Пару лет назад компания, в которой я работаю, сделала важный шаг, переведя всех своих 11 000 сотрудников на Google G Suite. Следовательно, с тех пор я использую продукты Sheets (электронные таблицы) и Slides (презентации) почти ежедневно, изучая их функциональные возможности и пробуя новые способы работы.
В этой статье я поделюсь некоторыми из наиболее полезных функций Google Таблиц, которые я изучил в самом начале и которые значительно повысили мою производительность. Ближе к концу я также представлю введение в Google Apps Script, мощный инструмент для автоматизации рабочих процессов и расширения функциональности Google Sheets. В следующей статье я углублюсь в скрипт Google Apps и продемонстрирую руководство для начала работы.
Однако я не буду приводить сравнение функций Google Sheets и Excel; их характеристики меняются так быстро, что такой анализ станет излишним в течение нескольких недель. Вместо этого я сосредоточусь на преимуществах Google Таблиц и новых способах работы, которые открылись благодаря появлению онлайн-инструментов для повышения производительности. По моему опыту, многие профессионалы в области финансов и бизнеса до сих пор работают с электронными таблицами Excel так же, как многие из нас научились этому более 10 лет назад, в дооблачную эпоху. Я работал со многими людьми, которые, хотя и перешли на Google Таблицы, по-прежнему используют его в старой форме Excel в автономном режиме, а это означает, что они теряют ряд функций, повышающих производительность.
Помимо перечисления преимуществ, я также коснусь некоторых негативных моментов, с которыми я столкнулся в этой смене. На самом деле выделяются только два:во-первых, многие преимущества зависят от сотрудничества с другими, и здесь вы обнаружите, что неравномерное освоение в организации накладывает ограничения на то, как быстро вы можете использовать некоторые функции. Во-вторых, Excel не является самостоятельным инструментом:существует экосистема плагинов, многие из которых (пока) недоступны для Google Таблиц, а это означает, что в некоторых случаях вы можете в конечном итоге жонглировать обоими приложениями.
Самая немедленная выгода от использования Таблиц заключается в возможности совместной работы совершенно новыми способами. «Старый стиль» работы заключается в использовании мастер-файла, которым кто-то должен «владеть», который затем (в лучшем случае) хранится в общей сетевой папке или тщательно рассылается по электронной почте.
Вот где Sheets действительно сияет. Существует несколько различных режимов совместной работы:от асинхронного, когда вы работаете независимо и в основном в разное время над одним и тем же файлом, до одновременного совместного редактирования в реальном времени. При асинхронном редактировании вы можете использовать функцию комментариев, чтобы предупреждать людей и назначать им задачи, которые они затем могут помечать как выполненные.
Редактирование электронной таблицы в режиме реального времени вместе с другими коллегами — это эффективный способ работы. Производительность двух или трех человек, которые хорошо разбираются в Google Таблицах и быстро вместе создают финансовую или операционную модель в режиме реального времени, — это действительно зрелище по сравнению со старым способом работы. Несколько курсоров разных цветов, перемещающихся по экрану одновременно для построения модели, почти как замедленная съемка картины.
Также есть место для разных типов участников. Не всем нужно иметь возможность редактировать электронные таблицы. Существуют уровни прав доступа, которые гарантируют, что безопасность и потомство находятся под контролем, предоставляя соответствующим людям нужный уровень доступа.
Одно из заблуждений, которое было у меня и моих коллег, заключалось в том, что Таблицы хороши для небольших вычислений — более или менее как продвинутый калькулятор — но бесполезны для больших моделей или наборов данных. Оказывается, мы ошибались. Я использовал его для ряда более крупных операционных моделей и моделей оценки за последние годы и очень впечатлен его производительностью.
Недавно я провел некоторую работу по анализу данных, извлеченных из нашей системы ERP, где я работал с набором данных, состоящим примерно из 10 листов, каждый из которых имеет размер примерно от 25 000 до 100 000 строк и до 30 столбцов (у Google Sheets есть ограничение в 5 миллионов ячеек на рабочую книгу). Каждый из этих листов основан на ряде традиционных формул ВПР, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ и СУММЕСЛИ. Копирование новой формулы в столбец из примерно 25 000 строк заняло на моем компьютере около 10 секунд, что далеко не мгновенно, но не является помехой из-за:
Для анализа (даже) больших наборов данных Google Таблицы теперь подключаются к Google BigQuery, что позволяет вам писать и выполнять SQL-запросы, используя данные в Google BigQuery, и получать результаты прямо в Таблицах.
Работа с необработанными электронными таблицами («пререкания») является важной частью повседневной жизни финансового специалиста, но даже самый лучший анализ имеет ограниченную ценность, если вы не можете убедительно и убедительно изложить свои выводы. Это подводит нас к двум другим элементам финансового инструментария:диаграммам. и презентации .
Презентации в мире G Suite создаются в Google Slides, которые, что неудивительно, напоминают Microsoft PowerPoint. Связь между таблицами и слайдами работает очень хорошо и позволяет легко обеспечить актуальность диаграмм и таблиц в вашей презентации с помощью кнопки «Обновить», которая извлекает последние данные базового моделирования, расчетов и предположений.
Приступая к любому крупному проекту сейчас, я первым делом создаю два документа:один в Google Slides, а другой в Google Sheets. Они идут рука об руку на протяжении всего проекта, обеспечивая «единый источник достоверности» для всех данных в проекте.
Если вы когда-либо сталкивались с болезненным сбоем электронной таблицы без возможности восстановления, что приводило к часам потерянной работы, возможно, у вас есть выработанная привычка часто сохранять новые файлы. Это может привести к многочисленным итерациям файлов с утомительным обновлением версии (v3.4.0, v3.4.1 и т. д.)
Благодаря продуктам G Suite на протяжении всего жизненного цикла проекта действительно можно использовать только один файл благодаря контролю версий.
Управление версиями, доступное через «Просмотреть историю версий» в меню, позволяет вам видеть все изменения, внесенные в документ с самого начала, на удобной временной шкале вместе с именем человека, внесшего каждое изменение. Правильно — все сохраняется мгновенно. Не нужно нажимать F12 каждые 5-10 минут, увеличивать номер версии и сохранять, просто чтобы быть спокойным, зная, что в случае сбоя ничего не потеряется.
Облачная производительность делает функциональность ссылок намного более элегантной и гарантирует, что она действительно работает! Конечно, можно ссылаться на другие книги в автономном мире Excel, но это имеет тенденцию быть хрупким и ломается, когда файлы перемещаются из исходной папки. Вы часто будете видеть ячейки, содержащие неясные ссылки на структуру папок на чьем-то жестком диске:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Функция IMPORTRANGE в Google Sheets позволяет легко создавать ссылки на другие файлы Sheets. Независимо от того, будет ли файл перемещен или переименован, данные всегда будут связаны, и вам будет на одну проблему меньше.
Одна из причин, по которой многие люди в моей компании все еще используют Excel (и PowerPoint), заключается в том, что существует ряд плагинов, которые пока недоступны для Google Sheets и Slides. Примеры включают подключаемый модуль Smart View для инструмента Oracle Hyperion и подключаемый модуль @RISK, который я продемонстрировал в руководстве по моделированию методом Монте-Карло. Точно так же подключаемый модуль think-cell для PowerPoint предлагает функциональные возможности диаграмм, которые могут превосходить возможности Slides.
Тем не менее, Google Таблицы и Слайды имеют широкий спектр функций, называемых «Надстройками», которые выполняют ту же роль, что и плагины мира Microsoft. К сожалению, по состоянию на июль 2019 года упомянутые выше корпоративные приложения не поддерживаются, а самодельный характер экосистемы надстроек означает, что качество некоторых предложений сомнительно. Это означает, что в корпоративном контексте при работе с конфиденциальными данными я иногда не решаюсь использовать надстройки.
Получение данных в электронной таблице для работы с ними является фундаментальной необходимостью, и что тогда возможно, если некоторые из корпоративных плагинов недоступны? Что ж, к счастью, вариантов много. Помимо обратной совместимости с файлами Excel, Таблицы предлагают бесконечные возможности с помощью запросов XML, HTML и RSS.
Есть еще несколько интересных опций, которые стоит упомянуть специально для использования данных в Таблицах. Финансовым специалистам может быть полезно узнать о формуле GOOGLEFINANCE, которая позволяет извлекать данные непосредственно из Google Finance. Хотя это и не сравнимо с профессиональным сервисом, таким как Bloomberg, тем не менее, это отличный инструмент для общедоступной информации об акциях и валютах.
Есть и другие, более общие способы получения данных из Интернета. Функция извлечения HTML-таблицы или списка непосредственно с веб-сайта может быть полезна, например, когда речь идет о финансовой, рыночной или другой общедоступной информации, которую вы хотите получить и продолжить работу.
Помимо Google BigQuery (обсуждавшегося ранее), на момент написания статьи не было простого способа для нетехнического пользователя напрямую подключиться к базе данных, хотя эта функциональность доступна для тех, у кого есть доступ к навыкам и ресурсам разработчика.
Однако это приводит нас к Google Apps Script, мощному инструменту, который открывает почти неограниченные возможности для расширения и подключения не только Таблиц, но и всех частей G Suite. В следующей статье я расскажу об этой функции более подробно в практическом вводном руководстве.
В этой статье я проповедовал Google Sheets и Slides. Однако не все в моей организации думают так же! И я думаю, что это один из его недостатков:отсутствие единого мнения о формате, будь то в программном обеспечении или даже в повседневной жизни (подумайте о 8-дорожечном против кассетных лент), в конечном итоге размывает общий эффект. В случае программного обеспечения для настольных ПК, чем больше люди используют определенный формат и понимают его истинные возможности, тем больше преимуществ и эффективности получают все в организации.
Google Таблицы, как и любое программное обеспечение, имеют свои небольшие недостатки:сочетание клавиш, которое вы не ожидаете, функция, которая отсутствует или работает не так, как вы хотите, и т. д. Однако во многих случаях это также несправедливое сравнение. В корпоративных и бизнес-средах многие люди используют набор инструментов Майкрософт на протяжении всей своей жизни, и их опыт не может сравниться с первыми месяцами (или даже годами) работы с новым набором инструментов.
Электронные таблицы — один из самых важных инструментов, если не самый самый важный инструмент для многих профессионалов в области финансов и бизнеса. Это наши холсты, наши блокноты и наши инструменты! Мы тратим сотни, если не тысячи часов на их использование в течение всей карьеры. Таким образом, как и в случае с любым рабочим инструментом и средой, нам нужно, чтобы наш опыт был приятным и эффективным.
Подводя итог, можно сказать, что функции совместной работы и другие новшества, связанные с использованием веб-приложений для повышения производительности, таких как G Suite, по сравнению с их традиционными настольными аналогами обеспечивают огромные преимущества в плане производительности. Кроме того, обучение использованию этих инструментов после начального уровня дает огромные преимущества, как я продемонстрировал в этой статье с аспектами, повышающими производительность.
Преимущества Google Sheets, умноженные на огромное количество часов, проведенных с этими инструментами, могут привести к огромным выгодам, приносящим пользу как человеку, так и организации. Как уже упоминалось, я напишу еще одну статью, в которой подробно расскажу о макросах и скриптах в G Suite. Они выполняются с помощью языка сценариев Google Apps и, как я покажу, предлагают бесконечное количество способов автоматизации и оптимизации процессов.
Итак, если вы еще не работали серьезно с Google Sheets, я настоятельно рекомендую вам попробовать его. Вы можете оказаться на крючке.