Учетный процесс состоит из ряда задач, часто называемых этапами бухгалтерского учета. Процесс проходит через циклы, в которых одни и те же этапы учета повторяются в течение каждого отчетного периода. Начиная с регистрации бизнес-операций и заканчивая представлением финансовой отчетности, следующие основные шаги бухгалтерского учета могут продемонстрировать различное влияние бизнес-операций на финансовое положение и результаты деятельности вашей компании.
Компании должны регистрировать каждую бизнес-операцию в книге исходных записей журнала, этот шаг называется журналированием. Посредством ведения журнала каждая бизнес-операция регистрируется на двух связанных, но противоположных счетах, причем один счет дебетуется, а другой - кредитуется с той же суммой транзакции. Как правило, записи в журнале вводятся в порядке их транзакционных дат, когда транзакции произошли.
Информация о счете, записанная в исходной журнальной книге, должна быть позже перенесена и разнесена в главную книгу. Главная книга имеет формат счета, который упрощает получение данных счета для составления финансовой отчетности. В главной книге счета группируются на основе структур баланса и отчета о прибылях и убытках. Все суммы транзакций, найденные в журнале для каждого счета главной книги, суммируются, а затем отображаются как баланс этого счета главной книги.
Подготовка пробного баланса заключается в наличии списка счетов главной книги со всеми суммами дебета, указанными в одном столбце, и всеми суммами кредита в другом столбце. Каждый столбец суммируется, и их суммы сравниваются друг с другом, чтобы увидеть, есть ли баланс или какое-либо неравенство. Цель подготовки пробного баланса - выявить любые ошибки ведения журнала или публикации из более ранних записей и исправить их, чтобы можно было продолжить составление финансовой отчетности.
Компаниям может потребоваться внести определенные корректирующие записи в некоторые бизнес-операции, которые, как правило, не регистрируются до конца отчетного периода. Такие бизнес-операции часто включают предоплаты, произведенные компанией в качестве предоплаты расходов или клиентами в качестве предпродажной выручки, а также любые начисленные доходы или расходы, которые просто не учитываются в течение периода, например, дебиторская задолженность или невыплаченная заработная плата. Корректирующая запись о предоплате соответствующим образом корректирует общий остаток предоплаты, чтобы отразить понесенные расходы или полученный доход за текущий отчетный период.
Временные записи - это те, которые делаются на счетах отчета о прибылях и убытках, а именно на различных счетах доходов и расходов, плюс счет дивидендов. Любое сальдо на временных счетах должно быть закрыто в конце отчетного периода, потому что счета доходов или расходов должны начинаться с нулевого сальдо для следующего отчетного периода. Остатки на временных счетах закрываются за счет нераспределенной прибыли, при этом доходы увеличивают нераспределенную прибыль и расходы, а дивиденды уменьшают нераспределенную прибыль.
Составление финансовой отчетности, по сути, представляет собой перенос остатков по счетам главной книги на соответствующие счета в различных финансовых отчетах, включая баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и отчет о собственном капитале. Компании часто используют электронные таблицы для подготовки финансовой отчетности. Рабочий лист часто имеет форму разных столбцов, а основной рабочий лист может состоять из столбца счета, столбца баланса и столбца отчета о прибылях и убытках. В столбце счета перечислены все имена счетов с остатками на счетах, соответствующим образом введенными в любой из двух столбцов отчета, создавая начальную версию финансовой отчетности.