Продажа товаров или услуг клиентам — ваша основная цель. Иногда вместо того, чтобы сразу собирать деньги в обмен на ваше предложение, вы отправляете клиенту счет. Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это счет, отправляемый покупателю после того, как он уже получил продукт или услугу. Если клиент покупает что-то, не заплатив сразу, вы вышлете счет. Счет, отправленный клиенту, называется счетом продажи.
Вы также можете получать счета от поставщиков. Они называются счетами-фактурами покупки, потому что вы совершили покупку и задолжали продавцу.
Счета-фактуры могут распространяться в электронном виде или по почте. Большинство компаний отправляют счета по электронной почте.
Вы можете выставить счет клиенту в разное время. Вы можете выставить счет с доставленным товаром или через определенное количество дней после совершения продажи.
Прежде чем выставить счет клиенту, вы можете отправить ему смету, в которой подробно описывается работа, которую вы собираетесь выполнить, или продукты, которые вы предоставите (поэтому вам также нужно знать, что говорить при отправке сметы).
Счета действуют как записи для вашего бизнеса. Цель счета-фактуры — оставаться организованным и осведомленным о том, какие клиенты вам должны. И вы знаете, когда платежи просрочены.
Счет-фактура также является записью для получателя (однако между счетом-фактурой и квитанцией существует заметная разница). Создайте счет-фактуру, который будет действовать как квитанция, информируя клиента о сумме, которую он должен вашей компании, и о сроке ее погашения.
Если вы используете метод начисления, запишите сумму счета как дебиторскую задолженность в своих книгах. Клиент должен вам деньги за товар или услугу. Счета-фактуры помогут вам убедиться, что ваши бухгалтерские книги точны.
Для чего используются счета-фактуры? Когда дело доходит до этого, счет-фактура - это то, что приводит к оплате от клиента. Без счета-фактуры и без правильно оформленного счета у вас будет медленный денежный поток. Чтобы получить наличные от клиентов, вам нужно напомнить им, что они должны вам деньги, с помощью счета-фактуры.
Если вы подвергаетесь проверке со стороны IRS, вам необходимо иметь финансовые отчеты, в том числе счета-фактуры. Храните копии своих счетов (электронных или бумажных) в надежном месте для точного отслеживания счетов.
Счет — это важная запись, поэтому вам нужно знать, как выставлять счета клиентам. Перед отправкой счета убедитесь в его точности. Если есть неточности, это может замедлить процесс сбора денег.
Вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки счетов. Или вы можете создавать шаблоны счетов с нуля. Независимо от того, автоматизируете ли вы процесс выставления счетов или нет, изучите различные части счета.
Что содержит счет-фактура? Четко обозначьте счет-фактуру, чтобы клиент знал, что это такое. Все счета должны содержать одну и ту же основную информацию:
Возможно, вам придется отправить последующие напоминания, если клиент не заплатит вам. Продолжайте связываться с клиентом (вежливо), если он не заплатил в установленный срок. Если клиент потерял свой счет, отправьте ему еще один.
Вот пример счета:
Нужна помощь в создании счетов? Онлайн-бухгалтерия Patriot для малого бизнеса позволяет создавать счета с логотипом вашей компании и отправлять их клиентам по электронной почте. Программное обеспечение ведет учет и создает отчеты, чтобы вы могли легко управлять своими счетами. Попробуйте бесплатно сегодня!