Как владелец бизнеса, легко увязнуть в суматохе управления вашей компанией. Из-за этого ведение бухгалтерских записей, таких как коммерческие квитанции, счета-фактуры и организованные расходы, может быть затруднено. Узнайте, как систематизировать бизнес-квитанции с помощью нескольких простых решений для хранения.
Каждый раз, когда вы что-то продаете или совершаете покупку, вы даете или берете чек. Вы предоставляете квитанции клиентам после того, как они что-то покупают в вашем бизнесе. Кроме того, вы получаете квитанции при покупке товаров.
Например, если клиент покупает у вас кофе, вы даете ему чек, подтверждающий, что он купил этот товар.
Систематизация квитанций помогает поддерживать порядок в важных финансовых документах, а также избавляет от паники и стресса при подготовке к уплате налогов. Ведение записей о квитанциях может упростить процесс аудита и обеспечить точность бухгалтерских книг.
Когда дело доходит до организации квитанций малого бизнеса, вы можете хранить их физически (например, в картотеке) или в электронном виде (например, в онлайн-программном обеспечении для бухгалтерского учета). Узнайте, как хранить квитанции для бизнеса, используя два приведенных ниже метода.
Хранение бумажных квитанций может быть сложной задачей. Чтобы оставаться организованным с бумажной системой хранения документов, вы должны быть дисциплинированными и создать рутину для хранения квитанций. Вы можете использовать файлы и папки, чтобы оставаться организованным.
Избавьтесь от беспорядка, используя следующие стратегии хранения бумаги в своем малом бизнесе.
После получения квитанции разделите квитанции по типу деловых расходов. Например, положите квитанции на канцелярские товары в одну стопку, а квитанции на еду и развлечения — в другую.
Рассмотрите возможность добавления кодов к каждой квитанции для классификации расходов (например, код 125 для еды). Таким образом, если вы решите распространить свои организационные усилия на электронную систему, вы сможете легко разбить квитанции по категориям.
Инвестируйте в расходные материалы, чтобы помочь организовать свои квитанции. Папки, файлы и шкафы для хранения – это отличный способ обеспечить безопасность и доступность квитанций.
Укажите типы квитанций на этикетке папки. Например, вы можете выделить папку для квитанций, связанных с транспортными средствами компании.
Расположите файлы в вашем кабинете в алфавитном порядке, чтобы их было легко найти.
Если вашему бизнесу не нужно хранить много квитанций, используйте вместо этого конверты. Подпишите каждый конверт и поместите их в меньшую файловую систему или папку.
При размещении квитанций в папках располагайте каждую квитанцию в хронологическом порядке. Расположение квитанций в хронологическом порядке полезно, когда вам нужно найти конкретную квитанцию.
Храните самые последние квитанции в начале папки, а старые квитанции — в конце.
Как долго хранить деловые квитанции может зависеть. Предприятия должны хранить коммерческие квитанции не менее трех лет на случай аудита. Не помешает хранить чеки более трех лет. Некоторые компании предпочитают хранить квитанции в течение более длительного периода, например, семи лет.
В конце года переместите файлы и папки из налогового года в отдельную папку или картотеку. Укажите, за какой год получены поступления (например, коммерческие поступления за 2019 г.). Подготовьте новые файлы и папки к Новому году.
Некоторые предприятия ждут, чтобы организовать квитанции в конце месяца. Будьте организованы, заполняя квитанции по мере их поступления, а не откладывая их на потом.
Не затягивайте с хранением чеков. Организуйте квитанции, как только вы их получите. Это избавляет вас от стресса, когда вы выполняете их все сразу, и помогает вам быть максимально организованным.
Даже если вы не организуете квитанции сразу, старайтесь выполнять их понемногу, а не ждать месяц или дольше, чтобы систематизировать их. Организация нескольких квитанций каждый день упростит задачу.
Как никогда легко автоматизировать организацию ваших чеков. Если вы хотите отказаться от старых картотечных шкафов, подумайте о переходе на цифровую систему.
Для хранения квитанций в электронном виде вы можете использовать программное обеспечение или хранить отсканированные квитанции на своем компьютере.
Имейте в виду, что вы должны сделать резервную копию своих цифровых квитанций, чтобы предотвратить потерю важной финансовой информации. Ознакомьтесь с различными способами хранения квитанций в электронном виде ниже.
Программное обеспечение для учета или управления квитанциями позволяет загружать, записывать и отслеживать квитанции.
Большинство систем позволяют упорядочивать квитанции и получать доступ к функциям, которых нет в бумажном хранилище. Например, вы можете добавить в свое программное обеспечение напоминания для загрузки и систематизации квитанций.
Хотя вам, возможно, придется вложить больше денег, чтобы использовать цифровую систему, программное обеспечение позволяет вам обойтись без бумаги. Кроме того, это упрощает хранение и упорядочивание чеков в течение более длительного времени.
Владельцы бизнеса также могут хранить квитанции в цифровых папках. Вы можете использовать сканеры для переноса чеков с бумаги на другие устройства, такие как компьютер, смартфон или планшет.
Если вы не хотите платить за программное обеспечение или сканер, вы можете сфотографировать свои квитанции. Затем вручную загрузите их на свой компьютер для безопасного хранения и систематизации.
Вам нужна помощь в отслеживании транзакций малого бизнеса? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии легко использовать для отслеживания доходов и расходов. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию нашего простого, но мощного бухгалтерского решения уже сегодня!