Как владелец малого бизнеса, вы, возможно, не являетесь мастером бухгалтерского учета, но ваша математика должна складываться. Иногда даже величайшие математики ошибаются. Чтобы обнаружить и выяснить причину ошибок в бухгалтерских книгах с двойной записью, используйте пробный баланс.

Если вы используете метод начисления для управления своими книгами, ваши кредиты и дебеты должны быть равны. Поскольку существует так много типов счетов и входящих и исходящих денег, которые вам нужно отслеживать, легко сделать ошибки. Использование пробного баланса может помочь предотвратить ошибки, которые могут навредить вашему бизнесу. Узнайте, что такое пробный баланс и как его использовать.

Что такое пробный баланс?

Пробный баланс — это бухгалтерский отчет, в котором балансы счетов вашей главной книги перечислены в двух столбцах:дебет и кредит. В отчете показано, совпадают ли ваши дебет и кредит.

Если ваши дебеты и кредиты неравны, вы должны найти способы сбалансировать счета. У вас могут быть неравные дебеты и кредиты в результате неправильной проводки бухгалтерских проводок, забвения записи счета или неправильного расчета.

Не паникуйте, если ваши дебеты не соответствуют вашим кредитам. Цель пробного баланса — найти ошибки и исправить их, чтобы ваши бухгалтерские книги были точными. Когда вы найдете источник проблемы и внесете изменения в учетные записи или номера, у вас останется скорректированный пробный баланс.

В конце каждого отчетного периода вы должны составлять пробные балансовые отчеты. Это гарантирует точность и актуальность ваших книг, что может уберечь вас от проверок и штрафов.

Как подготовить пробный баланс

Теперь, когда мы ответили на вопрос, для чего нужен пробный баланс, важно научиться его создавать.

Для создания пробного баланса вам потребуется информация из главной книги. Вы должны взять счета и суммы в долларах из своих бухгалтерских книг и добавить их в рабочий лист пробного баланса.

При подготовке пробного баланса разделяйте дебет и кредит по счетам. У вас должно быть три столбца:счета, дебеты и кредиты.

После того, как вы настроите формат пробного баланса, вам нужно будет просмотреть свои записи в главной книге. Возьмите информацию из своей главной бухгалтерской книги и введите ее в рабочий лист пробного баланса. Вы перечислите каждую учетную запись и сумму пробного баланса.

После того, как вы ввели всю информацию в свой пробный баланс, вам нужно найти общую сумму для дебета, сложив все суммы в столбце дебета. Затем найдите общую сумму для кредитного счета.

Если два числа совпадают, у вас сбалансированный пробный баланс. Если два числа не равны, у вас несбалансированный пробный баланс. При двойной записи ваши дебеты должны равняться вашим кредитам. Вам нужно будет выяснить, почему итоговые значения не совпадают, и скорректировать свои записи.

Примеры пробного баланса

Взгляните на примеры, которые помогут вам изучить учет пробного баланса. Вот как должен выглядеть ваш рабочий лист для пробного баланса:


Теперь вам нужно научиться читать пробный баланс. Чтобы определить, равны ли ваши балансы, просто посмотрите на общие значения. Как видите, дебет равен кредиту. Это означает, что вам не нужно ничего настраивать в пробном балансе.

Иногда ваши дебеты и кредиты будут неравными. В случае ошибки у вас будет несбалансированный пробный баланс:

Расхождение между дебетом и кредитом составляет 500 долларов. Вам нужно вернуться к своей главной бухгалтерской книге, чтобы определить, где ошибка. Начните с просмотра дебиторской задолженности и товарно-материальных запасов (у вас их три).

Первая запись, созданная 1 декабря, несбалансирована. Вы списали 1000 долларов США, но зачислили только инвентарь на 500 долларов США. Это разница в 500 долларов. Теперь, когда вы знаете, где ошибка, вы можете изменить запись так, чтобы она выглядела следующим образом:

Затем вы можете обновить свой пробный баланс новым значением. Теперь ваш скорректированный пробный баланс правильный. Ваш скорректированный пробный баланс будет выглядеть следующим образом:

У вас есть скорректированный пробный баланс… что теперь?

Помимо успокоения ваших бухгалтеров и аудиторов, скорректированный пробный баланс необходим для здоровья вашего бизнеса. Пробный баланс подтверждает точность ваших бухгалтерских книг, а скорректированный пробный баланс исправляет ошибки в ваших книгах.

Вы, наверное, уже знаете о важности точных книг. Они сохранят ваш бизнес законным и избавят вас от проблем с аудитом. Вам также нужны правильные бухгалтерские книги для создания финансовой отчетности. Используйте финансовые отчеты, чтобы принимать решения о своем бизнесе, например, где сократить расходы и как ускорить движение денежных средств.

В бизнесе используются три основных финансовых отчета:отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств. Вам необходимо использовать информацию из ваших бухгалтерских книг для подготовки финансовой отчетности. Если вы не используете пробный баланс, вы рискуете подготовить финансовую отчетность с потенциально неточными данными.

Вот как вы можете использовать пробный баланс:

Подготовка отчета о прибылях и убытках на основе пробного баланса: Отчет о прибылях и убытках суммирует ваши доходы и расходы. Для создания выписки вам потребуется информация из ваших точных бухгалтерских проводок.

Подготовка баланса из пробного баланса: Балансовый отчет показывает ваши активы, обязательства и собственный капитал. Вы должны использовать свои бухгалтерские книги для создания баланса.

Подготовка отчета о движении денежных средств на основе пробного баланса: Как правило, вы создаете отчет о движении денежных средств, используя информацию из отчета о прибылях и убытках и балансового отчета.

По сути, ваш пробный баланс — это непризнанный герой, необходимый для принятия решений. Вам нужен пробный баланс, чтобы скорректировать бухгалтерские книги. Вам необходимо скорректировать бухгалтерские проводки для подготовки финансовой отчетности. Кроме того, вам нужны финансовые отчеты, чтобы принимать решения о вашем бизнесе, обеспечивать финансирование и многое другое.

Ведение точных книг и выявление ошибок может занять много времени. Вместо этого попробуйте онлайн-бухгалтерию Patriot Software для малого бизнеса. Ведите точный учет и создавайте финансовые отчеты. Попробуйте бесплатно сегодня!