Когда вы владелец малого бизнеса, закон Паркинсона («Работа расширяется, чтобы заполнить доступное время») определенно действует. Однако вы не единственный, кто чувствует себя погребенным под непрерывной лавиной работы. Согласно недавнему опросу The Alternative Board, около 84 % владельцев бизнеса работают более 40 часов в неделю, и около 10 % «постоянно перегружены» своей рабочей нагрузкой.

Я действительно впечатлен тем, что 90 % владельцев бизнеса не понимают чувствуют себя постоянно перегруженными, особенно если учесть, что средний владелец бизнеса в отчетах опроса имеет только 1,5 часа непрерывного, высокопродуктивного времени в день. (Звучит правильно!)

Что мешает владельцам бизнеса достичь максимальной производительности? Вот что они говорят:

Плохое управление временем:35 %. Независимо от того, сколько времени у вас есть для выполнения дел, если вы не используете его с умом, вы не достигнете своих целей.

Плохое общение:25 процентов. Вы тратите много времени на ожидание ответов на вопросы от клиентов, потенциальных клиентов, поставщиков или ваших сотрудников? Обдумывание вещей и общение явно повышают продуктивность. Например, прежде чем поручить новый проект сотруднику, убедитесь, что у него есть вся информация, необходимая для начала работы. Прежде чем выставлять счет поставщику, соберите соответствующие данные.

Личные проблемы:18% . Все мы время от времени сталкиваемся с личными проблемами. К сожалению, если ваши навыки тайм-менеджмента слабы даже в лучшие времена, личные проблемы могут действительно поставить вас за восьмерку. Старайтесь каждый день выделять в своем расписании свободное время; таким образом, вы сможете справиться с деловыми и личными делами в последнюю минуту, не отставая безнадежно.

Технологические отвлекающие факторы:16 % . Смартфоны, планшеты, текстовые и коммуникационные приложения — палка о двух концах. Они позволяют нам работать из любого места и мгновенно общаться. Тем не менее, они также кладут весь Интернет в наши карманы, соблазняя нас бесконечными развлечениями. (Сколько раз вы заходили в Twitter или Facebook, чтобы обновить свой бизнес-аккаунт, и вас засасывало?) Кроме того, ответы на многочисленные уведомления, оповещения и электронные письма на множестве различных устройств в течение дня могут отнимать время и истощать ваши умственные способности.

Что больше всего отнимает время у владельцев малого бизнеса в опросе? Это, вероятно, не удивит вас, но большинство говорит, что электронная почта съедает большую часть их времени, хотя лишь жалкие 9% говорят, что электронная почта является наиболее важным использованием их времени. Также в списке главных пожирателей времени:личные встречи и конференц-звонки/видеоконференции. Всего 4% владельцев бизнеса говорят, что эти встречи всегда продуктивны.

Быть более продуктивным легче сказать, чем сделать, но это все же возможно. Вот четыре идеи, которые помогут:

1. Ограничьте проверку электронной почты определенным временем дня.

Треть владельцев бизнеса, участвовавших в опросе, считают, что это лучший способ максимизировать производительность. Хотя это может не сработать для каждого владельца бизнеса (это не сработает для меня), выделение 20 минут утром, днем ​​и перед уходом на день (или любой другой ритм, который имеет смысл для вас) для проверки электронной почты может минимизировать многозадачность и избавит вас от усталости.

2. Получите преимущество.

Более восьми из десяти владельцев бизнеса, участвовавших в опросе, говорят, что утро — самое продуктивное время дня. Не тратьте это драгоценное время на обновление социальных сетей, сортировку квитанций о командировочных расходах или проведение совещаний — выделите первые час или два своего дня для важных задач, требующих большого внимания. Если вы встанете очень рано и поработаете дома в течение часа или около того, прежде чем отправиться в офис, это поможет вам не отвлекаться в это время.

3. Найдите свое самое продуктивное место.

Мы все работаем по-разному, и хотя большинство владельцев бизнеса говорят, что они наиболее продуктивны в офисе, почти треть говорит, что они более продуктивны, работая дома. Это действительно зависит от того, каковы ваши потребности, что вам нужно сделать и как вы предпочитаете работать. Владелец бизнеса, у которого дома трое маленьких детей, может приветствовать относительное спокойствие и тишину в офисе, в то время как тем, у кого в офисе суматоха и постоянные помехи, может потребоваться отсиживаться дома, чтобы добиться цели.

4. Смоделируйте поведение, которое вы хотите видеть.

Как лидер своего бизнеса, вы должны задавать тон своим сотрудникам с точки зрения максимальной производительности. Попробуйте провести мозговой штурм со своей командой, чтобы придумать, как избавиться от привычек или процессов, отнимающих время на вашем рабочем месте. Поделитесь стратегиями, которые помогли вам повысить продуктивность. Трудно избавиться от привычек, которые снижают нашу производительность (например, мгновенно реагировать на входящее электронное письмо), и работая над этим в команде, вы можете сделать это немного проще.

Нужно больше идей о том, как повысить производительность? Включите экспертов из SCORE в свою команду, чтобы получать бесплатные конфиденциальные бизнес-консультации.