Время от времени вы можете вносить предоплату за услуги, возможно, чтобы получить более выгодную сделку по работе, или, может быть, потому, что это одно из условий предложения - запланировать услуги заранее. Иногда, когда вы это делаете, возникают проблемы, и услуги не оказываются завершенными, как вы планировали. В этом случае вам, возможно, придется написать письмо поставщику услуг или подрядчику с просьбой вернуть ваши деньги. Написание письма в такой неудобной ситуации требует такта и таланта.
Напишите письмо в бумажном виде. Хотя электронная почта является популярным и быстрым средством общения с людьми и предприятиями, она может не соответствовать юридическим требованиям, которым соответствует письмо. Бумажные и почтовые письма также, как правило, более эффективны в передаче информации о том, что именно могло пойти не так, и о том, что вы ищете, чтобы исправить ситуацию.
Составьте свое письмо в блочном бизнес-формате, где вся буква выровнена по левому краю или каждая написанная строка находится даже в левой части страницы. Начните сверху с даты и двигайтесь вниз, чтобы написать свое имя и адрес. Переместитесь на пару строк вниз и напишите адрес человека, которому вы отправляете письмо. Переместитесь еще на пару строк вниз и напишите свое приветствие. Приветствуйте человека по имени и держитесь подальше от «Уважаемый господин» или «Кого это может касаться».
Пишите четко, используя профессиональный, ясный язык. Используйте простые и понятные термины и сделайте прямой запрос на возмещение, указав причину, по которой вы спрашиваете. Включите любую относящуюся к делу информацию, например дату, когда работа должна была быть начата и закончена. Также включите все усилия, которые вы приложили, чтобы связаться с этим человеком, чтобы организовать работу, которая должна быть выполнена. Сделайте письмо дружелюбным и профессиональным, воздержитесь от грубых выражений или делового жаргона.
Скажите в письме именно то, что вы ищете. Это призыв к действию; если вы хотите вернуть 200 долларов, так и скажите. Укажите дату, до которой вы свяжетесь с компанией, если вы не получили от них никаких известий. Предоставьте для себя побольше контактной информации и назовите предпочтительный для вас способ связи. Внимательно вычитайте свое письмо, выполнив проверку орфографии в письме, если вы пользуетесь компьютером. Назовите дату, к которой вы ожидаете получить ответ, и дайте понять, что вы перезвоните, если вы этого не сделаете.
Отправьте любое письмо с просьбой о том, что может повлечь за собой судебный иск, заказным письмом с уведомлением о вручении. Сохраните копию письма с квитанцией о доставке в качестве доказательства переписки.
Не угрожайте судебным иском и не высказывайте пустых угроз в своем письме. Во многих компаниях упоминание юриста помещает письмо в совершенно другую категорию. Компания, которая поначалу была полностью готова вернуть деньги, может направить письмо в свой юридический отдел, если вы укажете судебные иски, которые могут замедлить или остановить процесс возврата.