Когда команды отслеживают производительность сотрудников, что в этом не нравится людям?
Это отслеживается? Или его отслеживают, не понимая зачем?
Разница большая, и это важно. Сопротивление сотрудников отслеживанию производительности в большинстве случаев не связано с самим отслеживанием. Вместо этого возникает ощущение, что за вами наблюдают без контекста или измеряют без объяснения причин.
Часто инструмент становится проблемой, когда реальной проблемой является отсутствие открытого общения. Устройства, принадлежащие компании, еще больше усложняют задачу, поскольку прозрачность может стать второстепенной мыслью для некоторых менеджеров, когда она не требуется по закону.
В Hubstaff мы считаем, что этика имеет приоритет над законом, когда дело доходит до разговоров о мониторинге. Даже если оборудование принадлежит организации, ожидания относительно того, как оно будет использоваться, должны быть четко определены с самого начала, прежде чем кто-либо впервые войдет в систему.
В этом руководстве мы более подробно рассмотрим отслеживание производительности сотрудников компании и то, как вы можете внедрить его эффективно и этично.
Большинство инструментов отслеживания производительности были созданы с учетом того, что сотрудники будут активно участвовать в собственном мониторинге.
Часто это означает запуск таймеров, регистрацию задач и другие действия. Однако это предположение не совсем справедливо в реальной рабочей среде, где фокус фрагментирован, а переключение контекста происходит постоянно. При традиционном отслеживании производительности:
В результате получаются данные, которым вы не можете полностью доверять, и процесс, который возмущает вашу команду. Есть лучший способ добиться заметности, не заставляя людей поддерживать ее самостоятельно.
Отслеживание принадлежащих компании устройств — это процесс, используемый для отслеживания рабочего времени сотрудников, времени, потраченного на действия, посещенных веб-сайтов, используемых программ и других взаимодействий, который помогает отслеживать активность сотрудников на компьютере в течение рабочего дня. Отслеживание выполняется автоматически на оборудовании, которым владеет и управляет организация, поэтому для запуска отслеживания не требуется никаких таймеров или какого-либо взаимодействия с сотрудником.
Поскольку устройство принадлежит компании, компания может настроить разрешения до того, как оно попадет на чей-то стол. Политики отслеживания настроены, программное обеспечение развернуто, и все готово к работе в фоновом режиме с первого дня.
Собираются данные об активности в виде времени, проведенного в приложениях, продолжительности рабочего сеанса и общих шаблонов использования. Это помогает менеджерам понять, как на самом деле происходит работа, не мешая людям, которые ее выполняют.
Отслеживание продуктивности на корпоративных устройствах не обязательно означает постоянные проверки, наличие видимых таймеров или инструментов, которые заставляют людей чувствовать, что за каждым их движением следят.
Хорошая установка работает тихо, захватывает только то, что важно, и, самое главное, не мешает. Вот как это сделать.
Самое простое исправление противоречивых данных – устранить действия человека, которые их вызывают.
При автоматическом учете времени отслеживание начинается автоматически в тот момент, когда кто-то начинает работать. Нет таймера для запуска и закрытия сеанса — по умолчанию команды получают полную и точную картину того, как расходуется время.
Эта точность не зависит от привычек или от того, был ли кто-то слишком погружен в задачу, чтобы заметить часы. Со временем эта согласованность превращается в шаблоны, которым можно доверять, в отчеты, отражающие реальность, и на одну административную нагрузку для всех меньше.
Самое разрушительное, что может сделать инструмент отслеживания, — это напомнить людям о его существовании.
Каждое всплывающее окно, каждая подсказка, каждый видимый таймер является небольшой перерыв. Такие перерывы могут произойти совершенно в неподходящий момент, выведя кого-то из состояния сосредоточенной работы, как раз в тот момент, когда он наконец перешел в состояние потока.
Фоновое отслеживание помогает предотвратить это. Оно происходит за кулисами, в то время как сотрудники сосредоточены на том, для чего их наняли. Работа выполнена, данные собраны, и никому не придется тратить время на переключение между своей работой и инструментом, предназначенным для ее измерения.
Есть существенная разница между знанием того, что кто-то работает, и пониманием как идет работа. Данные о деятельности устраняют этот пробел, выявляя закономерности, которые в противном случае остались бы невидимыми.
Вот как это выглядит на практике:
Цель состоит не в том, чтобы поймать кого-то, делающего что-то не так, а в том, чтобы понять, как работа проходит в вашей организации. В свою очередь, вы сможете принимать более обоснованные решения по этому поводу.
Отслеживание, выходящее за установленные границы (например, сбор данных в личное время или способами, о которых сотрудникам никогда не сообщалось), — это то, как вы превращаете полезный инструмент в обузу. Вам необходимо дополнить намерение конфигурацией.
Большинство хороших инструментов отслеживания позволяют вам точно определить, когда и как будет выполняться мониторинг — например, только рабочее время, конкретные устройства, конкретные роли. Подобная настройка означает, что собираемые вами данные можно защитить, и отслеживаемые люди не беспокоятся о том, что за ними следят в выходные дни.
Здесь также важна отчетность, готовая к соблюдению нормативных требований. Когда происходят проверки или возникают споры, иметь чистые, соответствующие политике записи гораздо полезнее, чем пытаться объяснить, что делал ваш инструмент отслеживания и почему.
Устройства, принадлежащие компании, создают естественную возможность отслеживания с самого начала. Оборудование принадлежит организации и настраивается ею, поэтому пользователи могут просто начать работу, не беспокоясь об отслеживании.
Автоматическое отслеживание Hubstaff принадлежащих компании устройств делает именно это. Он работает в фоновом режиме, запускается при наличии активности и останавливается, когда ее нет, не требуя от сотрудников никаких действий.
Администраторы устанавливают политику один раз (определяя расписания, команды и правила), и с этого момента отслеживание осуществляется самостоятельно. Новые участники, добавленные в организацию, автоматически добавляются в эту политику, что означает меньше работы по настройке по мере роста команды и меньше пробелов в данных.
Помимо упрощения сбора данных, автоматическое отслеживание также меняет ценность этих данных. Благодаря системе, которая работает без чьего-либо управления, вы получаете данные, отражающие то, как на самом деле происходит работа.
Со временем появляются закономерности, решения становится легче обосновать, а предположения заменяются знаниями.
Большую часть этой статьи мы посвятили разговорам о том, как правильно использовать технологию, но это самая легкая часть отслеживания.
Сложнее всего убедиться, что люди, получающие информацию, понимают, что это за программное обеспечение, почему оно там и что вы будете делать с тем, что оно вам говорит. Вот несколько советов по этическому отслеживанию.
Ничто из этого не требует совершенства, но требует требуют намерения. Устойчивый успех в отслеживании принадлежащих компании устройств зависит от вашей готовности признать, что ваша команда заслуживает полного понимания того, как вы планируете его использовать.
Техническая сторона здесь проще, чем ожидает большинство людей.
Политики устанавливаются, программное обеспечение развертывается, и панель мониторинга начинает показывать вам, как выглядит работа в вашей организации — и все это без необходимости кому-либо из вашей команды делать что-то иначе, чем они уже делают.
Но значимым изменением здесь является не установка систем или упрощение отчетности. Дело даже не в удобстве встроенного соответствия.
Напротив, это конец управления на основе предположений и начало управления на основе чего-то более близкого к истине. Отслеживание, которое выполняется в фоновом режиме на устройствах, которыми уже владеет ваша организация, позволяет не нарушать работу людей, выполняющих работу. Если вы хотите увидеть, как это может выглядеть на практике, вы можете начать бесплатную пробную версию Hubstaff сегодня.