Как владелец малого бизнеса, вы ведете бухгалтерские записи для финансового планирования и соблюдения законодательства. Некоторые записи содержат конфиденциальную информацию о вашем бизнесе, клиентах и сотрудниках.
Вам необходимо защитить информацию в ваших бухгалтерских записях от повреждений, краж и стихийных бедствий. Попробуйте эти четыре простых шага, чтобы защитить свои бухгалтерские записи.
Вы храните бухгалтерские записи в старых, сломанных картотеках? Или вы складываете их на открытых полках? Ни один из сценариев не является идеальным для обеспечения безопасности вашей информации. Сломанные контейнеры для хранения и открытые полки делают ваши записи уязвимыми. Защитите бумажные документы с помощью чистого и прочного контейнера с замком.
Вы должны защитить свои бумажные файлы от повреждения водой. Допустим, вы оставляете свои файлы на цокольном этаже, и шторм затапливает подвал, уничтожая ваши записи. Не храните бумажные документы в местах, где на них может попасть вода.
Кроме того, защитите бумажные документы от повреждения огнем. Держите бумагу вдали от электрических помещений и оборудования, использующего тепло (например, сварочных инструментов). Вы можете использовать огнеупорные и водонепроницаемые контейнеры для хранения и картотечные шкафы.
Копии служат в качестве резервной копии на случай, если ваши исходные записи будут утеряны или уничтожены. Вы можете сделать физические копии или отсканировать цифровые копии. Храните один набор записей в другом месте, чем другой набор. Таким образом, вы не рискуете потерять оба набора одновременно.
Иногда вы теряете документы, не успев сделать копию. В этом случае узнайте, есть ли способ получить копию из источника. Часто вы можете получить копии отправленных форм IRS для малого бизнеса с запросом. Если у вас отсутствует налоговая декларация, используйте форму 4506, чтобы запросить копию из IRS.
Если вы храните некоторые виды деловых записей непосредственно на своем компьютере, вам необходимо установить программы безопасности на устройстве. Установите антивирусное программное обеспечение на свой компьютер, чтобы защитить записи рабочего стола от вредоносных программ.
Вы можете получить доступ к записям рабочего стола только с того компьютера, на котором вы сохранили файлы. Если ваш компьютер поврежден, вы можете потерять свою информацию. Скопируйте записи резервных копий на внешний диск.
Если вы избавляетесь от старого компьютера, удалите свои бухгалтерские записи с рабочего стола. Не удаляйте файлы. Вам нужно стереть диск, чтобы удалить данные с компьютера.
Вы можете получить доступ к облачному бухгалтерскому программному обеспечению из Интернета. Это означает, что вы не потеряете свои записи, если ваш компьютер выйдет из строя. Вы храните свою информацию в облаке и можете использовать разные устройства для доступа к ней.
Облачное бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса принимает меры для защиты вашей информации. Например, он шифрует ваши данные так же, как это делают банки. Используйте надежный пароль для своей онлайн-бухгалтерии и держите его скрытым от других. Кроме того, используйте антивирусное программное обеспечение для защиты компьютера от вирусов.
Вам нужен простой способ отслеживать транзакции вашей компании? Интернет-программное обеспечение для бухгалтерского учета Patriot сделан для владельца малого бизнеса. Экономьте свое время и деньги с помощью простой системы учета поступления и вывода средств. Попробуйте бесплатно сегодня!