Конец года – напряжённое время для бизнеса. Если вы похожи на большинство владельцев бизнеса, вы, вероятно, совмещаете процедуры бухгалтерского учета на конец года в дополнение к более интенсивным задачам по трафику, продажам и начислению заработной платы.
Вместо того, чтобы карабкаться (или забывать), чтобы завершить процессы на конец года, используйте контрольный список бухгалтерского учета на конец года, чтобы организовать то, как вы подведете итоги года.
Прежде чем часы пробьют полночь 31 декабря, вам нужно решить несколько бухгалтерских задач. Ваши бухгалтерские книги должны быть упорядочены, обновлены и готовы к переходу в новый год.
Убедитесь, что вы проверили эти восемь процедур в контрольном списке закрытия бухгалтерского учета на конец года, прежде чем год официально завершится.
Ваши финансовые отчеты являются спасательным кругом для вашего малого бизнеса. Они дают вам представление о финансовом положении вашего бизнеса. Кроме того, отчеты позволяют просматривать прошлые и текущие финансы, чтобы вы могли прогнозировать финансовое будущее своего бизнеса и планировать на новый год.
Финансовые отчеты помогут вам понять финансовое положение вашего бизнеса и (будем надеяться) сделать налоговый период менее обременительным для вашей компании. Вы можете получить доступ к своим финансовым записям в бухгалтерских книгах.
Используйте свои бухгалтерские записи для составления и анализа отчетов на конец года. Вам необходимо иметь под рукой несколько финансовых отчетов, в том числе:
Ваш отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках (P&L) суммирует ваши доходы и расходы. В вашем отчете о прибылях и убытках перечислены все деньги, которые вы заработали и потеряли в течение года.
Вот что вы можете увидеть в своем отчете о прибылях и убытках:
Вы можете найти итоговую прибыль своего бизнеса, посмотрев разницу между полученными и потерянными деньгами в своем отчете. Сравните отчет о прибылях и убытках за этот год с прошлым годом, чтобы проанализировать разницу в доходах и расходах из года в год.
В отчете о движении денежных средств перечислены входящие и исходящие денежные средства вашего бизнеса. Отчеты о движении денежных средств отражают только фактические денежные средства, которые у вас есть, а не кредит.
Денежный поток может быть положительным, а это означает, что ваш бизнес имеет больше входящих денег, чем расходов. Отрицательный денежный поток возникает, когда вы тратите больше денег, чем получаете.
Ваш отчет о движении денежных средств может показать вам время, когда деньги приходят или уходят из вашего бизнеса. Например, вы можете увидеть, в какие месяцы денежный поток выше, а в какие месяцы денежный поток вашего бизнеса находится в затруднительном положении.
Отслеживание денежного потока в течение года и в конце года также может помочь вам составить прогноз денежного потока и предсказать будущий денежный поток.
В вашем бизнес-балансе показаны ваши активы, обязательства и собственный капитал, а также отслеживается финансовый прогресс вашей компании.
Вот снимок различных аспектов вашего баланса:
Ваши обязательства и собственный капитал всегда должны быть равны вашим активам.
Используйте свой баланс на конец года, чтобы убедиться, что баланс ваших счетов и все в порядке к новому году. Если вы обнаружите несоответствие, обязательно найдите ошибку в учете и исправьте ее.
Если вы хотите подвести итоги на конец года, попробуйте собрать деньги, которые клиенты должны вашему бизнесу. Это означает, что нужно немного потрудиться и попытаться собрать просроченные счета до нового года.
Некоторым клиентам может просто понадобиться легкий толчок с помощью простого напоминания о счете. Другим может потребоваться дополнительное подталкивание. Итак, что делать, если клиент не платит? Вы можете:
Обращаясь к клиентам по поводу просроченных счетов, будьте профессиональны. Будьте понимающими, терпеливыми и позитивными, когда обращаетесь к просрочившим платежам клиентам.
Если получение платежей от клиентов затруднено, подумайте о том, чтобы предложить им план платежей. Клиент может быть не в состоянии оплатить свой счет сразу. Переговоры о плане рассрочки могут помочь вам получить оплату быстрее. Кроме того, это показывает клиентам, что вы понимаете их ситуацию и заботитесь об их потребностях.
Если вы действительно не можете собрать деньги самостоятельно, рассмотрите возможность найма посторонней помощи. Коллекторские агентства могут помочь вам собрать просроченные счета за определенную цену. Как правило, коллекторское агентство удерживает часть общей суммы долга.
Вы должны получить точный подсчет материалов и расходных материалов, которые у вас есть под рукой, если у вашего бизнеса есть запасы. В противном случае вы можете столкнуться с пустыми полками или уменьшением запасов (например, просроченных товаров).
Если у вашего бизнеса есть запасы, завершите инвентаризацию до конца года. Сопоставьте итоги ваших запасов с вашим балансовым отчетом. Если вы обнаружите расхождения между подсчетом и балансом, внесите коррективы.
Учет запасов на конец года также может помочь вам узнать, сколько вы потратили на запасы в течение года и их стоимость. И это может помочь вам лучше спланировать запасы на следующий год, особенно в более загруженные сезоны.
Вы все еще храните квитанции о бизнесе в обувной коробке? Если это так, возможно, вы захотите переосмыслить способ организации деловых квитанций, чтобы привести себя в порядок к Новому году.
Неорганизованные квитанции могут подвергнуть ваш малый бизнес риску неаккуратных и неточных бухгалтерских книг. Не говоря уже о том, что неаккуратные записи могут увеличить ваши шансы на ошибки в налоговой декларации и вызвать новые проблемы в будущем.
Чтобы упорядочить квитанции о доходах до конца года, вы можете:
Чтобы ваши квитанции были в порядке круглый год, позаботьтесь об их организации с самого начала. Как только вы получите квитанцию, систематизируйте ее, используя вашу систему регистрации или хранения. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, что вы потеряете квитанцию или забудете ее учесть.
Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы даже можете прикреплять квитанции и документы к транзакциям, чтобы лучше отслеживать их.
Важным аспектом вашего контрольного списка процедур бухгалтерского учета на конец года является сверка ваших банковских счетов и кредитных карт. Таким образом, вы подтверждаете, что ваши бухгалтерские записи соответствуют вашим банковским счетам.
Чтобы сверить свои счета, сравните свои банковские выписки и выписки по кредитным картам с вашими бухгалтерскими записями. Ваши отчеты должны соответствовать балансу, указанному в ваших бухгалтерских книгах. Если они не совпадают, немного покопайтесь, чтобы найти несоответствие. Возможно, вам потребуется изменить одну из ваших записей, чтобы балансы были одинаковыми (например, суммы процентов).
До конца года проверьте свою дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы убедиться, что вы погасили все долги и сборы.
В дебиторской задолженности проверьте наличие просроченных счетов-фактур. Если у клиента есть какие-либо просроченные или неоплаченные счета, свяжитесь с ним как можно скорее (например, по электронной почте, по телефону и т. д.).
Посмотрите на свой отчет о старении дебиторской задолженности, чтобы узнать, есть ли у вас просроченные или неоплаченные счета до конца года. Свяжитесь с поставщиками и оплатите счета, чтобы начать новый год с чистого листа.
Чтобы надежно сохранить учетные данные на новый год, добавьте информацию о резервном копировании в свой контрольный список на закрытие года.
Последнее, что вы хотите сделать, это потерять важную бухгалтерскую информацию за этот и предыдущие годы. Чтобы ваши данные были в безопасности, используйте надежную систему резервного копирования.
Вы можете создать резервную копию бухгалтерской информации на своем компьютере или смартфоне или распечатать документы (например, финансовые отчеты) и хранить их в надежном месте. Если вы используете онлайн-бухгалтерию, вы можете быть спокойны, зная, что ваша информация в облаке надежно защищена.
Что бы вы ни решили сделать, убедитесь, что у вас есть план резервного копирования этих ценных бухгалтерских записей для вашего бизнеса.
Если вы используете бухгалтера в той или иной форме для своего бизнеса (например, бухгалтерское программное обеспечение в сочетании со специалистом по налогам), вам необходимо подготовить документы для своего бухгалтера до конца года.
Хотя это зависит от того, чем занимается ваш бухгалтер, вот некоторая информация, которую вам может понадобиться собрать:
Если вы используете программное обеспечение, вы сможете легко получить необходимые документы для вашего бухгалтера.
Уточните у своего бухгалтера, какая информация им нужна от вас, чтобы закрыть бухгалтерские книги в конце года и подготовиться к предстоящему году и налоговому сезону.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 6 декабря 2016 года.