Сверка счетов - это процесс сравнения внутренних финансовых отчетов с ежемесячными отчетами из внешних источников, таких как банк, компания-эмитент кредитной карты или другое финансовое учреждение. - чтобы убедиться, что они совпадают. Знание того, как точно выверять свои счета, имеет важное значение для финансового здоровья вашего бизнеса, поскольку помогает обнаруживать любые ошибки, несоответствия или мошенничество.

Если вы не используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, ваши финансовые транзакции будут отображаться в вашей бумажной книге чеков, выписках по кредитным картам и банковских выписках. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение для печати пакетов чеков каждый раз, когда компания оплачивает счета, ваши транзакции будут регистрироваться в реестре учетных записей вашего программного обеспечения.

Определение и примеры согласования счетов

При сверке счетов вы сравниваете два или более источника данных компании. бухгалтерский учет для проверки ошибок и согласования.

Например, если у вас небольшой розничный магазин, вы можете оставить бухгалтерская книга в точках продаж или аналогичное программное обеспечение, в котором регистрируются ежедневные транзакции, товарно-материальные запасы и остатки на складе. У вас также будет внешний банковский счет, который отслеживает депозиты, покупки и долгосрочные остатки. При сравнении этих двух показателей вы можете найти любые расхождения в денежных потоках за определенный период времени.

Бухгалтерский учет с двойной записью - это распространенный способ облегчить сверку счетов. Это предполагает ведение двух отдельных счетов:один для депозитов, который отслеживает поступающие деньги, и один для кредитов, который отслеживает уходящие деньги.

Государственные компании должны постоянно согласовывать свои счета, в противном случае они рискуют быть наказанными независимые аудиторы. Многие компании имеют системы для ведения квитанций об оплате, выписок по счетам и других данных, необходимых для документирования и поддержки сверок счетов.

Преимущества согласования счетов

Сравнение транзакций и остатков важно, потому что это помогает избежать овердрафта по наличным деньгам счетов, выявляет мошеннические или завышенные транзакции по кредитным картам, объясняет разницу во времени и выделяет другие негативные действия, такие как кража или неправильно зарегистрированные записи доходов и расходов. Это избавит вашу компанию от уплаты комиссии за овердрафт, сделает транзакции безошибочными и поможет выявить ненадлежащие расходы и такие проблемы, как хищение, до того, как они выйдут из-под контроля.

Сверка счетов и сравнение транзакций также помогает вашему бухгалтеру производить надежные, точные, и качественная финансовая отчетность. Поскольку баланс вашей компании отражает все потраченные деньги - будь то наличные, кредиты или займы - и все активы, приобретенные на эти средства, точность баланса во многом зависит от точной выверки финансовых счетов вашей компании.

Многие отрасли приняли GAAP, что означает «Общепринятые принципы бухгалтерского учета». Он устанавливает определенные стандарты и практики, такие как сверка счетов, которым компании должны следовать, чтобы доказать, что их финансы находятся в хорошем состоянии.

Как работает согласование учетной записи?

Когда вы используете бухгалтерское программное обеспечение для сверки счетов, оно выполняет большую часть работа за вас, что сэкономит вам много времени. Однако этот процесс по-прежнему требует участия человека, чтобы фиксировать определенные транзакции, которые, возможно, никогда не попадали в систему бухгалтерского учета, например, наличные деньги, украденные из кассы. Эти пять шагов помогут вам убедиться, что все ваши деньги учтены.

1. Сравните регистр внутреннего счета с выпиской по счету. Просмотрите и отметьте каждый платеж и депозит в своем реестре, который соответствует выписке. Отметьте все транзакции в своей банковской выписке, для которых у вас нет других доказательств, таких как квитанция об оплате или корешка чека.
2. Убедитесь, что все исходящие средства отражены как во внутренней документации, так и в вашем банковском счете. Будь то чеки, транзакции через банкомат или другие сборы, вычтите эти суммы из баланса банковской выписки. Отметьте в своей банковской выписке расходы, которые вы не зафиксировали во внутренних записях. Плата, за которой следует следить, включает неоплаченные чеки, автоматически регистрируемые внутрибанковские платежи, которые не очистили банковский счет, сборы за печать чеков, сборы за обслуживание банкоматов и другие банковские сборы, такие как недостаточность средств (NSF), овердрафты или сборы за превышение лимита .
3. Убедитесь, что все входящие средства отражены как во внутренней документации, так и в вашем банковском счете :Найдите любые депозиты и кредиты на счету, которые еще не были зарегистрированы банком, и добавьте их в баланс выписки. Если банк показывает денежные вклады, не отраженные во внутренних книгах, сделайте записи. Если у вас есть процентный счет и вы проводите сверка через несколько недель после даты выписки, вам, возможно, также потребуется добавить проценты.
4. Проверьте ошибки банка :Банковские ошибки возникают не очень часто, но если они возникают, необходимо добавить или вычесть соответствующую сумму из баланса вашего счета, и вам следует немедленно связаться с банком, чтобы сообщить об ошибке.
5. Убедитесь, что остатки верны :Остаток в вашей банковской выписке должен теперь соответствовать остатку в ваших записях. В зависимости от количества расхождений вам может потребоваться создать вспомогательный график, в котором подробно описаны различия между вашими внутренними бухгалтерскими книгами и банковскими счетами.

Ключевые выводы

• Сверка счетов - важнейший процесс ведения точных финансовых отчетов для предприятий любого размера.
• Сверка аккаунта может помочь выявить ошибки, мошенничество, кражу или другую негативную деятельность, что может сэкономить вам деньги и избавить вас от юридических проблем в долгосрочной перспективе.
• Согласование учетных записей может показаться сложным, но программное обеспечение может помочь вам организовать работу, а выполнение простого набора шагов может упростить этот процесс.