Как владелец бизнеса, есть много вещей, на которые следует обратить внимание при управлении вашей компанией. Заработная плата, найм, бухгалтерия… список можно продолжать и продолжать. И этот список включает в себя мониторинг всех ваших деловых записей. Итак, какие бизнес-записи наиболее важны для отслеживания?
IRS требует, чтобы вы хранили ряд записей в течение определенного периода времени (например, налоговые отчеты). Но за какими видами ведения записей вам следует следить, даже если они не требуются? держать их? Необходимо отслеживать шесть бизнес-записей:
Вы документируете все операции вашего бизнеса в своих бухгалтерских записях. Необходимые бухгалтерские записи для бизнеса включают всю информацию о ваших доходах, собственном капитале и расходах. Из ваших финансовых учетных записей вы можете собрать данные в финансовые отчеты и рассчитать коэффициенты малого бизнеса.
Вы должны отслеживать свои бухгалтерские записи, чтобы:
Регулярно проверяйте свои финансовые записи (например, ежемесячно или ежеквартально). И убедитесь, что вы отслеживаете все расходы и источники доходов. Без всех данных бухгалтерского учета ваши записи будут неполными и содержат неточную информацию. Сохраняйте все квитанции и копии счетов-фактур для резервного копирования ваших записей.
Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили финансовые документы, отражающие ваши доходы и расходы. Используйте свои бухгалтерские записи для подачи налоговых деклараций по налогу на прибыль.
После того, как вы подадите налоговую декларацию, сохраните свои налоговые записи. Почему? Потому что IRS требует, чтобы вы хранили эти записи в течение определенного периода времени. Если вы не подадите декларацию, вы должны хранить налоговый учет в течение неопределенного времени. Уточните у своего бухгалтера, в штате или в IRS, как долго вы должны хранить отдельные записи.
| Ищете простое решение для создания и хранения бухгалтерских записей? Патриот онлайн программное обеспечение для бухгалтерского учета позволяет хранить финансовые данные и получать к ним доступ в любое время и в любом месте. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней! |
В банковских выписках указаны все ваши счета в банке. Счета могут включать ваши чековые, сберегательные, инвестиционные и кредитные карты. И вы можете сверить свои банковские счета с бухгалтерскими записями, которые вы должны отслеживать.
Сравните свои банковские выписки с вашими финансовыми записями и просмотрите их на наличие возможных ошибок. Если ваши банковские выписки не совпадают с вашими бухгалтерскими записями, в ваших бухгалтерских книгах может быть ошибка.
Банковские выписки также помогают отслеживать прогресс вашего бизнеса. И вы используете свои банковские выписки для подачи налогов.
У вас есть бизнес-кредит? Если это так, отслеживание вашего кредита имеет решающее значение. Вы хотите отслеживать такие вещи, как:
Храните все документы по кредиту в удобном для вас месте. Если вы решите погасить кредит раньше или вам нужна отсрочка, предоставьте документацию поставщику кредита.
Отслеживайте выплаты по бизнес-кредитам в своих книгах. Дебетовать ссудный счет, чтобы уменьшить обязательства в ваших бухгалтерских книгах, и кредитовать денежный счет для платежей.
Цель отслеживания вашего бизнес-кредита — убедиться, что вы не пропускаете платежи и управляете рисками. И вы можете увеличить свои шансы на получение кредита в будущем с помощью ответственных планов погашения кредита. Отсутствие пропущенных платежей и погашение всего кредита, как указано в кредитном соглашении, помогает повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса. И более высокий кредитный рейтинг говорит кредиторам, что вы ответственный заемщик с меньшим риском.
Юридические документы, которые есть у вашего бизнеса, зависят от вашей бизнес-структуры. Например, зарегистрированные компании (например, корпорация C) должны сохранять свои учредительные документы. Другие юридические документы включают партнерские соглашения для товариществ или DBA (также известные как ведение бизнеса) для индивидуальных предпринимателей.
Вы должны иметь все юридические документы, подтверждающие, что вы владеете своим бизнесом. Храните эти документы в надежном месте на случай, если вам потребуется предоставить подтверждение права собственности.
Помните, что отслеживание ваших юридических документов отличается от отслеживания финансовых отчетов. Вы должны знать, где вы храните свои документы, чтобы вы могли легко получить их, когда они вам понадобятся.
Государственные и местные органы власти могут потребовать от вас получения различных разрешений или лицензий для ведения вашего бизнеса. И в зависимости от отрасли вашего бизнеса вам может потребоваться подать заявку и получить отраслевые разрешения или лицензии.
Например, предприятиям, которые продают продукты питания или напитки, может потребоваться получить разрешение на продажу этих товаров. И если вы решите продавать алкоголь на своем предприятии, вам необходимо подать заявление на получение лицензии на продажу спиртных напитков.
Отслеживайте свои разрешения и лицензии, поскольку вам может потребоваться их периодическое продление. И следите за любыми изменениями в законах о разрешениях или лицензиях, которые имеет ваш бизнес. Если закон меняет, где вы должны публиковать или как часто вам нужно продлевать разрешение или лицензию, немедленно подчинитесь, чтобы избежать штрафов или штрафов.
Существуют различные типы страховых полисов, которые вам могут понадобиться при ведении бизнеса. Примеры типов страхования, которые вы можете приобрести, включают:
Но чтобы воспользоваться страховкой, вам необходимо предоставить страховое свидетельство. Следите за тем, где находятся ваши страховые полисы. Таким образом, вы можете иметь под рукой номер страхового полиса и другую идентифицирующую информацию, если вам нужно подать претензию.
Страховые полисы помогут защитить вашу компанию в случае:
Подумайте о том, чтобы хранить копии ваших страховых полисов в месте, где они не могут быть повреждены. Например, вы можете хранить записи в цифровом виде в облаке или физически в несгораемом сейфе. Кроме того, узнайте у своего поставщика страховых услуг, предлагают ли они вам цифровую учетную запись для загрузки или просмотра вашей страховки в Интернете вместо бумажных документов.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 8 апреля 2016 г.