Автоматический учет времени звучит настолько просто, насколько это возможно. Сотрудники сидят за своими столами, программное обеспечение работает в фоновом режиме, а инструмент выполняет свою работу, пока они сосредоточены на работе.

Некоторым организациям это именно то, что им нужно. Но для других это может стать началом проблемы доверия, о которой они даже не подозревали.

В этом руководстве мы поможем вам решить, подходит ли этот вид отслеживания вашей организации — вашим устройствам, вашей правовой среде, вашей культуре и вашим отношениям с людьми, которые приходят на работу каждый день.

Повысьте эффективность своей команды с помощью инструментов Hubstaff

Что такое автоматический учет времени?

Автоматический учет времени – это программное обеспечение, которое записывает рабочее время в фоновом режиме, не требуя от сотрудников вручную запускать или останавливать таймер при каждом сеансе.

Обычно эти инструменты запускаются на устройствах, выпущенных компанией, развертываются администратором и непрерывно фиксируют время без каких-либо действий со стороны сотрудника. Это стоит отличать от приложений для повышения личной эффективности, таких как Toggl Track или RescueTime, которые человек может использовать, чтобы понять свои привычки.

Организационное автоматическое отслеживание отличается:это административное решение, применяемое в масштабе всей рабочей силы, при этом разрешения и потребности бизнеса учитываются с самого начала. 

Основные возможности автоматических трекеров времени обычно выглядят следующим образом:

• Отслеживание биографических данных без участия сотрудников. После развертывания программное обеспечение запускается, не требуя от сотрудников взаимодействия с ним в начале или конце сеанса.
  
• Отслеживание активности и использования приложений. Помимо необработанных часов, автоматическое отслеживание может собирать такую информацию, как использование веб-сайтов и приложений (а также время, проведенное в указанных инструментах), предоставляя организациям более подробную картину того, как они проводят время на работе.
  
• Отчеты, соответствующие требованиям. Отслеживаемые данные автоматически регистрируются и форматируются для целей аудита, что важно для отраслей со строгими требованиями к труду, выставлению счетов или государственным контрактам.
  
• Предоставление учетной записи и управление пользователями. Новые сотрудники, добавленные в организацию, могут быть автоматически включены в политику отслеживания. Это снижает административные расходы по мере роста команды.
  
• Офлайн-отслеживание с автоматической синхронизацией. Часы, записанные без подключения к Интернету, хранятся локально и синхронизируются после восстановления подключения, чтобы защитить от пробелов и несоответствий в учете.

Все эти возможности объединяет то, что они исключают из уравнения человеческую переменную (например, забытые часы прихода на работу, округленные табели учета рабочего времени, реконструкцию рабочего времени в конце недели). Является ли это особенностью или проблемой, почти полностью зависит от контекста.

Преимущества автоматического учета рабочего времени для организаций

Благодаря автоматическому учету времени административная нагрузка по управлению учетом времени в значительной степени исчезает после этапа начальной настройки. 

Здесь нет табелей учета рабочего времени, часов, которые нужно сверять в конце недели, и нет дыр в отчетах, которые можно было бы вернуть и заполнить. Это очень ценно для организаций, управляющих распределенными командами или рабочими процессами, требующими соблюдения требований.

Автоматический учет времени также имеет множество других преимуществ, например: 

• Точность расчета заработной платы. Автоматизированные журналы фиксируют часы по мере их возникновения, что означает, что командам не придется иметь дело с ручными табелями учета рабочего времени, что является ненадежной основой для расчета заработной платы. Исправление ошибок ручного расчета заработной платы обходится командам в среднем в 291 доллар. 
  
• Экономия времени администратора. Отслеживание времени в фоновом режиме означает, что HR и операционные команды тратят гораздо меньше времени на отслеживание заявок и устранение несоответствий.
  
• Последовательные и полные данные. Поскольку отслеживание не зависит от действий сотрудников, учет рабочего времени един для всей организации. Он имеет одинаковый формат и уровень детализации, независимо от роли или местоположения.
  
• Отчетность, готовая к соблюдению требований. Автоматические журналы создают проверяемые записи с отметками времени, необходимые для соблюдения трудового законодательства, государственных контрактов DCAA и выставления счетов клиентам.
  
• Просмотр персонала в широком масштабе. Автоматическое отслеживание работает одинаково независимо от того, состоит ли команда из 10 или 10 000 человек, независимо от часовых поясов, типов устройств и ролей.

Совместным эффектом этих улучшений является то, что процессы, отнимающие значительное время и вызывающие стресс, становятся практически невидимыми. Другими словами, у менеджеров появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.

Какие типы организаций получают наибольшую выгоду?

Автоматический учет рабочего времени не является универсальным решением, и ни одна организация не должна быть вынуждена вписываться в рамки, чтобы его приспособить. 

Автоматическое отслеживание лучше всего работает в определенных организационных контекстах, где право собственности на устройство четко определено, требования соответствия строгие, а объем работы делает отслеживание вручную нецелесообразным.

Вот несколько примеров использования автоматического отслеживания: 

• Организации, выпускающие корпоративные или управляемые устройства. Автоматическое отслеживание предназначено для этой среды. Когда организация владеет устройством, юридическая и административная основа для отслеживания данных проста.
  
• Отрасли, где требуется соблюдение требований. Государственные подрядчики, работающие в соответствии с требованиями DCAA, организации здравоохранения и компании, предоставляющие финансовые услуги, — все работают в средах, где точные, поддающиеся проверке записи рабочего времени не являются обязательными.
  
• Удаленные и распределенные команды. В рабочей силе, разбросанной по локациям и часовым поясам, единообразный сбор данных сложнее обеспечить вручную. Автоматическое отслеживание устраняет эту зависимость.
  
• Фирмы, предоставляющие ИТ и профессиональные услуги. Организациям, выставляющим счета нескольким клиентам и проектам, нужны данные о времени, достаточно точные для выставления счетов. Ввод вручную создает риск, который устраняет автоматическое отслеживание.
  
• Полевые услуги и строительство. Командам, документирующим часы работы на объекте для выполнения заказов на работу и выставления счетов по проектам, нужны записи, отражающие, когда и где фактически выполнялась работа.
  
• Организации с существующей инфраструктурой MDM. Компании, уже использующие Jamf или Microsoft Intune для управления несколькими устройствами (MDM), могут развернуть автоматическое отслеживание с помощью существующего стека управления устройствами, что значительно упрощает развертывание.

Объединяет все это то, что наибольшую выгоду получают организации, в которых данные о времени имеют последствия — для расчета заработной платы, выставления счетов, соблюдения требований или для всех трех.

Когда автоматический учет времени может оказаться нецелесообразным

Автоматический учет рабочего времени — серьезный административный инструмент, и, как любой серьезный инструмент, он неуместен в определенных ситуациях. Самым явным дисквалифицирующим фактором является право собственности на устройство.

Автоматическое отслеживание предназначено для устройств, принадлежащих или управляемых компанией. В среде BYOD (где сотрудники работают на своих ноутбуках и телефонах) автоматическое отслеживание неприменимо. 

Небольшие команды с простыми потребностями могут счесть автоматическое отслеживание обременительным. Например, если команда из пяти человек выставляет счета нескольким клиентам, затраты на развертывание и управление системой автоматического отслеживания, вероятно, не окупятся. 

Еще одна область, на которую следует обратить внимание, — это культура. Автоматическое отслеживание требует определенного уровня организационной прозрачности, к которому не каждое рабочее место готово. Тем не менее, команды, которые внедряют автоматическое отслеживание без уведомления сотрудников, часто создают себе больше проблем. Вот почему мы настоятельно рекомендуем предприятиям уделять время осознанному использованию своих ценностей. 

Если доверие подорвано, восстанавливать его будет дорого. Никакая система учета рабочего времени этого не стоит.

Подходит ли автоматический учет рабочего времени для вашей организации? Шестиэтапная схема принятия решений

Не каждая организация, которая может внедрить автоматический учет рабочего времени, должна это делать.

Перед установкой любого программного обеспечения выполните следующие действия, чтобы проверить, подходит ли автоматическое отслеживание вашей команде. 

1. Оцените владение устройством

Первый вопрос самый дисквалифицирующий. Ваши сотрудники работают на устройствах, выпущенных или управляемых компанией?

Если ответ «нет» (или даже скорее «нет»), автоматическое отслеживание не подходит для вашей среды.

Юридическая и этическая основа отслеживания данных на личных устройствах достаточно сложна, поскольку согласие является обязательным. В этом случае вам следует рассмотреть прозрачные альтернативы учета рабочего времени. 

2. Определите цели отслеживания

Прежде чем оценивать какое-либо программное обеспечение, вам необходимо четко определить, какую задачу вы пытаетесь решить.

Соответствие требованиям, точность расчета заработной платы, выставление счетов клиентам и прозрачность производительности — все это законные цели. Однако они приводят к разным конфигурациям и разным разговорам с сотрудниками.

Расплывчатые цели приводят к расплывчатым реализациям. В свою очередь, это приводит к развертыванию, которое впоследствии создает проблемы.

3. Оцените готовность ИТ

Автоматическое отслеживание в больших масштабах требует инфраструктуры. Если ваша ИТ-команда уже использует решение MDM, такое как Jamf или Microsoft Intune, развертывание становится значительно более управляемым, поскольку отслеживание можно передавать на зарегистрированные устройства пакетно, а не устанавливать одно за другим.

С другой стороны, если такая инфраструктура еще не существует, вам необходимо лучше понять, что потребуется для ее создания, прежде чем согласовывать сроки развертывания.

4. Проверьте свои законодательные и нормативные требования

Правила учета рабочего времени сотрудников существенно различаются в зависимости от страны, штата и отрасли.

В Соединенных Штатах FLSA требует точного учета отработанных часов. Калифорнийский CCPA добавляет требования к сбору и использованию данных о сотрудниках.

GDPR применяется к организациям, работающим в ЕС, и обычно требует, чтобы сотрудники были проинформированы о данных, которые собирают их работодатели. Существует также соответствие требованиям DCAA, которое распространяется на государственных подрядчиков.

Понимание того, какие из них применимы к вашей организации, еще до развертывания – это центральная основа успешного автоматического отслеживания времени.

5. Составьте план общения с сотрудниками

Этот шаг заслуживает большего внимания, чем обычно.

Решите, что, когда и кто будет говорить сотрудникам. Сделайте это до регистрации одного устройства.

Автоматическое отслеживание, которое сотрудники обнаруживают самостоятельно (или которое плохо объясняется постфактум), имеет тенденцию подрывать доверие на рабочем месте. План коммуникации должен быть частью реализации.

6. Пилотная версия перед полным внедрением

Начните с небольшой группы. Пилотный проект дает вам возможность проверить процесс развертывания, провести стресс-тестирование настроек вашей политики и понять, как на самом деле выглядит опыт сотрудников, прежде чем вы переключите всю организацию на метод автоматического отслеживания.

Проблемы, возникающие в пилотной версии, можно решить, но проблемы, возникающие после полного внедрения, обходятся значительно дороже.

Как автоматический учет времени работает с Hubstaff

Hubstaff — это универсальная программная платформа для учета рабочего времени со встроенными функциями мониторинга производительности, анализа рабочей силы, отчетности и оплаты. Предприятия могут использовать его двумя разными способами в зависимости от своих потребностей:

1. Как программное обеспечение для учета рабочего времени на основе задач. Самая распространенная версия Hubstaff позволяет пользователям отслеживать время, потраченное на проекты и задачи, а также просматривать данные о времени и активности в режиме реального времени на своей информационной панели. Это решение отлично подходит для пользователей, работающих с персональных устройств . которым нужен полный контроль над тем, когда начинается и заканчивается отслеживание.
   
2. В качестве программного обеспечения для автоматического фонового отслеживания времени на корпоративных устройствах. Hubstaff также может работать в фоновом режиме на принадлежащих компании устройствах для автоматизации отслеживания времени и активности. Когда устройство включено, автоматически включается отслеживание. Это отлично подходит для сред с высокими требованиями к соблюдению требований, когда компании выдают устройства своим сотрудникам только для работы.

Если вы выберете опцию автоматического отслеживания, администраторы смогут создать политику автоматического отслеживания. После этого отслеживание выполняется в фоновом режиме на зарегистрированных корпоративных устройствах, без каких-либо действий со стороны сотрудника в каждом сеансе.

Новые пользователи, добавленные в организацию, автоматически регистрируются в политике. Развертывание может происходить индивидуально для небольших команд или пакетно через MDM для более крупных развертываний. Hubstaff поддерживает Windows, macOS и Linux.

• Фоновое отслеживание. Когда политика активна, таймер запускается, и сотрудникам не нужно взаимодействовать с приложением в начале или конце сеанса.
  
• Отслеживание активности и использования приложений. Hubstaff фиксирует, какие приложения используются и как долго, предоставляя администраторам детальное представление о том, как члены команды проводят рабочее время в организации.
  
• Отчеты, соответствующие требованиям. Отслеживаемые часы автоматически регистрируются и форматируются для целей аудита. Это поддерживает соблюдение трудового законодательства, заключение государственных контрактов DCAA и выставление счетов клиентам.
  
• Предоставление учетной записи и управление пользователями. Новые пользователи автоматически включаются в политику отслеживания. Администраторы могут управлять пользователями, командами и разрешениями с единой панели управления.
  
• Настраиваемые политики отслеживания. Администраторы могут настроить отслеживание запусков, независимо от того, привязано ли оно к запланированным сменам, фиксированным временным окнам или непрерывно для корпоративных устройств.
  
• Офлайн-отслеживание с автоматической синхронизацией. Часы, записанные без подключения к Интернету, сохраняются локально и синхронизируются после восстановления подключения.
  
• Безопасность корпоративного уровня. Hubstaff сертифицирован по SOC 2 Type II, соответствует требованиям GDPR и HIPAA.

Если вы хотите увидеть, как это работает, прежде чем совершать какие-либо действия, вы можете получить доступ ко всем функциям Hubstaff с помощью 14-дневной бесплатной пробной версии.

Часто задаваемые вопросы об автоматическом учете времени

Может ли автоматический учет рабочего времени работать без того, чтобы сотрудники каждый день запускали таймер?

Да. Как только администратор настраивает политику автоматического отслеживания, таймер запускается и останавливается в зависимости от конфигурации политики. Действия сотрудника не требуются для каждого сеанса. Сотрудникам не нужно взаимодействовать с приложением для учета времени.

В чем разница между стандартным приложением Hubstaff и автоматическим учётом времени?

Стандартное приложение Hubstaff требует, чтобы сотрудники вручную запускали и останавливали таймер при каждом сеансе. Автоматическое отслеживание полностью устраняет это требование. Когда политика активна на зарегистрированном устройстве, отслеживание выполняется в фоновом режиме без какого-либо вмешательства со стороны сотрудника.

Автоматическое отслеживание работает круглосуточно и без выходных?

Не по умолчанию. Политики отслеживания можно настроить для запуска во время запланированных смен, фиксированных временных интервалов или постоянно на корпоративных устройствах. Администраторы определяют, когда отслеживание активно, и эти параметры задаются до регистрации любого устройства.

Подходит ли вам автоматический учет времени?

Решение сводится к нескольким честным вопросам:

• Кому принадлежат устройства?
• Как выглядит среда соблюдения требований?
• Готова ли организация открыто рассказать сотрудникам о том, что означает отслеживание?

Не каждая организация такова, и это законный ответ. Для тех, кто это делает, операционная прибыль, как правило, значительна.

Если вы готовы увидеть, как это работает на практике, попробуйте 14-дневную бесплатную пробную версию с полным доступом ко всем функциям Hubstaff.