В дополнение к подготовке ко дню выборов, рабочим праздникам и декабрьским праздникам владельцы малого бизнеса и сотрудники готовятся к открытой регистрации. Открытая регистрация — это период времени, в течение которого сотрудники имеют право на определенные планы медицинского обслуживания и могут изменить свою страховку. Открытая регистрация началась 1 ноября и заканчивается 15 декабря.
Для многих компаний этот период совпадает с периодом регистрации других льгот, спонсируемых работодателем. Для многих малых предприятий открытый процесс регистрации сопряжен с трудностями, включая информирование сотрудников о планах льгот и соблюдение федеральных норм, которые могут меняться из года в год, и это лишь некоторые из них.
Пока вы готовитесь к открытой регистрации, вот краткий обзор правил на 2020 год, чтобы вы могли обеспечить соответствие вашей компании требованиям и ответить на вопросы, которые могут возникнуть у ваших сотрудников.
Джуди Каменс, специалист по соблюдению требований в Lawley Insurance, подготовила контрольный список, в котором указаны максимальные выплаты из кармана, льготы на профилактическое обслуживание и лимиты взносов на гибкие сберегательные счета. Вот подробнее о проблемах соответствия, о которых малые предприятия должны знать в этом году.
Планы медицинского страхования, которые не перенесены в новый год, должны соответствовать ограничениям на участие в расходах на получение основных медицинских пособий (EHB).
«Годовой лимит на общее участие участников в расходах на EHB в течение лет плана, начинающихся 1 января 2020 года или позже, составляет 8 150 долларов США для индивидуального страхования и 16 300 долларов США для семейного страхования», — сказал Каменс.
Сотрудникам необходимо пересмотреть максимальные суммы наличных средств в своих планах и гарантировать, что они соблюдают ограничения Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA) на 2020 плановый год.
Планы с высокой франшизой, также известные как план медицинского страхования с высокой франшизой (HDHP), должны быть совместимы со сберегательным счетом для здоровья (HSA). По словам Каменса, в рамках закона максимальная сумма наличных средств по планам должна быть ниже лимита ACA. В планах на 2020 год максимальный лимит наличных средств для HDHP составляет 6900 долларов США для индивидуального покрытия и 13 800 долларов США для семейного покрытия.
План, который использует несколько поставщиков услуг для администрирования льгот, должен быть подтвержден, что он «координирует все заявки на EHB между поставщиками услуг плана или делит максимальную сумму наличных средств по категориям льгот, с комбинированным лимитом, который не превышает максимум на 2020 год», — добавил Каменс.
Кроме того, «групповые планы медицинского страхования с максимальным размером семейных расходов, превышающим максимальный предел семейных расходов, установленный ACA, должны предусматривать индивидуальный максимальный уровень семейных расходов, чтобы ни один человек не - карманные расходы превышают 8 150 долларов США на 2020 плановый год».
Все планы, подпадающие под действие планов профилактического ухода, которые не требуют покрытия отдельных медицинских услуг, но не могут налагать требования о разделении затрат, такие как франшизы, доплаты и/или совместное страхование. Примеры преимуществ профилактического ухода включают
Существует более 50 различных профилактических услуг. Для получения информации о том, что это такое, посетите Целевую группу профилактических служб США.
Счет с гибкими расходами (также известный как гибкая схема расходов или FSA) – это тип сберегательного счета, на который сотрудники переводят свои деньги, чтобы можно было покрыть отдельные расходы на медицинское обслуживание из собственного кармана. В отличие от традиционных сберегательных счетов, сотрудники не платят налоги с этих денег. Работодатели не обязаны вносить взносы в FSA работников, но некоторые вносят взносы в качестве вознаграждения работникам. Максимальная сумма, вносимая работодателем, не должна превышать максимальный лимит ACA на плановый год.
На 2020 год Налоговое управление США объявило следующее:
Ограничение годового взноса :На 2020 календарный год годовой лимит отчислений для лица, самостоятельно оплачивающего страхование в рамках плана медицинского страхования с высокой франшизой, составляет 3550 долларов США. Для человека с семейным страхованием в рамках плана медицинского страхования с высокой франшизой предел составляет 7 100 долларов США.
Медицинский план с высокой франшизой: На 2020 календарный год план медицинского страхования с высокой франшизой определяется как план медицинского страхования с годовой франшизой в размере не менее 1400 долларов США для индивидуального страхования или 2800 долларов США для семейного страхования и ежегодными наличными расходами (франшизами, доплатами). и другие суммы, но не страховые взносы), которые не превышают 6 900 долларов США для личного страхования или 13 800 долларов США для семейного страхования.
Работодатели хотят знать, что они обязаны делать по закону, если сотрудник пропускает открытую регистрацию, и ответ может вас удивить:абсолютно ничего.
Работодатели не несут юридической ответственности за сотрудников, которые пропустили крайний срок открытой регистрации. Конечно, сотрудники могут быть расстроены, и это может вызвать дополнительный стресс и бумажную работу для вашего административного персонала, но вы несете юридическую ответственность.
Потребности каждого бизнеса разные, поэтому важно делать покупки. Вот что нужно иметь в виду, когда вы рассматриваете медицинские, пенсионные и другие планы пособий.
По словам Штала, при рассмотрении льгот по медицинскому страхованию большинство владельцев малого бизнеса не знают обо всех своих возможностях. Групповое медицинское страхование является традиционным средством предоставления сотрудникам страховых льгот, но планы индивидуального/семейного медицинского страхования могут позволить сотрудникам получить более персонализированное и доступное покрытие в зависимости от их потребностей и сэкономить владельцу бизнеса значительное время и расходы на администрирование.
По словам Штала, предложение этого типа плана также дает вам доступ к значительным государственным субсидиям, которые снижают стоимость покрытия в среднем на 70%. Шталь отметил, что агент по медицинскому страхованию может помочь вам оценить, является ли групповое или индивидуальное/семейное страхование лучшей структурой для вашего бизнеса и ваших сотрудников.
Для медицинского страхования особенно важно учитывать общий ценник. Выбор плана, который слишком дорог для ваших сотрудников, может привести к большим штрафам, поэтому не пытайтесь сократить расходы, перекладывая слишком большую часть финансового бремени на своих сотрудников.
«Самый большой выбор, который есть у работодателей, — это то, сколько они готовы внести в план и сколько каждый сотрудник собирается внести», — сказал Артур Таккино, директор по инновациям SyncStream. «Работодатель не только должен предлагать страховое покрытие, но он [также] должен предлагать [покрытие, которое] считается доступным».
Как указывалось выше, штраф за недоступное покрытие составляет 3000 долларов в год на одного штатного сотрудника, но «только штатные сотрудники ходят на биржи и получают субсидируемое покрытие», — сказал Таккино.
Джон Ноймайер, региональный президент в Северо-восточном регионе компании Arthur J. Gallagher &Co., глобального страхового брокера и фирмы, предоставляющей услуги по управлению рисками, посоветовал, прежде чем принимать какие-либо решения, выслушать своих сотрудников, чтобы понять их потребности и предпочтения.
«Ежеквартальные круглые столы по вознаграждениям сотрудников — отличный способ привлечь сотрудников и получить отзывы… поскольку воспринимаемая ценность программы льгот может сильно различаться среди разных демографических групп в рабочей силе работодателя», — сказал Ноймайер Business News Daily.
Лесли Грейди, старший директор консультационной и брокерской компании NFP Corp., согласилась с тем, что сотрудники чувствуют себя увереннее, когда у них есть выбор, но слишком большой выбор пугает и может ввести сотрудников в заблуждение. По ее словам, вашим сотрудникам нужны варианты, но эти варианты должны быть связаны со стратегией компании и культурой рабочей силы.
Выбор пакетов льгот — это только полдела; ваши сотрудники также должны их понимать. Четкое и простое информирование сотрудников о планах является ключом к тому, чтобы помочь им в полной мере воспользоваться своими преимуществами.
Джон Парк, вице-президент по стратегическому развитию бизнеса и директор по преобразованиям в Stella Health, сказал, что многие люди считают процесс получения льгот трудным и сложным. Это особенно верно, когда вы вносите изменения, которые приводят к увеличению замешательства и беспокойства, сказал он.
«Работодатели слишком самоуверенно относятся к сообщениям о льготах», — сказал Пак. «Большинство работодателей общаются только один раз в год, во время открытой регистрации, [но] общение о регистрации и использовании льгот должно быть постоянным».
Наши источники предложили свои советы по обсуждению льгот с вашими сотрудниками.
«Разбирайтесь в формах и о том, что вы сообщаете. Одна из самых больших трудностей, с которыми мы сталкивались как компания с работодателями, с которыми мы работали, заключалась в том, что они сами не понимали налоговые формы, а затем не могли отвечать на запросы своих сотрудников. Чем лучше работодатель может понять соблюдение требований и формы, тем больше вероятность того, что он избежит штрафов и лучше ответит на вопросы». – Артур Таккино, директор по инновациям SyncStream
«Обучите своих сотрудников базовой терминологии льгот — франшиза, премия и т. д. — в течение каждого открытого цикла регистрации. Сотрудники, которые полностью понимают свои пакеты льгот, с большей вероятностью оценят их». – Джордж Катсудас, старший вице-президент по соблюдению нормативных требований, Arthur J. Gallagher &Co.
«Поскольку работодатели все чаще просят своих сотрудников быть лучшими потребителями медицинских услуг, компании должны снабжать их информацией, необходимой для принятия разумных решений о затратах. . Хорошим первым шагом является обеспечение того, чтобы сотрудники знали, как получить доступ к бесплатным онлайн-инструментам прозрачности, предоставляемым большинством медицинских перевозчиков. Предоставьте сотрудникам разбивку увеличения расходов на медицинские и фармацевтические препараты, чтобы избежать шока». – Джон Ноймайер, региональный президент, Северо-Восточный регион, Arthur J. Gallagher &Co.
«Предоставьте людям сочетание свободы выбора и личной ответственности. для их здравоохранения. Частью этого является структура льгот, которая способствует финансовой ответственности [и] наиболее эффективному использованию их преимуществ. В долгосрочной перспективе это приведет к лучшему выбору и изменению поведения, что приведет к улучшению здоровья и снижению затрат». – Джон Парк, вице-президент по стратегическому развитию бизнеса и директор по трансформации компании Stella Health
Чтобы получить дополнительные советы по созданию отличного пакета льгот для ваших сотрудников, посетите это руководство Business News Daily.
Помогая своим сотрудникам подготовиться к открытой регистрации, вы должны быть готовы ответить на несколько вопросов.
Должны ли ваши сотрудники подписываться на все виды страхования во время открытой регистрации? Нет, это не так. Наиболее популярные виды страхования, на которые работодатели обычно подписываются во время открытой регистрации, включают стоматологическое страхование, страхование зрения, краткосрочное страхование по нетрудоспособности и страхование по долгосрочной нетрудоспособности. <сильный>
В чем разница между PPO и HMO? По данным Medical Mutual, различия между планами организации медицинского обслуживания (HMO) и организации предпочтительного поставщика услуг (PPO) включают размер сети, возможность посещения специалистов, затраты и покрытие вне сети. В то время как PPO, как правило, более гибки в обращении к специалистам и имеют более крупные сети, чем HMO, наряду с некоторой гибкостью вне сети, они стоят дороже, чем HMO.
Что произойдет с деньгами в моем HSA после того, как мне исполнится 65 лет? Любые деньги, которые остаются на сберегательном счету для здоровья после 65 лет, могут быть использованы для оплаты медицинских расходов из собственного кармана, таких как новая пара очков и доплаты.
Чтобы еще лучше подготовиться к открытой регистрации и просмотреть дополнительные часто задаваемые вопросы, посетите Руководство по открытой регистрации SHRM.
Адам С. Узиалко также участвовал в составлении и написании этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.