Дело в том, что одним из первых уроков, которые я усвоил в бизнесе, было то, что балансовые отчеты и отчеты о прибылях и убытках — это вымысел, а денежный поток — это реальность. — Крис Чокола
Когда большинство финансовых специалистов слышат термин «прогноз денежных средств на 13 недель», они рассматривают его как бремя — еще одну задачу, чтобы успокоить властного кредитора. Большинство специалистов по финансам не так увлечены ее созданием, как созданием прогнозной модели для приобретения или инвестиции. Не помогает и то, что компании, как правило, не сосредотачиваются на своих потребностях в ликвидности, пока они не будут вынуждены это сделать. Поэтому люди часто уделяют приоритетное внимание еженедельным прогнозам наличности только в трудных ситуациях, когда уже слишком поздно предпринимать корректирующие действия. И даже несмотря на это, анализ часто выполняется наспех и неточно.
За время работы в сфере прямых инвестиций и консалтинга я убедился, насколько полезным может быть составление еженедельных прогнозов денежных средств в самых разных отраслях, от дистрибуции и производства до фитнеса и услуг. Почти во всех случаях вовлеченные компании хотели, чтобы они провели анализ раньше. Поэтому я твердо убежден в том, что еженедельные прогнозы денежных средств крайне важны для больших и малых компаний, здоровых или проблемных, а также для всех секторов.
Еженедельные прогнозы денежных средств используются для прогнозирования ликвидности компании в среднесрочной перспективе, оценивая сроки и суммы притока и оттока денежных средств. Еженедельный интервал заставляет компании разбираться в деталях своего бизнеса на более детальном уровне. Например, приток денежных средств может быть большим в течение одной недели, если собрана большая сумма дебиторской задолженности, но отток может быть огромным на следующей, если должны быть выплачены заработная плата и арендная плата. Разбивка бизнеса на еженедельной основе фиксирует детализированные движения, которые можно упустить из виду при использовании месячного, квартального или годового интервала. Почему бы тогда не сделать ежедневный прогноз? По моему опыту, он может быть чрезмерным, поскольку он вводит в семь раз больше переменных, чем еженедельный прогноз, и может не повысить точность прогноза. Таким образом, недельный интервал обеспечивает золотую середину для достижения детализации без излишней детализации.
Что касается оптимального периода прогнозирования, отраслевой стандарт составляет 13 недель, количество недель в финансовом квартале. В идеале компания должна понимать, как доходы и расходы будут понесены в этот период времени. Если вы планируете только четыре-восемь недель, вам будет сложно эффективно реагировать на проблемы с ликвидностью. Оптимальный период времени должен простираться достаточно далеко в будущее, чтобы у вашей команды было время отреагировать, но не настолько далеко, чтобы степень уверенности стала нулевой.
Я слышал, а некоторые из вас, возможно, даже использовали одну или несколько из следующих причин, чтобы не делать прогноз:
«Это здорово, но все это были стрессовые ситуации. Мой бизнес в порядке, так что это пустая трата времени».
«У меня небольшая команда (или нет команды), и у меня нет времени составлять еще один прогноз»
"Моя компания хорошо развивается, и на горизонте нет ничего, что заставило бы меня поверить в обратное"
"Мой бизнес отличается от тех, которые вы описали, поэтому прогнозирование денежных средств не применимо к моей компании"
«Мои акционеры/кредиторы/материнская компания верят в нас и имеют глубокие карманы. Даже если у нас возникнут проблемы, они покроют любую нехватку наличности, которая у нас может возникнуть».
Несмотря на то, что они связаны, все они недальновидны. Каждая компания, какой бы сильной она ни была, неизбежно столкнется с трудными временами. Давайте не будем забывать Великую рецессию, когда передовые мировые компании (например, Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns и т. д.) были поставлены на колени. Теперь предотвратил ли бы катастрофу еженедельный прогноз денежных средств? Возможно нет. Но что я могу сказать с уверенностью, так это то, что ни одна из этих компаний не справилась со своими потребностями в ликвидности, что могло бы смягчить возможный ущерб. Есть всегда лимиты ликвидности, и оператор должен знать эти лимиты.
Операторы не могут прятаться за бухгалтерскими уловками, чтобы скрыть неэффективность. GAAP может помочь скрыть проблемы бизнеса, но трудно скрыть проблемы, если сосредоточиться на наличных деньгах. Ориентируясь на краткосрочные и среднесрочные временные рамки, можно быстро выявить потенциальные проблемы и помочь компаниям, подверженным сезонным факторам, пережить межсезонье.
Процесс стратификации клиентов и поставщиков позволяет получить представление о ключевых клиентах и поставщиках в зависимости от ситуации:
Если клиент платит медленно: Это может быть использовано в качестве предлога для звонка клиенту. Вместо того, чтобы просто требовать оплаты, это может стать еще одной возможностью получения дохода — при условии, что ваша компания все еще заинтересована в сотрудничестве с этим клиентом
Если некоторые поставщики предлагают скидки при досрочной оплате: Управление денежными потоками может позволить компании воспользоваться этими скидками и повысить прибыльность
Если некоторые поставщики ослабляют соблюдение своих условий: Компания может растянуть некоторых из своих гибких поставщиков, чтобы уменьшить чистый оборотный капитал и увеличить денежные средства
Растущие компании часто испытывают нехватку денежных средств, потому что капитальные затраты и инвестиции в товарно-материальные запасы должны быть сделаны раньше, чем доходы, связанные с ростом. Понимание краткосрочных потребностей в ликвидности позволяет компании планировать этот рост и привлекать соответствующее финансирование. Таким образом, это также помогает компании избежать невыполнения обязательств или, что еще хуже, серьезных финансовых проблем.
Понимая ликвидность, компания может свести к минимуму заимствование в кредит для финансирования промежуточных платежей, таких как заработная плата и арендная плата. В других случаях компания может уменьшить количество наличных денег и вместо этого использовать капитал за счет реинвестирования в бизнес, сокращения долга или дивидендов.
Чтобы правильно завершить прогноз движения денежных средств, финансовая группа должна общаться с коллегами по продажам, закупкам, кредиторской задолженности, дебиторской задолженности, кадрам и т. д. Это заставляет экспертов по финансовому прогнозированию получить более полное представление о бизнесе и о том, как он работает.
Во многих случаях финансового стресса можно избежать, если понимать входящие и исходящие денежные потоки и предпринимать соответствующие действия. Во всех случаях бизнес может извлечь выгоду из прогнозирования денежных средств. Помните, НАЛИЧНЫЕ КОРОЛЕВСКИЕ! Я твердо убежден, что большие и малые компании, молодые и зрелые компании должны использовать этот инструмент. Еженедельный прогноз движения денежных средств можно даже адаптировать для каждого типа бизнеса.
Когда осенью 2008 года я увидел свой первый еженедельный прогноз денежных средств, я признаю, что скептически отнесся к его ценности. В то время я работал в дистрибьюторской компании, которая обслуживала транспортные и строительные компании. Однако с помощью прогноза мы смогли получить представление о том, когда люди приходили в наши магазины и когда наличные поступали на наш банковский счет. Несмотря на сложную экономическую ситуацию, базовые бизнес-показатели «блокировки и решения» улучшились, как и денежные потоки. Мы поняли, что продажи резко выросли в определенные дни месяца (1, 10, 20 числа) из-за определенных моделей покупок. Компания извлекла выгоду из этой тенденции, проводя в те дни рекламные акции, чтобы увеличить среднюю стоимость заказа в долларах. Я быстро стал верующим.
В другой ситуации с сервисным бизнесом мы предотвратили катастрофу, потому что еженедельный прогноз наличности точно предсказал, что у нас закончатся наличные в следующем месяце, если банк принудит к обязательному погашению. Объем продаж компании составлял более 100 миллионов долларов в год, но у нас должна была быть дыра в 1 миллион долларов из-за большой сезонности компании. Мы использовали прогноз, чтобы убедить банк сократить сумму погашения долга, которую они требовали, и позволить нам пройти сезонный денежный кризис до более прибыльных периодов. Точное представление о бизнесе не только помогло нам избежать кризиса, но и укрепило наше доверие к банку, когда мы представили новый прогноз для пересмотра нашего пакета обязательств.
Хотя это и противоречит здравому смыслу, но когда дела идут хорошо, имеет смысл выработать привычку делать еженедельные прогнозы. Продолжайте тестировать и уточнять прогноз, чтобы, когда в конечном итоге возникнет проблема, компания могла принять соответствующие меры для сокращения расходов, накопления денежных средств и выживания в трудной ситуации.
Например, компания, с которой я работал, работала хорошо и имела достаточную ликвидность, но предусмотрительно все же решила продолжить упражнение. В итоге это было правильным решением. Многие поставщики в отрасли предлагали скидки за досрочную оплату, которые компания не использовала в прошлом, поскольку отдавала приоритет оборотному капиталу. Тем не менее, проверив некоторые чувствительные факторы, мы пришли к выводу, что рост прибыльности будет более ценным, чем краткосрочное снижение из-за более ранней оплаты некоторых затрат. В этом сценарии еженедельный прогноз денежных средств помог нам повысить рентабельность, укрепить отношения с поставщиками и повысить эффективность работы.
Еженедельные прогнозы наличности не так сложны, как их часто изображают. В этом разделе я буду вести вас шаг за шагом. Во-первых, вот несколько моментов, о которых следует помнить:
Модель включает два основных компонента. Одна сторона уравнения — денежные поступления (выручка), а другая — денежные выплаты (денежные выплаты). Мы рассмотрим оба.
Мусор на входе, мусор на выходе. Ваш анализ хорош настолько, насколько хороши числа и данные, которые вы вводите. Сделайте все возможное, чтобы получить точную информацию, прежде чем вводить ее в свою модель.
Создайте более 13 недель, а затем продлите его. Хотя типичный период прогноза составляет 13 недель, рекомендуется построить прогноз на более длительный период, а затем перенести его вперед. После 13-недельного периода обновите предположения по мере поступления фактической производительности и сравните прогноз с фактической производительностью. Как указывалось ранее, используйте период, который дает вашей команде время отреагировать, но не настолько далеко, чтобы прогнозы стали очень неточными.
Используйте «учет обувных коробок». Самая трудная часть для специалистов по финансам — изменить свой менталитет с метода начисления GAAP на кассовый учет. Думайте о своем бизнесе как об обувной коробке, и единственная забота — это деньги, которые приходят и уходят — отсюда и «учет обувных коробок». Забудьте о таких статьях GAAP, как выручка и признание себестоимости, расходы по арендной плате GAAP, бонусные начисления, проценты PIK и обесценение деловой репутации — они ничего не значат в этом анализе. Иногда сложности и атрибуты GAAP скрывают истинное финансовое состояние компании. Вместо этого сосредоточьтесь на холодных, наличных деньгах:денежных поступлениях, платежах за инвентарь или услуги, наличных выплатах процентов, наличных арендных платежах, обязательных погашениях основного долга и т. д.
Это особенно важно, если ваш бизнес имеет большой компонент отложенного дохода и собирает денежные платежи до признания дохода. В школе, в которой я работал в прошлом, обучение оплачивалось до начала учебного года. Таким образом, в июле был большой приток денежных средств, но не выручка. В последующие месяцы выручка признавалась, но денежных средств не поступало.
Давайте начнем. Для целей этого упражнения мы будем использовать консультационную компанию, которая получает фиксированную еженедельную ставку за каждого консультанта. Он также имеет переменный, но предсказуемый множитель, основанный на отработанных часах в неделю. Кроме того, они получают большие гонорары за успех по окончании определенных проектов. Мы также предположим, что компания арендует офисные помещения и имеет долги.
Первым шагом является настройка электронной таблицы. Добавьте даты окончания недели вверху; лично я предпочитаю, чтобы дата была пятницей в конце недели, но вы также можете использовать понедельник в начале недели, в любом случае это нормально. Внизу в левом столбце создайте строки для денежных поступлений (повторяющихся и единовременных по своему характеру) и выплат (обязательных и дискреционных). Заполните и проанализируйте фактические данные за 3-4 недели, чтобы нарисовать тенденцию, а затем спроецируйте ее.
Обратите внимание, что дискреционные выплаты включают те расходы, в отношении которых у компании есть небольшая свобода действий относительно когда. платить, в отличие от чего-то вроде заработной платы, которая должна быть выплачена в один и тот же день каждого месяца.
В приведенной ниже таблице показаны данные за пределами 13 недель, но я показываю только эти 13 недель. Чтобы продолжить прогноз движения денежных средств вперед, вы можете просто отобразить следующий столбец и скрыть самую отдаленную фактическую неделю. В приведенном ниже примере я включил как повторяющиеся, так и разовые денежные поступления, типичные выплаты, такие как заработная плата и арендная плата, а также дискреционные выплаты, такие как платежи рекрутерам и основным поставщикам.
После настройки электронной таблицы сосредоточьтесь на денежных поступлениях, которые часто сложнее всего спрогнозировать. Вам понадобится отчет о сроках погашения дебиторской задолженности, в котором детализируется дебиторская задолженность по времени, в течение которого счет-фактура остается неоплаченным, если бизнес продается в кредит. Вам также понадобится воронка продаж или прогноз. Очевидно, что очень важно сделать это совместными усилиями с коллегами по продажам и маркетингу. Затем поймите, как бизнес осуществляет продажи и собирает наличные. Как правило, существует четыре модели:
Этот тип кассового чека, безусловно, самый простой для учета:просто просмотрите каждый контракт и наметьте, когда должны быть произведены платежи. Сначала подсчитайте недельный доход, затем обдумайте условия оплаты. Ключевым моментом данных, который необходимо понять, является часть контрактной выручки, которая либо 1) выплачивается с опозданием, либо 2) приводит к безнадежным долгам. Если 5% платежей задерживаются, убедитесь, что ваш прогноз денежных потоков отражает это. Если 2 % платежей по контракту так и не поступили, обязательно уменьшите доход по контракту на 2 %.
В консалтинговой фирме из выборки за каждого консультанта выплачивается еженедельная ставка. Мы предположили, что на одного консультанта приходится 5000 долларов в неделю. Я также предположил небольшую сумму безнадежных долгов (2%), но никаких просроченных платежей. Доход, полученный за месяц, подлежит уплате 10-го числа следующего месяца. Это означает, что недели, включая 10-е, будут иметь больший приток, в то время как другие недели с расходами, такими как аренда и заработная плата, могут привести к значительным утечкам денежных средств.
Этот тип получения немного сложнее, но есть способы использовать исторические данные для прогнозирования. На мой взгляд, это самые интересные виды бизнеса для прогнозирования; хотя они требуют дополнительного анализа, можно приблизиться к реальности. Я работал со многими компаниями с этой моделью, и только когда мы изучили данные, мы обнаружили важные закономерности. К этой бизнес-модели подходят большинство розничных продавцов, а также сервисные и производственные предприятия, принимающие входящие заказы от постоянных клиентов. Для розничных продавцов определенные дни (выходные, праздничные дни и т. д.) часто приносят большие доходы, в то время как другие (например, понедельник) медленнее. В случае сервисных и/или производственных предприятий часто эти клиенты заказывают или требуют обслуживания в обычные сроки.
Я. Первый шаг, при условии, что данные доступны, — это разбивка продаж по сегментам, филиалам, направлениям деятельности или, что лучше всего, оценивать бизнес по дням. В зависимости от вашего бизнеса вы захотите использовать данные за несколько месяцев или даже пару лет назад. Если бизнес не очень сезонный, достаточно нескольких месяцев. Если это сезонные данные из месяца в месяц, лучше использовать данные за пару лет.
II. Затем посмотрите на ежедневный доход за месяц или неделю. Подсчитайте, какой процент выручки приходится в среднем на первый, второй, третий и т. д. день месяца. Вы также захотите рассчитать процент, который приходится на понедельник, вторник и т. д. для еженедельного дохода. Вскоре начнут появляться проницательные закономерности. По моему опыту, у компаний часто был месячный ритм, в котором X% доходов приходились на 1-е, 2-е, 3-е число и т. д. Это не было идеальным, но это было гораздо более точным, чем предположение, что доходы поступали примерно в течение месяца, и это дало лучшую отправную точку для прогнозирования денежных потоков.
III. Наконец, соберите данные за последние несколько месяцев (усредните процент месячного дохода, который будет приходиться на каждый день месяца) и используйте их в качестве основы для будущих месяцев. Обратите внимание, что рекомендуется использовать несколько точек данных для 30-дневных месяцев и 31-дневных месяцев. Сделайте оценку, если данные за февраль (28 дней) недоступны.
В приведенном ниже примере мы использовали гораздо более простое предположение для этих регулярных платежей. Наша консалтинговая фирма попросит дополнительную оплату, если ее консультанты выполнят дополнительную работу, выходящую за рамки проекта. В среднем фирма просит дополнительно 1000 долларов в неделю примерно за 20% своих консультантов, исходя из средних показателей за прошлые периоды. В этих случаях компании-клиенты платят дополнительную комиссию в 90 % случаев (составляя 10 %) безнадежных долгов на тех же условиях, что и еженедельная ставка, о которой сообщается.
Чтобы еще больше продемонстрировать этот шаг, я включил пример розничной компании, совершенно не связанной с консалтинговой фирмой из примера. По большей части мы ожидаем, что прогнозируемые еженедельные продажи будут разбиваться аналогично историческим показателям. Поскольку на субботу и воскресенье приходится около 27% и 26% еженедельных продаж соответственно, мы прогнозируем аналогичные цифры в будущем. Мы также должны делать оценки для определенных аномалий, таких как праздники и дни, превышающие норму, такие как Черная пятница. Другие выделены, в том числе День труда, День благодарения и Рождество.
Этот тип чека сложно спроектировать, и он требует обширного общения с отделом продаж. Также рекомендуется использовать консервативные оценки, основанные на том, что говорит отдел продаж, поскольку их роль всегда носит непредсказуемый характер и зависит от других сторон. В результате ваша компания должна избегать использования этих платежей для финансирования операций и должна рассматривать эти платежи как «найденные деньги».
В приведенном ниже примере фирма получила крупные авансовые платежи от клиентов за несколько месяцев до начала проекта в качестве компенсации за время, необходимое для поиска подходящего персонала (50 000 долларов США в сентябре и 75 000 долларов США в ноябре). Этих слуг трудно спрогнозировать с точки зрения величины и времени. В этом примере цифры отражают отчеты отдела продаж. Однако в реальной жизни было бы целесообразно отсрочить сроки этих платежей на 3-4 недели, а также сократить их вдвое.
Прогнозирование денежного потока для компании с гибридной бизнес-моделью может показаться сложной задачей, но это не должно быть так. Вы можете просто сегментировать строки доходов по типам и использовать методологию прогнозирования для каждой из них.
Имейте в виду, что важно, когда деньги попадают в главную бухгалтерскую книгу или на банковский счет, а не когда совершается продажа. Иногда продажа и оплата происходят одновременно, что идеально. Однако в других случаях, как это часто бывает с предприятиями, которые совершают большие продажи по кредитным картам, задержка составляет пару дней. Это может показаться незначительным, но это не так. Обязательно учтите эту разницу, например, запишите наличные как поступившие через пару дней после совершения продажи.
Консалтинговая фирма в нашем примере сочетает в себе типы кассовых чеков. Платежи по контракту и предсказуемые платежи должны финансировать операции, в то время как крупные авансовые платежи клиентов (50 000 и 75 000 долларов США) следует рассматривать как приятные бонусы, если и когда они поступят.
На другой стороне уравнения для прогнозов денежных потоков находятся денежные выплаты, также известные как денежные выплаты. В хорошо управляемой организации их гораздо легче спрогнозировать, поскольку, как правило, существует хороший контроль над тем, кто имеет право тратить деньги и когда производятся платежи. Однако я видел, как организации без хорошего контроля постоянно удивлялись крупным расходам. По крайней мере, еженедельный прогноз денежных средств заставит организационную дисциплину определять, кто может тратить деньги и каковы их лимиты.
Я. Первый шаг — перечислить, какие платежи должны быть сделаны в определенные даты. Этот список должен включать в себя такие пункты, как заработная плата, проценты, амортизация основного долга, арендная плата и коммунальные платежи — платежи, с которыми компания обычно не имеет права откладывать. Нехватка заработной платы является катастрофой и вынуждает бизнес закрыться. Неуплата процентов или основного долга приводит к банкротству компании перед кредиторами, а несвоевременная оплата арендной платы приводит к крупным штрафам, если не к лишению права выкупа.
На первых снимках показана заработная плата, платежи консультантам и график обслуживания долга. Последний снимок включает в себя полную сводку обязательных платежей, включая вышеупомянутые элементы, а также арендную плату и коммунальные услуги.
II. После планирования фиксированных платежей вы должны посмотреть, что осталось в кредиторской задолженности. В этой части упражнения разделите поставщиков на критических и некритических. Критически важные поставщики — это те, которые могут прекратить работу, если решат прекратить обслуживать вас:подумайте о Google для бизнеса цифрового поиска или поставщике алюминия для производителя банок из-под газировки. Они имеют наивысший приоритет и должны быть оплачены раньше других поставщиков, чтобы обеспечить бесперебойную работу.
В нашем примере поставщик программного обеспечения и турагент являются важными поставщиками. В своей работе компания использует проприетарное программное обеспечение, а также привлекает стороннего турагента, чтобы получить наилучшие расценки на привлечение своих консультантов к мероприятиям.
III. Остальные поставщики считаются менее важными поставщиками, которых компания обычно может увеличить без существенного краткосрочного ущерба. В лучшем случае, к которому нужно стремиться, всем платят вовремя. Однако во время бедствия вы можете быть вынуждены использовать эту область, чтобы высвободить немного денег. При необходимости поставщик, такой как фирма по найму руководителей или поставщик канцелярских товаров, может быть растянут немного дальше. Также важно понимать, есть ли предусмотренные договором штрафы за просрочку платежа, которых вам следует избегать. Очевидно, понимать потребности отдельного бизнеса; вы должны растягивать этих поставщиков только в случае необходимости.
В приведенном ниже примере перенос выплат профессионального вознаграждения и рекрутинга на недели, когда ожидаемый остаток денежных средств немного выше и не ниже комфортного уровня в 100 000 долларов США, является потенциальным решением, позволяющим оставаться выше 100 000 долларов США (или любого другого уровня, который компания считает удобным для себя). операций).
IV. Вычтите выплаты из денежных поступлений для получения чистого денежного потока. Добавьте или вычтите начальный недельный баланс, чтобы получить конечный недельный баланс (который будет начальным балансом на следующей неделе). Недели, отмеченные красным цветом, имеют отрицательный чистый денежный поток. Если в конце недели имеется дефицит денежных средств, либо используйте кредитную линию (если она доступна), либо выясните, как увеличить поступления или уменьшить выплаты. Если вы выявили проблему, поговорите о ней с ключевыми менеджерами. Можно планировать, не ждать кризиса!
В заключение, еженедельное прогнозирование денежных средств может значительно улучшить дисциплину и оперативный контроль. Хотя это не решит всех проблем для бизнеса с фундаментальными проблемами, оно может улучшить бизнес-процессы и функциональность. Еженедельное прогнозирование помогает компании понять, где бизнес может сэкономить деньги, потенциально увеличить доходы и увеличить денежный поток. Что еще более важно, если все сделано правильно, с критическим мышлением и надлежащим пониманием, это может помочь менеджерам предвидеть любые потенциальные проблемы и планировать соответствующим образом. В конце концов, Ричард Брэнсон сформулировал это лучше всего:"Никогда не сводите глаз с денежного потока, потому что это источник жизненной силы бизнеса".
Почему каждый малый бизнес должен использовать электронную почту для маркетинга
5 финансовых показателей, которые каждый малый бизнес должен отслеживать с первого дня, и почему
Почему владельцы малого бизнеса должны отслеживать свой пробег
Знаете ли вы свой показатель денежного потока?
10 ресурсов, о которых должен знать каждый стартап