делать снимки, выбирать правильное имя файла и загружать их в нужную папку или программу). Эти шаги могут занять некоторое время, но ими будет легче управлять, если разбить их на более мелкие этапы, например раз в неделю.
Подумайте о разных людях в вашем бизнесе, которые могут загружать электронные квитанции. Обладают ли они информацией, необходимой им для последовательного и правильного выполнения действий? Убедитесь, что ваш процесс и шаблоны четкие, подробные и легкодоступные для всех участников.
Защитите свои квитанции от злоумышленников, стихийных бедствий и повреждения файлов. Использование безопасных облачных расположений, даже шифрование, может быть именно тем, что вам нужно.