В любом бизнесе есть две основные стороны, покупатель и продавец, независимо от отрасли. Компания отслеживает свои запасы и продажи с помощью заказа на покупку и счета-фактуры. Поскольку эти документы во многих аспектах похожи, часто возникает путаница.
Это юридический документ между покупателем и продавцом, инициированный покупателем. Принимая во внимание, что счет-фактура — это документ о продаже, требующий оплаты проданных товаров.
Заказ на поставку от покупателя к продавцу с запросом материалов по цене, установленной продавцом. Он содержит следующие пункты:
Заказ на покупку создается до отправки счета-фактуры, поскольку он определяет требования к продаже. Наличие надлежащей системы заказов на поставку поможет руководству отслеживать заказанные, отгруженные и полученные запасы, но не выставленные по счетам. Благодаря современным технологиям заказы на покупку теперь компьютеризированы, что позволяет повысить эффективность платежей и отслеживания запасов.
Работа с заказом происходит в три этапа:
Покупатель оформляет заказ в электронном виде через свой отдел закупок. Обычно он включает в себя все детали, касающиеся заказа. Все, что нужно сделать покупателю, — это заполнить поля для каждой части данных на компьютере и отправить их продавцу по почте.
Как только покупатель отправляет заказ на покупку, продавец обрабатывает заказ. Статус заказа на стороне продавца остается в процессе до доставки товара. Как только отгрузка физически достигает склада покупателя, заказ на поставку сравнивается с запасами, и фактические запасы поступают. Затем заказ на покупку помечается как обрабатываемый и ожидающий оплаты.
Поставщики используют эти заказы для выполнения заказов и процесса оплаты. После получения оплаты и доставки продавец использует заказ для подсчета своих запасов. Часто вместе с электронным вводом продавец берет и бумажный экземпляр для ручной проверки отправления. Если заказ неоплачен, устанавливаются даты и крайний срок напоминания об оплате, а также дата возврата.
Покупатель использует заказ на покупку, когда он хочет купить расходные материалы или инвентарь в кредит. PO также служит защитой от рисков в случае любого спора. Он также играет важную роль в инвентаризации и отслеживании платежей. Это помогает поставщикам сравнивать отгруженные и заказанные запасы на предмет точного статуса. Поставщики могут отслеживать платежи, которые они получили по конкретным заказам. Покупатели также хранят печатные копии заказа на поставку, чтобы следить за своевременным получением товаров.