Отделам расчета заработной платы необходимо будет пересмотреть и обновить свои политики защиты данных до 25 мая, крайнего дня для GDPR. . Любые обновленные политики GDPR должны быть четко доведены до сведения всех сотрудников.

Поэтому свяжитесь с текущими поставщиками программного обеспечения, обработчиками данных и подрядчиками, чтобы узнать, что они делают для соблюдения нового законодательства. Скорее всего, вам потребуется обновить или изменить некоторые контракты, заключенные с вашими сторонними подрядчиками или поставщиками.

GDPR возлагает на каждую компанию (клиента по начислению заработной платы) ответственность перед любыми третьими лицами (бюро по начислению заработной платы), которые обрабатывают персональные данные от их имени. В соответствии с GDPR бюро должны будут управлять и хранить информацию своих клиентов в более безопасной среде. Также будет важно вести учет того, как вы храните эту информацию и с какой целью вы когда-либо должны подвергаться аудиту или отчетам.

Договор между бюро расчета заработной платы и клиентами по расчету заработной платы

Если бюро подвергается аудиту, ему может потребоваться предоставить определенную информацию, чтобы доказать соответствие GDPR, например:

Согласованный контракт: Между бюро расчета заработной платы и клиентом должен быть письменный договор или письмо-обязательство, которое распространяется на GDPR. В этом контракте будет указано, что личные данные сотрудника будут предоставлены бюро для обработки платежной ведомости для бизнеса. Это не означает, что клиент по расчету заработной платы может просто передать личные данные своего сотрудника в бюро, а затем закрыть на это глаза. Клиент по расчету заработной платы должен убедиться, что бюро также соответствует GDPR.

Выполнение контракта: Для выполнения контракта бюро начисления заработной платы будут хранить определенную деловую информацию, такую ​​как ссылочный номер PAYE своего работодателя и реквизиты своего банковского счета, что является законным в соответствии с GDPR. Бюро расчета заработной платы должны хранить эту личную информацию для выполнения согласованного контракта на обработку платежной ведомости клиента.

Уважительная причина: Каждый бизнес должен предоставить законную причину, почему они хранят личные данные человека. Бюро расчета заработной платы считаются обработчиками, поскольку они обрабатывают личные данные своих клиентов и своих сотрудников. Бюро расчета заработной платы хранят информацию о заработной плате клиентов и сотрудников для заполнения платежной ведомости, такую ​​​​как номера национального страхования сотрудников, налоговые коды, даты рождения, зарплаты сотрудников и сведения о национальном страховании работодателя. В соответствии с законодательством GDPR это классифицируется как уважительная и законная причина для хранения такой личной информации о заработной плате.

Данные о заработной плате и бесплатное руководство GDPR

Что вам нужно знать о согласии, отправке платежных ведомостей по электронной почте и ваших юридических обязательствах

Бюро расчета заработной платы по закону обязаны защищать информацию о заработной плате от имени своих клиентов. Руководство раскроет все тонкости влияния GDPR на обработку вашей заработной платы, выделив самые серьезные проблемы, включая отправку платежных ведомостей по электронной почте, согласие сотрудников и ваши юридические обязательства.

Скачать руководство

Бесплатный вебинар CPD:GDPR для бюро расчета заработной платы

Бюро расчета заработной платы обрабатывают большие объемы персональных данных, не в последнюю очередь в отношении своих клиентов, сотрудников своих клиентов и своих собственных сотрудников. Следовательно, GDPR повлияет на большинство, если не на все сферы бизнеса, и его влияние невозможно переоценить. На этом вебинаре, аккредитованном CPD, мы уменьшим законодательство, чтобы четко изложить:

Повестка дня

• Что такое GDPR и почему он применяется?
• Почему работодатели должны относиться к этому серьезно
• Как это повлияет на бюро расчета заработной платы
• Как подготовиться к GDPR
• Как мы работаем, чтобы помочь вам

Зарегистрируйтесь здесь

BrightPay будет на выставке Accountex 2018 23–24 мая, стенд 430.