Скорее всего, вы предпримете шаги, чтобы защитить свои личные вещи от стихийных бедствий дома. Но делаете ли вы то же самое со своим бизнесом? Последнее, что вам нужно, это быть неподготовленным во время стихийного бедствия. Вместо того, чтобы быть захваченным вихрем, когда происходит неожиданное, создайте план готовности к чрезвычайным ситуациям для душевного спокойствия.

На вас повлияло объявленное стихийное бедствие? Вы можете претендовать на государственную помощь. Загрузите наш бесплатный технический документ «Бизнес-руководство по навигации в условиях стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций», чтобы получить обзоры и ссылки.

7 вещей, которые нужно учесть в плане готовности к чрезвычайным ситуациям

Вы должны заранее подготовиться и продумать решения для аварийного восстановления. Рассмотрите возможность включения этих семи пунктов в свой план обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям.

1. Резервное копирование записей

Большая часть вашего плана готовности к чрезвычайным ситуациям для бизнеса включает резервное копирование важных записей компании. Защитите такие документы, как бухгалтерские записи, банковские или финансовые отчеты, налоговые декларации и информацию о сотрудниках. Вы можете создать резервную копию своих записей в электронном виде или отправить дополнительные бумажные копии на хранение.

Попробуйте отсканировать или загрузить свои деловые записи на свой смартфон или компьютер. Или вы можете сохранить их на внешнем диске или компакт-диске. Если вы решили создавать резервные копии записей в электронном виде, убедитесь, что этот метод надежен и защищает конфиденциальные данные.

Храните копии деловых записей в надежном месте (например, в картотеке). Вы также можете инвестировать в огнестойкую и водостойкую файловую систему, чтобы избежать повреждения документов.

2. Документировать ценности

Если на вашу компанию все-таки обрушится бедствие, вам необходимо будет зафиксировать потерянные предметы. У Налогового управления США есть документ для регистрации убытков вашего бизнеса.

Заранее просмотрите документ IRS, чтобы узнать, какую информацию он включает. Если возникнет чрезвычайная ситуация, используйте книгу, чтобы подсчитать, что потерял ваш бизнес.

3. Получить страховку

Один из лучших способов подготовиться к чрезвычайным ситуациям — оформить страховку. Страховка компенсирует вам потерянный доход, если вам нужно временно закрыть свой бизнес. Кроме того, страховка может помочь покрыть расходы на ремонт, если ваш бизнес пострадает в результате стихийного бедствия.

Многие страховые агентства предлагают планы ответственности и имущества специально для владельцев бизнеса. Планы могут даже предусматривать покрытие расходов на вывоз мусора, потерю дохода и уборку.

Просмотрите свой полис со своим страховым агентом, чтобы убедиться, что вы понимаете свои франшизы и пределы вашего страхового покрытия. Включите контактную информацию вашего страхового агентства в свой план готовности к чрезвычайным ситуациям. Знание того, к кому обращаться после аварии, помогает ускорить процесс.

4. Предупредите сотрудников

Заранее предоставьте сотрудникам доступ к вашему плану готовности к чрезвычайным ситуациям, чтобы они знали свою роль в этом процессе. Каждый сотрудник должен знать, что делать в случае бедствия.

Попробуйте протестировать свой план, организовав встречи и регулярно проводя тренировки с вашими сотрудниками.
Учения помогут вам устранить недостатки в вашем плане и показать сотрудникам, как действовать в чрезвычайных ситуациях.

Во время и после стихийного бедствия информируйте и обновляйте сотрудников о ситуации. Создайте систему для оповещения сотрудников о стихийном бедствии и вашем плане действий. Вы можете предупредить сотрудников по телефону или электронной почте.

5. Инвестируйте в расходные материалы

Убедитесь, что ваш бизнес и сотрудники готовы и защищены в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Чтобы быть готовым к стихийным бедствиям во время работы, инвестируйте в расходные материалы.

Запаситесь такими расходными материалами, как фонарики, аптечки, батарейки, вода, нескоропортящиеся продукты и инструменты. Обеспечьте легкий доступ к расходным материалам на рабочем месте. Подумайте также о приобретении других устройств, например резервного генератора, на случай, если в вашем бизнесе отключится электричество во время грозы.

6. Свяжитесь с поставщиками

Как и сотрудники, вы также должны связаться с поставщиками до того, как произойдет бедствие.
Обсудите со своими поставщиками действия, которые необходимо предпринять в случае стихийного бедствия. Обсудите планы резервного копирования с поставщиками на случай, если вы не сможете использовать или связаться с определенным поставщиком. Кроме того, рассмотрите возможность установления отношений с другими поставщиками, если вы не можете использовать своих основных поставщиков.

Сохраните список поставщиков и их контактную информацию в своем плане готовности к стихийным бедствиям для быстрого доступа.

7. Знайте, к кому обращаться

Как уже упоминалось, вы должны указать все контакты в своем плане готовности к чрезвычайным ситуациям.

Перечислите всю контактную информацию ваших поставщиков, сотрудников и страхового агентства. Вы также можете добавить информацию для сотрудников службы экстренной помощи, например номера телефонов ближайшей больницы или пожарной части.

Регулярно обновляйте список в случае изменения информации. Рассмотрите также возможность резервного копирования контактной информации в электронном виде.

Восстановление налоговых документов после аварии

Если в вашем бизнесе произойдет бедствие, IRS может предложить вам налоговые льготы. Налоговое управление США может предоставить вам больше времени для внесения налога на заработную плату или продлить сроки.

За определенную плату IRS может помочь вам восстановить утерянные налоговые документы. Заполните форму 4506 «Запрос копии налоговой декларации», чтобы запросить копии предыдущих налоговых деклараций.

Свяжитесь с IRS для получения дополнительной информации о налоговых льготах и ​​восстановлении налоговой информации.

О чем следует помнить, если произойдет бедствие

Когда бедствие обрушивается на ваш малый бизнес, может быть трудно сосредоточиться и вернуться в нужное русло. Вот несколько вещей, о которых следует помнить, если произойдет бедствие:

• Не паникуйте
• Следуйте своим процедурам
• Свяжитесь со своими сотрудниками, клиентами, заказчиками и поставщиками
• Обратитесь в страховое агентство, если вашему бизнесу нанесен ущерб.

Используйте простое, но мощное бухгалтерское программное обеспечение Patriot для отслеживания поставщиков, доходов и расходов. Программное обеспечение хранится в облаке, поэтому ваша информация остается в безопасности и доступна в случае аварии. Чего ты ждешь? Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 8 июня 2011 г.