Предоставляете ли вы кредит клиентам в вашем малом бизнесе? Если это так, вам необходимо зафиксировать эти операции в своих бухгалтерских книгах. В зависимости от используемого метода учета вам может потребоваться отслеживать дебиторскую задолженность. Что такое дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность — это деньги, причитающиеся вашему бизнесу. Вы используете дебиторскую задолженность для отслеживания кредитных линий, которые вы предоставляете клиентам.
Например, когда вы предоставляете продукт покупателю и выставляете ему счет на оплату позже, вы продлеваете кредит. Счет дебиторской задолженности в ваших книгах показывает, какие кредитные линии все еще должны вам.
Вы также можете ссылаться на дебиторскую задолженность как на дебиторскую задолженность или AR. Записи в вашем счете дебиторской задолженности называются дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность представляет собой неоплаченные счета вашей компании.
Учитывайте дебиторскую задолженность, если вы используете метод начисления. При учете по методу начисления вы регистрируете доход, как только вы его зарабатываете, а не когда вы получаете деньги. Другими словами, вы будете регистрировать доход сразу после отправки счета, а не после его оплаты.
Поскольку счета-фактуры подлежат оплате в течение короткого периода времени, дебиторская задолженность является краткосрочным активом. Краткосрочные активы можно быстро конвертировать в наличные, обычно в течение одного года.
Отслеживайте дебиторскую задолженность в сводке дебиторской задолженности. Составьте список ваших клиентов и их соответствующих остатков к оплате. Создайте столбцы, показывающие возраст каждого счета.
Перечислите суммы к оплате по дате. Сводка поможет вам увидеть, кто должен вам деньги, сколько должен каждый клиент и кто просрочил свой срок.
Допустим, у вас есть механическая мастерская. Перечислите клиентов, которые должны вашему бизнесу деньги, в первой колонке. Затем запишите причитающиеся сальдо в соответствующем столбце старения. Вот как будет выглядеть сводка вашей дебиторской задолженности.
Сводка дебиторской задолженности за 1–5 июля
| Клиент | Текущий | Просрочено от 1 до 30 дней | Просрочено 31–60 дней | просрочено>60 дней | Всего |
|---|---|---|---|---|---|
| Боб Джаспер | 3042 доллара США | 3042 доллара США | |||
| Лео Блейс | 1289,50 долларов США | 1289,50 долларов США | |||
| Эми Джордж | 2220,75 долл. США | 2220,75 долл. США | |||
| Фред Астор | 375 долларов США | 375 долларов США | |||
| Хайди Бакстор | 448,25 долларов США | 448,25 долларов США | |||
| Изабель Манн | 711,55 долларов США | 711,55 долларов США | |||
| Всего | 6552,25 долл. США | 375 долларов США | 448,25 долл. США | 711,55 долл. США | 8 087,05 долл. США |
Вы могли починить машину Боба Джаспера, но он не заплатил вам, в то время как вы починили его машину. Он должен вам 3042 доллара. Деньги, которые он должен, являются дебиторской задолженностью. Поскольку платеж Боба не просрочен, вы указываете сумму, которую он должен, в текущем столбце.
Если Боб не платит вам в течение определенного периода, переместите причитающуюся сумму в следующую колонку старения. Этот процесс учета дебиторской задолженности позволяет вам отслеживать, сколько денег вам должны.
Если вы используете метод начисления, вам необходимо отражать дебиторскую задолженность в своих книгах. Отразите дебиторскую задолженность как актив в балансовом отчете.
При учете по методу начисления необходимо использовать двойную бухгалтерию. Это означает, что для каждой транзакции вы записываете две записи. Одна запись увеличивает счет, а другая уменьшает его. Противоположные записи уравновешивают ваши книги.
Чтобы вести двойную бухгалтерию, кредитуйте один счет и дебетуйте другой. Дебет и кредит по-разному влияют на каждый тип счета. Вот руководство, которое поможет вам:
Дебиторская задолженность является активом. Активы увеличиваются за счет дебетов. И активы уменьшаются на кредиты.
Подумайте о том, когда вы продаете продукт и выставляете счет покупателю. Когда вы отправляете счет, вы увеличиваете количество дебиторской задолженности, которая у вас есть. Ваша дебиторская задолженность увеличивается. Поскольку активы увеличиваются за счет дебетования, дебетуйте дебиторскую задолженность по активам в ваших бухгалтерских книгах.
Помните, для каждой транзакции вам нужно сделать две записи. Когда вы совершаете продажу, вы даете покупателю продукт. Ваши продукты являются частью вашего инвентаря, который является активом.
Ваш инвентарь уменьшается, когда вы предоставляете продукт. Поскольку активы уменьшаются за счет кредитов, учитывайте продажу инвентаря в своих книгах.
Резюме. Когда вы совершаете продажу и выставляете счет покупателю, дебетуйте дебиторскую задолженность и кредитуйте продажу в своих книгах.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности показывает, насколько эффективно вы собираете дебиторскую задолженность. Чем выше коэффициент, тем эффективнее ваш бизнес собирает дебиторскую задолженность. Чем ниже этот коэффициент, тем менее эффективно ваш бизнес по взысканию дебиторской задолженности.
Чтобы найти коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, разделите чистые продажи в кредит на среднюю дебиторскую задолженность:
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности =Чистые продажи в кредит / Средняя дебиторская задолженность
Чистые продажи в кредит включают выручку от предоставления кредита. Сюда не входят продажи, оплачиваемые немедленно наличными, чеками или кредитными и дебетовыми картами. Чтобы найти чистый объем продаж в кредит, рассчитайте общий объем продаж в кредит за вычетом возвратов, надбавок и скидок.
Средняя дебиторская задолженность – это сумма начальной и конечной дебиторской задолженности, разделенная на два.
Например, в прошлом году у компании было 800 000 долларов чистых продаж в кредит. На начало года его дебиторская задолженность составляла 40 000 долларов. В конце года его дебиторская задолженность составляла 50 000 долларов США. Средняя дебиторская задолженность =(40 000 долларов США + 50 000 долларов США) / 2 =45 000 долларов СШАКоэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности — это просто число. Чтобы соотношение было полезным, вам нужно сравнить его со средним значением в вашей отрасли. Вы также можете измерить свое соотношение с течением времени, чтобы увидеть, улучшается ли процесс обработки дебиторской задолженности.
Вы можете понять, что вам нужно улучшить процесс сбора счетов. Пересмотрите процесс сбора платежей, чтобы понять, можете ли вы упростить процесс оплаты клиентами. Чем проще клиентам совершать платежи, тем быстрее вы собираете дебиторскую задолженность.
Установите четкие условия оплаты счетов. Счета-фактуры должны отвечать на следующие вопросы:
Если клиент не платит в установленный срок, вам может потребоваться отправить письмо с инкассо или взимать плату за просрочку платежа.
Если это постоянная проблема, и клиент должен вам много денег, вы можете нанять коллекторское агентство. Обычно агентство взимает с вас комиссию или процент от собранной суммы.
Если вы не можете взыскать дебиторскую задолженность, это называется безнадежным долгом. Вы можете вычесть безнадежные долги из своего валового дохода в налоговой декларации. Вы должны были указать долг как доход в предыдущей налоговой декларации, чтобы потребовать возмещения безнадежного долга.
Во многих случаях проще сделать продажу в кредит, чем заставлять покупателя платить вперед. У клиента может не быть наличных денег, необходимых для оплаты общей суммы долга.
Например, если вы строите пристройку к чьему-то дому, вы, вероятно, не ожидаете, что они заплатят вам полную стоимость вперед. Вместо этого вы выставляете им счет, чтобы они могли платить вам несколькими частями.
Предложение кредита клиентам — отличный способ предложить удобство и расширить охват клиентов. Но вам нужно тщательно отслеживать, где вы предоставляете кредит. Дебиторская задолженность показывает, сколько денег ваши клиенты должны вашему бизнесу.
Время, необходимое клиентам для оплаты счетов, влияет на денежный поток вашего малого бизнеса. Денежный поток — это приток и отток денежных средств в вашем бизнесе. Дебиторская задолженность показывает вам деньги, которые вы ожидаете получить, и как быстро их ожидать. Эта информация поможет вам в составлении бюджета и планировании.
Нужен простой способ отслеживать поступления денег в ваш бизнес? Простое в использовании программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot – это простой способ внесения наличных, система вывода средств. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 23 августа 2012 г.