Важно поддерживать порядок в книгах в течение всего года. Таким образом, вы отслеживаете каждый элемент, строка за строкой. И вы записываете каждую транзакцию. Но что такое транзакция в бухгалтерском учете? Что конкретно вам нужно отслеживать и записывать?
Итак, что же такое определение транзакции в бухгалтерском учете? В бухгалтерском учете транзакция — это любое денежное деловое событие, которое влияет на финансовую отчетность бизнеса.
Поскольку транзакции включают в себя любое событие, которое оказывает влияние на ваши финансовые отчеты, существует множество элементов, являющихся транзакциями. Примеры бухгалтерских транзакций в вашей учетной записи включают:
…И более. Записывать операции необходимо независимо от используемого метода учета.
Если в вашем бизнесе используется метод начисления, записывайте транзакции при начислении доходов или расходов.
Предприятия, использующие кассовый учет, должны отражать доходы или расходы в момент получения или осуществления платежа.
Модифицированный кассовый учет сочетает в себе кассовый метод и учет по методу начисления. При использовании этого метода транзакции регистрируются в момент получения или совершения платежа (например, при оплате наличными).
Все три типа используют транзакции, но когда вы записываете транзакции отличается.
Опять же, регистрируйте операцию в бухгалтерском учете только тогда, когда имеет место фактический обмен наличными в кассовом учете. Операции в кассовом методе являются немедленными и не охватывают долгосрочные операции. Что это значит?
Операции с наличной оплатой являются краткосрочными операциями. Кроме того, транзакции включают денежные обмены только в следующих аккаунтах:
Таким образом, при кассовом учете обычно используется меньше бухгалтерских операций, поскольку этот метод использует меньше счетов. А при кассовом учете используется учет по одной записи. Таким образом, вы записываете каждую транзакцию только один раз (т. е. когда транзакция действительно происходит) для конкретного счета, на который влияет транзакция (например, кассовый счет).
В бухгалтерском учете по методу начисления используется двойная запись. Итак, вы записываете одну транзакцию, но она затрагивает как минимум два аккаунта. Метод начисления также обычно видит больше транзакций в книге счетов, потому что он использует больше счетов. И вы используете записи в журнале для записи средств.
Когда вы регистрируете финансовую операцию в своих книгах, используйте дебет и кредит, чтобы показать равные и противоположные эффекты на двух или более счетах.
Например, вы отправляете клиенту счет за продукт. Запишите доход в момент получения клиентом счета-фактуры путем дебетования счета актива для дохода. Затем кредитуйте учетную запись актива для запасов, чтобы уменьшить количество запасов.
В примере одна транзакция (продажа запасов) приводит к двум бухгалтерским записям в учете по методу начисления. Однако записи в журнале не являются транзакциями. Вместо этого сделка представляет собой продажу продукта для получения дохода.
При учете по методу начисления каждая транзакция приводит к сбалансированному уравнению бухгалтерского учета.
Опять же, модифицированный кассовый метод учета сочетает в себе элементы как кассового метода, так и метода начисления. Но модифицированный кассовый метод использует двойную запись и включает больше счетов, чем кассовый метод. Таким образом, каждая транзакция может иметь две или более записей в журнале для нескольких учетных записей.
При модифицированной кассовой основе у вас может быть больше типов транзакций, чем при кассовой основе. Большая разница заключается в том, когда Вы записываете транзакции.
Помните, что одна транзакция приводит как минимум к двум бухгалтерским записям в бухгалтерском учете с двойной записью и только к одной записи в бухгалтерском учете с одинарной записью.
Взгляните на некоторые примеры транзакций при записи бухгалтерской операции в системе двойной записи
Вы решаете открыть небольшой бизнес по продаже самых разнообразных изделий ручной работы. Чтобы открыть бизнес, вы накопите 10 000 долларов. После того, как вы накопите деньги, вы вносите наличные деньги на новый банковский счет.
10 000 долларов — это собственный капитал вашего владельца и первая транзакция в ваших книгах.
Чтобы записать депозит в свои бухгалтерские книги, дебетуйте денежный счет в размере 1000 долларов и зачислите ту же сумму на счет акционерного капитала владельца.
Ваш первый клиент приходит и покупает несколько товаров за наличные. Первый клиент представляет одну транзакцию, даже если он приобрел несколько товаров. Общая стоимость продажи составила 100 долларов.
Чтобы зарегистрировать продажу в своих книгах, дебетуйте денежный счет на 100 долларов и кредитуйте счет продаж на ту же сумму.
Ваш второй клиент покупает товары на 50 долларов с помощью кредитной карты. Опять же, продажа — это одна транзакция, даже если клиент покупает несколько товаров.
Зарегистрируйте продажу, дебетуя дебиторскую задолженность на 50 долларов и кредитуя счет продаж на ту же сумму.
После нескольких месяцев работы в бизнесе вы решаете взять бизнес-кредит для расширения. Когда вы получаете кредит, вы записываете одну транзакцию. Тогда каждый платеж по кредиту будет отдельной транзакцией, пока вы не погасите кредит. Помните, что у большинства кредитов есть процентные ставки, поэтому вам придется создать счет процентных расходов в своих бухгалтерских книгах.
Для отражения получения кредита дебетовать кассовый счет на сумму кредита. Если вы еще этого не сделали, создайте счет кредиторской задолженности по кредитам в своих книгах под пассивами. Затем кредитовать кредиторскую задолженность по кредиту на сумму кредита.
Когда вы делаете свой первый платеж, платежная транзакция влияет на три аккаунта:
Операции в бухгалтерии позволяют видеть, куда вы тратите и получаете деньги и сколько. Отдельные транзакции составляют основу всех ваших финансовых отчетов, в том числе:
Имейте в виду, что ваши финансовые отчеты точны настолько, насколько точны данные, которые вы вводите. Поэтому не забывайте тщательно и своевременно записывать каждую транзакцию. Не говоря уже о том, что это поможет вам подготовиться к уплате налогов.
Вы можете использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы упростить процесс записи транзакций. Как? Программное обеспечение для бухгалтерского учета может:
…И более! Для транзакций, которые программное обеспечение не может создать автоматически, запишите записи журнала как можно скорее.
Подумайте о том, чтобы найти опцию программного обеспечения, позволяющую прикреплять квитанции и документы к каждой транзакции. И поищите вариант, который также позволит вам согласовать ваши книги.