«Тектонический сдвиг, вызванный COVID-19, превратил слово «работа» из существительного в глагол. От места, где мы пошли, к делу, которое мы делаем, независимо от места». — Джо Брэди, генеральный директор The Instant Group в Северной и Южной Америке
Сегодня компании сталкиваются с огромным давлением со стороны нынешних и потенциальных сотрудников, требующих более гибких условий работы, и существует больше возможностей, чем когда-либо прежде. Хотя резкий переход к удаленной работе, вызванный пандемией COVID-19, изначально был хаотичным, работа на дому (WFH) оказалась гораздо более жизнеспособной, чем ожидалось. Компании и целые отрасли, которые раньше не рассматривали возможность принятия таких политик, теперь рассматривают возможность сделать их постоянными, чтобы привлекать и удерживать сотрудников.
Теперь, когда мы в значительной степени преодолели культурные и технологические барьеры для работы из дома, следующий логический рубеж — работа где угодно. (ВФА). Этот уровень свободы и гибкости когда-то считался фантастикой. Но теперь, на фоне Великой отставки и открытия мировых границ, вопрос о том, предоставить ли сотрудникам возможность работать из любого места, вероятно, будет главным вопросом для многих работодателей и сотрудников в 2022 году.
Основными препятствиями для работы из любого места являются юридические и налоговые вопросы. Ключевые риски включают соблюдение налогового законодательства (для сотрудников и работодателей), иммиграционные проблемы, местное трудовое законодательство и проблемы с безопасностью данных. Хотя поначалу эти риски могут показаться пугающими, ими можно управлять. У крупных компаний, таких как Spotify и Revolut, уже есть политики WFA. Такая политика не обязательно предоставляет сотрудникам абсолютную свободу. Скорее, они могут быть разработаны таким образом, чтобы предоставить работникам некоторую степень гибкости, в то же время налагая стратегические ограничения для минимизации рисков.
Я работал в странах Европы, Ближнего Востока и Африки, Азиатско-Тихоокеанского региона и США, а также провел много времени в качестве удаленного работника, путешествуя по всему миру. Я дипломированный бухгалтер и занимал руководящие должности в международных транснациональных корпорациях, что позволило мне побывать в более чем 150 местах. Я на собственном опыте столкнулся с проблемами, связанными со сложными вопросами корпоративного налогообложения, индивидуального налогообложения и трудового законодательства в различных юрисдикциях.
Моя семья и я обнаружили, что работа из любого места меняет жизнь. Моя 5-летняя дочь уже жила в четырех странах и посетила более 20. Возможность работать из любой точки мира позволила нам по-настоящему погрузиться в разные культуры и реализовать свои увлечения так, как мы никогда не могли во время коротких каникул. Этот новый способ работы вдохновил меня на создание собственной компании:теперь я консультирую корпорации и частных лиц, как сделать WFA реальностью.
Поскольку WFA является новой и развивающейся областью политики, которая включает в себя правила из огромного числа стран, остается больше вопросов, чем ответов. При этом работодателям удается двигаться вперед и принимать решения, несмотря на некоторую двусмысленность. Самый простой и, возможно, лучший способ оценить риски и выгоды от предложения полиса WFA через призму всеобъемлющей структуры ROI. Этот тип анализа может помочь вам принять обоснованное решение о том, является ли принятие политики WFA правильным выбором для вашей организации, и помочь вам оптимизировать политику в соответствии с вашим уровнем устойчивости к риску.
Я упомянул о растущем давлении со стороны сотрудников, с которыми сталкиваются работодатели, заставляя их работать не только удаленно, но и все чаще из любого места. Вы можете спросить:в чем именно разница?
WFH относится к штатным сотрудникам, чьи компании позволяют им работать удаленно, как правило, не выходя из дома. Правила WFH обычно применяются к работникам, которые остаются в пределах одной страны и могут работать из дома частично или постоянно.
Политика WFA отличается. Они позволяют сотрудникам работать удаленно за границей на временной основе, как правило, в течение более семи дней, но менее 365. Продолжительность в пределах этого диапазона попадает в серую зону во многих странах. Такое пребывание длится дольше, чем стандартная деловая поездка, но не требует постоянной смены места жительства.
Хотя WFA не является новой концепцией для некоторых (включая меня), это то, что часто ускользало от нормативных требований. Однако по мере того, как все больше людей пополняют ряды WFA, временное проживание, вероятно, станет предметом более пристального внимания со стороны регулирующих органов и более строгого соблюдения. Эта меняющаяся ситуация — еще одна причина разработать хорошо продуманную политику WFA, которая защитит вашу компанию от юридических и налоговых рисков.
Как достоверные данные, так и веские неподтвержденные данные свидетельствуют о том, что предоставление сотрудникам возможности работать удаленно может принести ощутимые выгоды работодателям, помогая им привлекать и удерживать лучшие таланты, повышая удовлетворенность сотрудников и производительность труда, а также снижая потребность в офисных помещениях и снижая их стоимость. Работодатели, которые постоянно предоставляют возможность WFA, получают дополнительные преимущества доступа к глобальному кадровому резерву. Компания-разработчик программного обеспечения GitLab оценивает чистую выгоду, которую она получает от полностью удаленной компании, в 18 000 долларов США на одного работника в год.
Еще до пандемии академические исследования ведущих университетов показали, что разрешение удаленной работы может повысить производительность сотрудников. Исследование, проведенное в 2013 году профессором экономики Стэнфордского университета Николасом Блумом, показало, что переход от традиционной офисной работы к работе из дома привел к повышению производительности труда сотрудников на 13%. Последующее обсервационное исследование, проведенное профессорами Гарвардского университета и Северо-восточного университета, показало, что перевод сотрудников из WFH в WFA привел к дальнейшему повышению производительности на 4,4 %.
Сообщение от сотрудников ясно и последовательно:негибкие условия труда являются одной из основных причин, по которым они увольняются с работы. В недавнем опросе GoodHire 74 % респондентов заявили, что им потребуется какая-либо форма удаленной работы, чтобы остаться на своей текущей работе.
Растущее количество данных свидетельствует о том, что многие работники были бы даже готовы пойти на сокращение заработной платы за возможность работать удаленно на постоянной основе. Хотя сумма варьируется в зависимости от источника, в целом большинство опрошенных говорят, что согласились бы на сокращение заработной платы на 5–10 %, чтобы удаленная работа стала постоянной.
Существуют факторы, препятствующие принятию политики WFA, главным из которых является кошмар соблюдения требований, который может создать WFA. Мы рассмотрим это в первую очередь с точки зрения работодателя, который обычно подвергается большему риску. Однако сотрудники, которые работают удаленно в стране, отличной от их постоянного налогового резидентства в течение длительных периодов времени, также сталкиваются с определенными рисками.
Основной риск, с которым сталкиваются работодатели в сценариях WFA, — это возможность запуска «постоянного представительства» (PE). PE описывает деятельность бизнеса в иностранном государстве, которая является существенной и постоянной, достаточной для того, чтобы повлечь за собой налоговые обязательства в этой стране. Разные страны и их соответствующие налоговые соглашения могут использовать немного разные критерии для определения PE, но большинство из них опираются на рекомендации статьи 5 Типовой налоговой конвенции ОЭСР.
Существует два основных способа, с помощью которых предприятие может инициировать PE:наличие постоянного места деятельности (физического или виртуального) в стране и/или выплата компенсации зависимому агенту в этой стране (обычно это лицо, имеющее право подписывать контракты от имени компании). ). Типичными примерами зависимых агентов являются руководители высшего звена и продавцы, хотя их назначение зависит от страны и ситуации. По этим причинам как характер работы, проводимой в стране, так и продолжительность и степень регулярности этой работы являются важными факторами, которые следует учитывать при разработке политики WFA.
Допустим, старший директор вашей компании — человек, который отвечает за принятие важных стратегических решений и имеет право подписывать контракты от имени компании, — хочет жить на даче за границей семь месяцев в году. Характер выполняемой работы в сочетании со значительной продолжительностью времени, проведенного в одной стране, и повторяющимся характером визитов, вероятно, спровоцирует PE, не пройдя тесты «постоянное место работы» и «зависимый агент».
Если иностранное государство считает, что ваша компания имеет там постоянное представительство, вы рискуете получить значительно более высокий корпоративный налог. С другой стороны, младший разработчик программного обеспечения, работающий на Airbnb на карибском острове в течение одного месяца в году, вряд ли вызовет PE.
PE несет наибольший финансовый риск при допуске сотрудников к WFA, но это не единственный риск. Я описал другие основные риски в следующей таблице.
Как вы можете разработать и оптимизировать политику WFA вашей компании таким образом, чтобы максимизировать потенциальные выгоды и снизить наиболее значительные риски? С системой рентабельности инвестиций.
Во многом так же, как инвесторы рассчитывают отдачу от инвестиций, компании часто стремятся оценить (или, постфактум, измерить) отдачу от стратегического бизнес-решения по отношению к его стоимости. Структура ROI может быть полезным инструментом при разработке политики WFA или сравнении вариантов политики. Исходные данные, несомненно, будут неточными, поскольку невозможно присвоить конкретные числовые значения ни затратам, ни выгодам. Несмотря на это, эта теоретическая основа может помочь вам увидеть, как можно изменить различные аспекты вашей политики, чтобы максимизировать рентабельность инвестиций за счет увеличения выгод или снижения затрат.
Для наших целей «затратная» сторона уравнения должна учитывать дополнительные административные расходы на реализацию политики WFA, а также «стоимость» каждого из основных рисков, перечисленных на следующем графике. Вы можете оценить стоимость любого заданного риска, умножив вероятность негативного исхода на стоимость штрафа, который будет понесен.
Например, предложение полиса WFA на 30 дней в году создает крайне низкую вероятность того, что какой-либо сотрудник вызовет PE в другой стране. Несмотря на то, что штрафы за PE высоки, вероятность понесения этих расходов в этом сценарии незначительна, поэтому предложение этой политики оставляет вашу компанию в относительно безопасном положении.
И наоборот, неприемлемый риск может заключаться в том, чтобы позволить кому-то, занимающему высокорисковую должность, например, продавца, проводить более полугода в стране, где существует значительный риск создания постоянного представительства, которое может стоить компании миллионы. В этом случае было бы сложно создать бизнес-обоснование, позволяющее им работать из любого места.
(На предыдущей диаграмме примерная стоимость замены сотрудника получена от Gallup, а некоторые опросы, касающиеся предпочтений работников, были проведены Goodhire, Owl Labs и Vidyard.)
При разработке и сравнении возможных политик WFA ответьте на четыре ключевых вопроса. Ответы напрямую повлияют на окупаемость данного варианта полиса, что позволит вам оптимизировать его, максимизируя преимущества и сводя к минимуму риски.
<сильный>1. Подходит ли WFA для вашей компании?
Не все работы можно выполнять хорошо удаленно. Это может показаться очевидным, но не всегда так ясно, как вы думаете. WFA может еще больше усложнить ситуацию, если сотрудники работают в разных часовых поясах. Однако во время пандемии многие бизнес-лидеры, которые когда-то думали, что их бизнес не может работать удаленно или асинхронно, обнаружили, что на самом деле они могут.
И даже отрасли, которые требуют фиксированных графиков и физического присутствия, например, автомобильные заводы, могут иметь отделы (финансовый, юридический, HR), которые могут работать более независимо. Прежде чем серьезно задуматься о принятии политики WFA, спросите себя, возможна ли асинхронная удаленная работа для вашей компании и насколько вероятно, что это приведет к снижению производительности. Подумайте об этом для бизнеса в целом, а также в отношении отдельных отделов и ролей.
В некоторых случаях отраслевое регулирование может быть ограничивающим фактором в отношении того, где сотрудники могут работать. Например, некоторые типы финансовых учреждений строго регулируются и могут нуждаться в соблюдении определенных лицензионных требований для ведения бизнеса за пределами штата и страны. В других случаях удаленная работа возможна, но менее эффективна. Асинхронная работа создает определенные проблемы, особенно в отношении связи, однако она также может повысить эффективность, позволяя работать круглосуточно. McKinsey &Company определила, какие отрасли лучше всего подходят для удаленной работы.
<сильный>2. Сколько дней WFA следует разрешить в данном году?
Количество дней, в течение которых вы разрешаете сотрудникам работать из любого места в году, должно зависеть от двух факторов.
Во-первых, как обсуждалось в вопросе 1, подумайте, не повлияет ли продолжительная удаленная работа на продуктивность. Например, многие работы в технологическом секторе, такие как разработка программного обеспечения, относительно независимы и часто выполняются удаленно. Трудно понять, как WFA в течение любого промежутка времени может создавать проблемы. Однако в других отраслях или должностях, требующих тесного сотрудничества, месяц или два отсутствия в офисе время от времени могут работать, но более длительные периоды могут быть не идеальными.
Во-вторых, подумайте о внешних правилах. Многие визовые и иммиграционные правила основаны на стандартных периодах времени (например, 30, 90 или 183 дня). Например, гражданам США обычно разрешается находиться в той или иной стране до 90 дней по традиционной туристической визе. Маловероятно, что выполнение удаленной работы для американской компании из-за рубежа — работы, не связанной с взаимодействием на местном рынке — будет представлять серьезный риск PE в течение этого периода времени.
Не случайно большинство политик WFA, принятых крупными компаниями на сегодняшний день, варьируются от одного до трех месяцев в году. Сотрудникам Shopify разрешено использовать WFA в течение трех месяцев в году, Revolut предлагает два месяца WFA, а American Express — один месяц. Для любой конкретной политики WFA более короткая продолжительность снижает вероятность нескольких ключевых рисков:запуск PE, нарушение иммиграционных правил и попадание под действие местного трудового законодательства.
<сильный>3. Какие страны вы включите или исключите?
Вы можете подойти к этому вопросу одним из трех способов:предварительно утвержденный список стран, список запрещенных стран или их комбинация. (По геополитическим соображениям или соображениям безопасности большинство компаний запрещают по крайней мере несколько стран.)
Когда вы определяете, какие страны включить в свою политику, подумайте, какие риски особенно важны для каждого местоположения, а также общий уровень риска. США и Великобритания, например, имеют одни из самых строгих правил в этой области:даже пребывание в течение 30 дней может вызвать проблемы с налогами. Напротив, и особенно в ходе пандемии, ряд стран ввели политику, явно направленную на привлечение удаленных работников. Многие страны, экономика которых ранее в значительной степени зависела от туризма, приняли обдуманное решение предложить программы удаленной работы по визам, чтобы привлечь относительно высокооплачиваемых удаленных работников и связанные с ними дискреционные расходы.
<сильный>4. Следует ли динамически связать систему управления эффективностью с политикой WFA?
Хотя большинство данных свидетельствует о том, что расширение гибкости сотрудников, будь то с помощью WFH или WFA, приводит к повышению производительности, есть способы, которыми вы можете усилить это преимущество. Подобно тому, как работодатели исторически предлагали бонусы по результатам работы или предоставляли оплачиваемый творческий отпуск тем, кто проработал в компании определенное количество лет, предоставление сотрудникам возможности работать из любого места может использоваться в качестве поощрительного вознаграждения, связанного либо с производительностью, либо с удержанием сотрудников.
Нет ничего без риска. С одной стороны, принятие политики WFA может подвергнуть вашу компанию множеству рисков, связанных с соблюдением нормативных требований. С другой стороны, неспособность предложить хотя бы некоторую гибкость в отношении международной удаленной работы подвергает вас риску потерять некоторые из ваших лучших талантов. Что должен делать работодатель?
Я надеюсь, что структура ROI даст вам общее представление о потенциальных затратах и преимуществах принятия политики WFA. Более того, это должно помочь вам сравнить различные варианты политик и увидеть, как корректировка определенных компонентов вашей политики WFA может повлиять на рентабельность инвестиций.
При этом некоторые области риска сложны. Они различаются в зависимости от страны и постоянно развиваются, поскольку регулирующие органы пытаются адаптироваться к все более геомобильной глобальной рабочей силе. Хотя эта базовая схема может помочь вам разработать политику WFA с относительно низким уровнем риска для вашей компании, если вы рассматриваете возможность более широкой политики, возможно, стоит обратиться за профессиональной консультацией.