Это неизбежно. Ваш бизнес становится загруженным, вас перегружают, а затем случается:вы совершаете ошибку. Вы отправляете электронное письмо не тому клиенту, нарушаете дату доставки заказа или забываете купить дополнительные расходные материалы, прежде чем у вас закончатся запасы.
В лучшем случае эти ошибки могут доставить неудобство. В худшем случае они откладывают получение прибыли, необходимой для роста.
Но проявив немного критического мышления, вы можете спроектировать и внедрить системы, которые помогут вашему бизнесу работать более гладко. Если вы индивидуальный предприниматель, вы также можете использовать эти стратегии для организации.
Вы часто отвечаете на одни и те же вопросы по электронной почте? Если вы склонны отправлять похожие ответы, вы можете сэкономить много экранного времени, создав и сохранив шаблоны ответов по электронной почте. Если вы используете Gmail, для их подготовки вы будете использовать «стандартные ответы» на вкладке «Лаборатория» в настройках.
Шаблонные ответы не заменяют вас как автора писем - вместо этого думайте об этом как о заранее написанном письме, которое вы можете настраивать для каждого отправляемого ответа.
Предвидя тип ответа, который вам нужно будет отправить, вы можете подготовить набор шаблонов электронной почты, чтобы сэкономить драгоценные моменты вашего напряженного дня. Еще лучше:если вы пригласите сотрудника или виртуального помощника, который поможет укротить ваш почтовый ящик, они тоже смогут использовать эти заранее написанные электронные письма для формулирования ответов от вашего имени.
Конечно, вы можете сесть с новым сотрудником, чтобы показать ему шаг за шагом, как выполнить задачу. Но есть ли у вас документ, к которому они могут обратиться, если у них возникнут вопросы? Есть ли что-то, что вы можете передать следующему сотруднику после того, как тот, которого вы только что научили, перейдет на другую работу?
Документирование процесса выполнения важных задач может сэкономить ваше время как при обучении вашей команды, так и в том случае, если кто-то из ваших сотрудников по какой-либо причине находится вне офиса. Вместо того, чтобы пытаться понять, как охватить роли, ваши руководители по процессам могут ответить на вопросы сотрудников еще до того, как они возникнут.
Руководства лучше всего сохранять в виде редактируемых общих документов (например, Google Docs или файлов Dropbox), которые можно постоянно обновлять по мере развития технологий и развития вашей команды. Поощряйте своих сотрудников обновлять эти документы по своему усмотрению.
Вы всегда напоминаете своему завершающему руководителю, какие задачи нужно выполнить, прежде чем он выключит свет и заперет дверь? Прекратите пытаться все это запомнить , и начните составлять контрольные списки для своей команды. Это могут быть контрольные списки для ежедневных дел, мер безопасности, мониторинга социальных сетей или любой другой задачи, которая включает в себя множество деталей, которые следует запомнить.
Создание воспроизводимого контрольного списка, который можно подписывать каждый день или в течение каждой смены, может помочь развить подотчетность и в вашей команде - или для вас самих.
Никогда больше не забывайте о сроке платежа или крайнем сроке заказа. Создайте календарь важных деловых дат и подключите его к своей почтовой системе. Установите календарные оповещения, которые будут доставляться по электронной почте с достаточным временем до вашего крайнего срока или даты встречи. Не полагайтесь на наброски для дат, времени, места или вещей, которые вам нужно принести. Соберите все это в одном месте, и пусть ваш календарь сделает всю работу.
Повторяются ли ваши крайние сроки, такие как сроки выставления счетов или отсечения заказов? Спрогнозируйте эти даты заранее, а не заполняйте детали каждый месяц. Многие календарные приложения позволяют легко повторять события каждую неделю, месяц или год.
Чувствуете себя дезорганизованным? Хотите, чтобы вы тратили меньше времени на выполнение тех же небольших задач в своем малом бизнесе? Обратитесь к наставнику SCORE за советом о том, как улучшить ваши системы.