Мы возлагаем большие надежды на технологии:согласно исследованию Deloitte , 67 % ИТ-директоров ожидают, что ИТ повысит эффективность и сократит расходы, а 70 % ожидают, что ИТ улучшит бизнес-процессы.
Внедрение нового программного обеспечения в вашу бухгалтерскую практику должно быть максимально эффективным для достижения этих сложных целей. Следуйте этим семи рекомендациям, чтобы ваш следующий технологический проект имел наибольшие шансы на успех. И быть чемпионом по управлению изменениями.
Вы не можете угодить всем, но вы можете поощрять более широкое чувство сопричастности, максимально вовлекая свою команду.
Даже если окончательные решения принимаются старшими менеджерами и партнерами, ищите способы, с помощью которых ваши сотрудники могут внести реальный вклад в процесс. Могут ли они помочь сформулировать вопросы, которые необходимо решить? Или определить критерии, по которым будут оцениваться претенденты? Или помочь установить приоритеты проекта?
Будьте конкретны и индивидуальны, чтобы каждый понял, что лично он получит от изменений. Так что, если программное обеспечение упрощает подготовку налоговых деклараций? Для большинства людей важно, чтобы их собственная трудовая жизнь в декабре и январе была менее напряженной!
Даже более общие преимущества практики, в конечном счете, принесут пользу персоналу, например, большую стабильность бизнеса, возможности для более интересной и сложной работы и более широкие перспективы карьерного роста. Это стоит расшифровать.
Руководители проектов не могут быть везде одновременно! Вам нужно заручиться поддержкой некоторых защитников проекта.
Чемпионы должны полностью поддерживать проект. Им необходимо действительно понимать преимущества нового программного решения и предполагаемые результаты проекта. Они работают с заинтересованными сторонами, чтобы они были вовлечены и довольны процессом, борясь с неизбежной «усталостью от проекта», которая влияет на многие проекты, особенно на более длительные.
Хорошее управление проектом зависит от эффективной коммуникации не только в начале и в конце проекта, но и на каждом этапе.
Слухи и негатив могут быстро распространяться – регулярное, открытое и честное общение поможет вам преодолеть их. Найдите на своем пути вехи, которые вы можете отметить и отпраздновать, но также будьте честны в отношении любых проблем и задержек. Это поможет избежать неожиданных потрясений в дальнейшем.
Обучение жизненно важно для успеха проекта. Недостаточно просто запустить новую программную систему, вы должны убедиться, что люди используют ее и используют эффективно.
В наши дни относительно легко создавать материалы в разных форматах, подходящих для разных стилей обучения:бумажные документы и печатные руководства; простые часто задаваемые вопросы; страницы в вашей внутренней сети; демонстрационные данные для тех, кто лучше всего учится с помощью программного обеспечения; обучение в классе; живые онлайн-вебинары и записанные видео.
Многие программные проекты не оцениваются до тех пор, пока они не будут завершены, а к этому времени обычно уже слишком поздно что-то менять.
Вместо этого разбейте проект на управляемые части и оценивайте каждую фазу по мере ее завершения. Существует множество способов сбора данных об оценке, формальных и неформальных, от очных обсуждений, сессий «обед и обучение», быстрой электронной почты, формы во внутренней сети фирмы или онлайн-опроса.
Конечно, важно обучать вашу нынешнюю команду, но не забывайте об обучении новых сотрудников, чтобы все перенимали передовой опыт.
Убедитесь, что вы включили достаточное обучение в свою вводную программу, но помните, что «обучение» не означает оставлять кого-то одного в комнате на день в надежде, что он станет полноценным экспертом в программном обеспечении. Если вы следовали рекомендациям из шага 5 выше, у вас уже есть учебные материалы в различных форматах, которые помогут разным людям учиться так, как им удобно.
Грег Джиллет — менеджер по связям с общественностью компании Wolters Kluwer. Группа примет участие в Accountex Summit North, Pod 35.