Сделать лучший выбор для вашего бизнеса может означать найм кого-то, кто живет в другом штате, размещение сотрудника, который хочет переехать, или перемещение сотрудника через границы штата для расширения вашей клиентской базы. Для каждого сотрудника из другого штата, указанного в вашей платежной ведомости, вам нужно будет немного поработать, чтобы соответствовать требованиям применимых налоговых органов и агентств по трудоустройству. Приведенное ниже руководство поможет вам начать работу.
Эта статья посвящена удаленным сотрудникам, которые квалифицируются как сотрудники W-2, а не независимым подрядчикам, но это важное различие, которое необходимо сразу же провести. IRS обычно рассматривает работников как независимых подрядчиков, если они контролируют, как, когда и где выполняется работа, и если работодатель руководит только желаемым результатом работы. В противном случае они сотрудники категории W-2.
Обратите внимание, что это не банальное определение, и удаленная работа может создавать серые зоны. Но от ответа будет зависеть, удерживает ли ваш бизнес подоходный налог штата и платит ли социальное обеспечение, медицинское обслуживание и налог по безработице. От компаний обычно не требуется удерживать или платить налоги с заработной платы независимым подрядчикам, но они обязаны делать это в отношении сотрудников W-2.
На странице Независимого подрядчика или сотрудника IRS выделены 3 широкие категории - поведенческий контроль, финансовый контроль и тип взаимоотношений - чтобы помочь вам выбрать правильную классификацию работников. Кроме того, законы штата могут повлиять на то, как вы классифицируете своих работников и платите им. Закон о собрании Калифорнии № 5 (AB5), например, затрудняет для предприятий классификацию работников в качестве независимых подрядчиков.
Убедившись, что ваш удаленный работник соответствует требованиям W-2, пора определить, где ваш удаленный сотрудник работает и где живет. Удаленный сотрудник может проживать в одном штате и ездить на работу в другой, но вам, как правило, придется удерживать и сообщать налоги в штате, где работает удаленный сотрудник. Если ваша компания находится в Вашингтоне и у нее есть удаленный сотрудник, который работает в Калифорнии и живет, например, в Неваде, вы должны удерживать подоходный налог с сотрудника и платить налог штата по безработице в Калифорнии.
Вы можете основывать удержание налога на месте работы вашего сотрудника, если его ответ является разумным. Однако есть несколько возможных исключений, которые следует учитывать, включая взаимные соглашения между штатами и правила de minimis или исключений.
Взаимные соглашения заключаются между двумя соседними штатами, которые разрешают резидентам одного штата требовать освобождения от удержания налогов в другом (взаимном) государстве. Взаимные соглашения не позволяют работникам подавать несколько государственных налоговых деклараций. Если штат вашего сотрудника и штат проживания имеют взаимное соглашение, вы будете удерживать и сообщать налоги только в штате их постоянного проживания.
Однако взаимность - это не автоматическое понятие. Сотрудники должны требовать, чтобы вы удерживали налоги в их родном штате, а не в их рабочем штате. Когда ваш сотрудник предоставит вам форму об освобождении от уплаты налогов штата, перестаньте удерживать налоги для своего рабочего штата и начните удерживать налоги для своего штата. Храните эти свидетельства об освобождении от налогов штата в файле в своей деловой документации на тот случай, если штат вашего сотрудника будет проверять ваш бизнес.
Если ваш штатный сотрудник работает в другом штате на очень ограниченной основе, он может не облагаться подоходным налогом в другом штате. Правила de minimis или освобождения определяют порог (например, максимальное количество дней, проведенных на работе в штате или сумма заработанного дохода в долларах), при превышении которого работодатель должен начать удерживать налоги штата.
Большинство сотрудников, работающих в штате удаленно, превышают минимальные пороговые значения, и законы могут сильно различаться от одной юрисдикции к другой. Поэтому очень важно связаться с налоговым отделом штата по месту работы вашего сотрудника для получения рекомендаций для конкретного штата.
Управление заработной платой сотрудников, работающих и живущих в другом месте, может быть самым сложным аспектом создания удаленной команды. К счастью, есть профессиональные услуги, которые могут помочь.
Поставщики заработной платы могут помочь вашей компании соблюдать законы о налогообложении заработной платы и подавать налоговые декларации. Автоматизация процесса расчета заработной платы также помогает вам платить правильную сумму налогов и избегать пропусков важных сроков. Большинство поставщиков заработной платы попросят вас зарегистрироваться в Министерстве труда и получить идентификационный номер налогоплательщика, чтобы они могли удерживать и переводить налоги в качестве вашего представителя.
Регулярно работающего в штате сотрудника часто бывает достаточно, чтобы сработать правила взаимосвязи «физического присутствия», хотя рекомендации могут варьироваться от штата к штату. Nexus - это когда ваш бизнес имеет достаточно прочную связь с другим штатом, чтобы нести ответственность за его доход и налоги с продаж.
Посещение веб-сайта Департамента доходов в штате, где работает ваш сотрудник, может дать некоторые ответы, но вопрос о том, есть ли у вашего бизнеса связи, вероятно, является сложным и может включать в себя необходимость регистрации в качестве иностранного бизнеса и назначения зарегистрированного агента в штате, где ваш удаленный сотрудник работает. Встреча со своим налоговым специалистом или бухгалтером-консультантом поможет вам понять свои обязательства по регистрации и уплате налогов и контролировать их.
Также важно узнать о местном трудовом законодательстве в юрисдикции, в которой работает ваш удаленный сотрудник, например о требованиях к минимальной заработной плате и обязательных перерывах. Руководство для работодателей Министерства труда - отличный ресурс по этой теме.
Штат, в котором работает ваш удаленный сотрудник, скорее всего, потребует от вас зарегистрироваться для получения страховки по безработице в рамках государственной программы страхования от безработицы. В противном случае ваш бизнес может подвергнуться штрафам и сборам за несоблюдение законов штата о страховании от безработицы.
Почти каждый штат требует, чтобы работодатели имели страховку компенсации работникам, которая защищает вашего работника в случае травмы или болезни, связанной с работой. Вы можете зарегистрироваться либо через коммерческого поставщика, либо через программу компенсационного страхования работников вашего штата. Чтобы узнать больше, обратитесь к сотруднику отдела компенсаций работникам в штате, где ваш сотрудник будет работать.