Вместо того, чтобы копировать и вставлять большие объемы данных из листа Microsoft Excel в QuickBooks, используйте опцию импорта QuickBooks. Вам нужно будет сопоставить столбцы рабочего листа с соответствующими заголовками QuickBook, но процесс займет всего пару минут. QuickBooks позволяет предварительно просмотреть выбранные сопоставления до завершения процесса импорта.
Сохраните файл Excel или электронную таблицу в формате или с расширением XLS или XLSX.
Откройте файл данных QuickBooks.
Сделайте резервную копию своих данных, чтобы не потерять важные данные, если импорт не будет работать должным образом. Это лучший способ каждый раз, когда вы работаете с любыми данными.
Щелкните меню «Файл» QuickBooks, выберите «Утилиты», затем «Импорт», а затем «Файлы Excel».
Выберите свой файл XLS. Выберите раскрывающееся меню «Выбрать лист в этой книге Excel» и выберите «Учетные записи».
Нажмите кнопку «Сопоставления». Введите имя сопоставления, например «Сопоставить заголовки QB со столбцами XLS». Щелкните «Тип импорта» и выберите «Учетная запись». Выберите пустую строку под заголовком столбца «Импортировать данные», чтобы увидеть все столбцы файла Excel.
Нажмите на имена, чтобы выбрать поля, в которые вы хотите импортировать данные. Рядом с каждым именем в столбце «Импорт данных» появится раскрывающееся меню, в котором вы выберете обозначение столбца Excel, в котором данные находятся в Excel. Щелкните "Сохранить". На этом этапе вы вернулись в окно «Импорт файла».
Перейдите на вкладку «Настройки» и выберите подходящие параметры для импорта. Используйте параметр «Предварительный просмотр», чтобы убедиться, что столбцы Excel правильно сопоставлены с QuickBooks.
Когда все будет хорошо, нажмите «Импорт».
В некоторых версиях QuickBooks есть мастера, которые делают импорт файлов более управляемым с помощью более строгой системы проверки ошибок. Чтобы импортировать файлы Excel с помощью мастера, они должны быть в формате XLSM.
Для более старых версий QuickBooks вы можете преобразовать файлы Excel в IIF (Intuit Interchange Format), что может оказаться сложным процессом. IIF - это формат текстового файла с разделителями-табуляциями, используемый для импорта списков и транзакций в QuickBooks. На рынке доступны определенные наборы инструментов IIF, которые могут помочь в этом процессе. Еще один недостаток использования этого процесса импорта состоит в том, что проверка ошибок минимальна, поэтому вы склонны ошибаться.
Процесс необратим; не забудьте сделать копию или резервную копию ваших файлов, прежде чем продолжить импорт.