Ваш малый бизнес завален бумажными документами? Когда вы полагаетесь на бумагу для отслеживания финансов бизнеса, вы часто в конечном итоге тратите время и ресурсы. Следуйте нашим советам по организации безбумажного офиса, чтобы повысить эффективность бухгалтерского учета.
Безбумажная бухгалтерия может сэкономить вашему малому бизнесу время и деньги. Вы можете уменьшить количество используемой бумаги, внеся несколько простых изменений. Вот шесть шагов для перехода на безбумажный офис.
Лучше иметь несколько копий финансовых документов. Вы снижаете риск повреждения одного документа и потери важной информации. Но изготовление нескольких бумажных копий ваших финансовых документов стоит денег. Кроме того, вы удваиваете объем дискового пространства, необходимого для бухгалтерских документов.
Вместо того, чтобы хранить более одной бумажной копии, сделайте резервную копию документов в цифровом виде на своем компьютере. Подавая документы в электронном виде, вы избегаете хранения ненужных бумаг. Это одно из многих преимуществ безбумажного офиса. Вы по-прежнему можете распечатать столько документов, сколько захотите, когда они вам понадобятся. Кроме того, сканируйте и сохраняйте заказы клиентов, квитанции и другие документы на своем компьютере.
Резервное копирование документов на вашем компьютере является одним из основных передовых методов безбумажной бухгалтерии. Это поможет защитить информацию от потери. Хранение документов в Интернете предотвращает потерю информации в случае сбоя компьютера. Вы также можете использовать карту памяти или внешний жесткий диск для резервного копирования бухгалтерских документов.
Если у вас его еще нет, вам следует открыть отдельный банковский счет для бизнеса. Банковский счет, используемый только для деловых целей, разделяет личные и деловые средства. Открыв бизнес-счет, зарегистрируйтесь в интернет-банке.
Используя онлайн-банкинг как часть вашей безбумажной бухгалтерской системы, вы тратите меньше времени на походы в банк и выписывание чеков. Вы можете оплачивать счета, переводить деньги на разные счета и просматривать банковскую выписку с помощью онлайн-банкинга. Счет в онлайн-банке дает вам круглосуточный доступ к выписке без ожидания бумажной копии по почте.
Как владелец малого бизнеса, вы должны записывать все транзакции вашего бизнеса. Если вы отслеживаете деньги вручную, подумайте о переходе на программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии. Это один из наших лучших советов по безбумажному офису, поскольку программное обеспечение для бухгалтерского учета сокращает объем бумажной работы в вашем бизнесе и экономит время.
Программное обеспечение для облачного учета хранит финансовую информацию в Интернете. Вы можете получить доступ к своим книгам с любого устройства с подключением к Интернету. Вводя свои транзакции в программное обеспечение, программа автоматически рассчитает для вас итоги. Компания-разработчик программного обеспечения должна гарантировать безопасность и точность.
Финансовые отчеты помогают отслеживать прогресс и принимать решения. Бумажные отчеты, однако, могут быть неприятными. Создание отчетов вручную требует времени и может сделать вашу информацию подверженной ошибкам.
Вместо этого выберите программу, позволяющую создавать финансовые отчеты. Программное обеспечение автоматизирует ввод информации, предоставляя вам точные конечные остатки. Экономия времени за счет создания цифровой выписки — еще один пример многих преимуществ безбумажного офиса. Отчеты унифицированы, поэтому вы можете легко сравнить финансовое состояние одного месяца с другим.
Если вам нужна бумажная копия выписки, вы можете ее распечатать. В противном случае отчеты хранятся в Интернете до тех пор, пока они вам не понадобятся.
Если вы не используете программное обеспечение, вы можете использовать онлайн-приложение или установить его на свой рабочий стол, чтобы создавать отчеты для своего безбумажного рабочего места. Например, вы можете создавать отчеты в электронной таблице Excel. При вводе формул электронная таблица автоматически рассчитает итоги. Выписки хранятся в цифровом виде до тех пор, пока вам не понадобится их распечатать.
Эффективная система выставления счетов имеет решающее значение для вашего малого бизнеса. Вы не хотите тратить время и деньги на взыскание причитающихся вам денег из-за плохих условий оплаты счетов. Отправка цифровых счетов-фактур может стать решением трудоемких и дорогостоящих проблем с выставлением счетов.
Отправляя счета в цифровом виде, вам не нужно покупать бумагу, конверты или почтовые расходы. Вы можете выставлять счета клиентам по электронной почте или использовать программное обеспечение с функцией выставления счетов. Электронные счета-фактуры предоставляют вам единый шаблон счета-фактуры, поэтому вам не нужно начинать каждый счет с нуля. Клиенты получают электронные счета быстрее, чем счета, отправленные по почте, поэтому вы можете получать платежи раньше, если включите электронное выставление счетов в свою систему безбумажного учета.
Вы должны платить федеральные налоги за свой малый бизнес. Налоги могут включать, среди прочего, подоходный налог, налог на самозанятость и налог с продаж. Чтобы упростить уплату федеральных налогов, зарегистрируйтесь в системе EFTPS.
Электронная система уплаты федеральных налогов (EFTPS) — это бесплатная услуга, которая позволяет вам платить федеральные налоги онлайн. Вы можете использовать EFTPS для оплаты всех федеральных налогов. Зарегистрируйтесь в системе EFTPS через IRS, указав свой идентификационный номер налогоплательщика, номер банковского счета и маршрутный номер, а также имя и адрес. Затем следуйте пошаговым инструкциям по уплате федеральных налогов.
Нужен простой способ хранить книги по малому бизнесу на безбумажном рабочем месте? Онлайн-программа Patriot для бухгалтерского учета прост в использовании и сделан для небухгалтера. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.