В бухгалтерском учете не все денежные расходы являются расходами для отчета о прибылях и убытках. И наоборот, при использовании учета по методу начисления расходы могут возникать в отчете о прибылях и убытках без отображения каких-либо денежных выплат на тот момент. Начисленные расходы - это расходы, которые компании понесли, но еще не оплатили, и которые могут повлиять на отчет о прибылях и убытках компании. Однако начисленные расходы сами по себе являются счетом обязательств в балансе, и последующее погашение обязательства не влияет на отчет о прибылях и убытках компании.
Начисленные расходы - это денежные средства, причитающиеся сторонам, которые предоставили компании определенные операционные ресурсы на условиях кредита, такие как материалы, рабочая сила или коммунальные услуги. Начисленные расходы часто имеют вид кредиторской задолженности, счета пассива в балансе. Общая кредиторская задолженность может включать в себя все, что угодно:от заработной платы, арендной платы до уплаты подоходного налога и процентов к уплате. Компании регистрируют различные неденежные расходы по мере их возникновения и отражают их в отчете о прибылях и убытках как вычеты из чистой прибыли.
Компании первоначально регистрируют увеличение начисленных расходов, поскольку это происходит путем кредитования начисленных расходов или кредиторской задолженности в разделе пассивов баланса. Увеличение начисленных расходов также увеличивает соответствующий счет расходов в отчете о прибылях и убытках, и, таким образом, компании будут дебетовать счет расходов и добавлять его в качестве расходного компонента в отчет о прибылях и убытках. В результате увеличение начисленных расходов снижает влияние на отчет о прибылях и убытках.
Уменьшение начисленных расходов происходит, когда компании погашают свою непогашенную кредиторскую задолженность в более поздние периоды. Чтобы зарегистрировать уменьшение начисленных расходов, компании дебетуют кредиторскую задолженность, чтобы уменьшить сумму кредиторской задолженности в качестве обязательства, и зачисляют денежные средства на сумму произведенного денежного платежа. Такие денежные расходы не являются расходами текущего отчетного периода, поскольку соответствующие расходы произошли и были отражены в более раннем периоде. Таким образом, уменьшение начисленных расходов не влияет на отчет о прибылях и убытках.
Отсутствие учета начисленных расходов приведет к занижению обязательств компании в балансе и соответствующих расходов в отчете о прибылях и убытках и, таким образом, приведет к завышению чистой прибыли. Учет начисленных расходов часто называют корректировочными проводками, которые компании обычно проводят в конце отчетного периода. Пропуск в конце периода регистрации начисленных расходов может иногда происходить из-за того, что для начисленных расходов не всегда четко выполняются соответствующие бизнес-операции, на которых основаны записи в журнале.