Даже с автоматизацией и простыми в использовании инструментами бухгалтерского учета могут возникать бухгалтерские ошибки. Ошибки в журнальных записях могут в конечном итоге стоить вашему малому бизнесу времени и денег. Узнайте, как вернуть книги в нужное русло, исправляя записи.

Что такое корректирующая запись?

Корректирующая запись в бухгалтерском учете исправляет ошибку, размещенную в ваших книгах. Например, вы можете ввести неверную сумму для транзакции или разместить запись не в той учетной записи. Вы должны сделать корректирующие записи в журнале, как только обнаружите ошибку. Исправление записей гарантирует точность ваших финансовых отчетов.

Корректируя записи, вы корректируете начало нераспределенной прибыли отчетного периода. Нераспределенная прибыль включает в себя ваши деньги, полученные после оплаты расходов за период. Такие записи называются корректировками предыдущего периода.

Учет по методу начисления и двойная запись

Корректировка проводок происходит при учете по методу начисления. Метод начисления использует двойную бухгалтерию.

Для каждой транзакции, которую совершает ваш бизнес, вы должны делать записи по дебету и кредиту. Одни счета увеличиваются по дебету, другие — по кредиту. И некоторые счета уменьшаются при дебете, а другие уменьшаются при кредите.

Записи по дебету и кредиту равны, но противоположны. Сумма дебета и кредита в ваших книгах должна быть равна друг другу. Неравные дебеты и кредиты являются хорошим признаком того, что в ваших записях есть ошибка. Используйте дебет и кредит для исправления записей в журнале.

Как исправить ошибки в бухгалтерии

Иногда в бухгалтерских записях случаются ошибки, которые необходимо исправить. Перед внесением корректирующей записи необходимо указать несколько деталей, в том числе тип ошибки и количество отчетных периодов, на которые она влияет.

Некоторые бухгалтерские ошибки не требуют корректирующей записи, поскольку они уравновешиваются. Уравновешивающая ошибка возникает, когда одна ошибка отменяет другую ошибку.

Вы должны внести корректирующую запись, если обнаружите, что допустили категоризационную или математическую ошибку. Если вы изначально разместили сообщение не в той учетной записи, вам может потребоваться изменить всю запись. Или вам, возможно, придется внести небольшую корректировку.

Если вам нужно внести корректирующую запись, сделайте следующее:

• Выясните все аккаунты, затронутые ошибкой.
• Определите сумму, которую необходимо скорректировать.

Вы должны сделать новые записи для исправления. Используйте те же учетные записи, что и исходная публикация для корректирующей записи.

Записи об исправлении ошибок в учете

В зависимости от типа ошибки вы будете использовать один из следующих методов для ее исправления:

1. Сделайте одну запись в журнале, которая исправляет ошибку в сочетании с неправильной записью.
2. Отменить неправильную запись и использовать вторую запись для записи транзакции

Обычно корректировки могут быть сделаны, когда вы записываете неправильную сумму. Отмены часто используются, когда вы записываете запись в неправильном аккаунте.

Исправление записей с корректировками

Чтобы исправить запись, найдите разницу между правильной суммой и ошибкой, указанной в ваших книгах. Введите разницу (сумму корректировки) в правильный(е) счет(а).

Если исходная запись была слишком низкой, увеличьте учетную запись. Если исходная запись была слишком высокой, уменьшите значение учетной записи.

Исправление записей с разворотами

Реверсивные записи отменяют первоначальные ошибочные проводки. Затем вы создаете новые записи с правильной информацией.

Чтобы сторнировать запись, кредитуйте счет, который получил дебет в исходной записи. И дебетовать счет, который получил кредит. Используйте те же суммы, что и исходные записи.

Примеры исправлений в журнале

Взгляните на эти примеры исправлений в журнале.

Пример 1. Внесение корректировок

Допустим, вы получили 200 долларов по дебиторской задолженности от клиента. Вы должны дебетовать кассовый счет (увеличивая его) и кредитовать дебиторскую задолженность (уменьшая его). Ваш журнал должен выглядеть так:

Но вы вводите 150 долларов США вместо 200 долларов США, поэтому ваш журнал фактически записывается следующим образом:

Чтобы исправить записи, найдите разницу между правильной суммой и ошибочной записью. В этом примере разница составляет 50 долларов. Дебетуйте дополнительные 50 долларов США со счета денежных средств и зачислите 50 долларов США на счет дебиторской задолженности.

Исправляющие записи в сочетании с исходными ошибочными записями отражают правильную сумму (150 долл. США + 50 долларов США =200 долларов США).

Пример 2:сторнирование записей

Допустим, вы купили новое оборудование за 2000 долларов. Вы должны дебетовать счет расходов на оборудование на 2000 долларов (увеличивая его) и кредитовать наличный счет на 2000 долларов (уменьшая его). Ваш журнал должен выглядеть так:

Но вы делаете запись в счете налоговых расходов вместо счета расходов на оборудование. Ваш журнал на самом деле записывается так:

Опять же, вам нужно исправить ошибку в ваших книгах. Чтобы исправить записи, необходимо сместить исходные записи главной книги.

Счет расходов на оборудование ниже, чем должен быть, поэтому нужно увеличить его по дебету. Счет налоговых расходов выше, чем должен быть, поэтому вам необходимо уменьшить его с помощью кредита. Денежный счет не затрагивается. Вот как выглядят корректирующие записи:

Теперь ваши бухгалтерские книги отражают сумму, потраченную на правильном счете расходов.

Нужен простой способ вести точный бухгалтерский учет? Онлайн-программа Patriot для бухгалтерского учета прост в использовании и сделан для не бухгалтера. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.