Когда вы продаете товары или услуги, вам необходимо создать запись о транзакции. В зависимости от ситуации вы будете либо выставлять клиентам счет-фактуру, либо квитанцию. Чем отличается счет-фактура от квитанции? Чтобы избежать путаницы, различайте счета и квитанции.
И счета-фактуры, и квитанции представляют собой бумажные или электронные квитанции, в которых подробно описываются транзакции покупки. Счета и квитанции не взаимозаменяемы. Счет — это запрос на оплату, а квитанция — подтверждение платежа. Клиенты получают счета перед оплатой продукта или услуги и получают квитанции после оплаты.
Предприятия, которые предоставляют товары или услуги клиентам до получения оплаты, отправляют счета-фактуры. Счета — это счета, которые отправляются клиентам после получения ими товара или услуги.
Счета-фактуры являются запросами на оплату. Вы можете отправить квитанции по электронной почте или по почте. Или вы можете доставить их вручную.
Вы не будете выставлять счета каждому клиенту. Счета используются для клиентов, которые:
Счет-фактура — это запись, которая детализирует транзакцию. Он включает в себя такую информацию, как дата создания счета, условия оплаты счета и общая сумма к оплате. Кроме того, в счете-фактуре указана контактная информация продавца и покупателя, например имя, адрес и номер телефона.
Счета-фактуры напоминают клиентам, что они должны деньги вашему бизнесу. Они важны для ускорения денежного потока, обеспечения оплаты и ведения финансового учета вашего бизнеса.
Вы продаете стиральную машину и сушилку покупателю. Вы доставите стиральную машину и сушилку через две недели. Их оплата не должна производиться до тех пор, пока они не получат стиральную машину и сушилку. Предоставьте клиенту счет, чтобы показать, сколько он должен.
Чек служит доказательством транзакции. Вы даете клиентам квитанции после того, как они заплатили за продукт или услугу.
Квитанции включают информацию о проданных товарах или услугах, такую как цена, количество, скидки и налоги. Они также предоставляют информацию о способе оплаты, сумме оплаты и сведениях о продавце.
Во многих случаях покупателям нужны чеки, если они хотят совершить возврат или обмен товара. Поскольку в квитанции указаны продукты и цены, вы можете убедиться, что клиент приобрел товар (ы) в вашей компании. По большей части вы должны выдавать покупателям квитанцию за каждую транзакцию.
Во многих компаниях действует политика возврата, в соответствии с которой клиенты должны иметь квитанцию для возврата товара. Вы должны решить, какую политику возврата вы хотите. Вот несколько примеров политики возврата:
Как владелец малого бизнеса, вы должны хранить копии квитанций клиентов, потому что они действуют как записи. И сохраняйте все квитанции, которые вы получаете от поставщиков. Эти подтверждающие документы гарантируют, что ваши бухгалтерские книги точны. И вам нужны записи, если вас проверяют. Храните коммерческие квитанции не менее трех лет.
Вы продаете одежду покупателю. Они платят вам наличными в точке продажи. Вы должны предоставить им квитанцию, так как вы совершили продажу и приняли оплату наличными. Через неделю покупатель возвращает одну из купленных рубашек. Поскольку у них есть чек, вы можете подтвердить покупку и обменять рубашку на наличные.
Итак, в чем основная разница между счетом и квитанцией?
Клиенты, получившие счет-фактуру, также получат квитанцию при оплате. Но клиенты, которые платят в точке продажи, не получат счет.
Ищете простой способ обработки счетов? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии позволяет создавать и отслеживать неоплаченные счета. Таким образом, вы можете ускорить денежный поток в своем малом бизнесе. И мы предлагаем поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня!