Многим организациям пришлось заново изобретать свои сценарии в 2020 году, поскольку они адаптировались к удаленной работе, не имея времени на планирование или адаптацию к другой модели рабочего места. Камнем преткновения, с которым сталкиваются многие компании при переходе на новый уровень, является перенос личных встреч на виртуальные.
Не думайте, что форматы ваших личных встреч хорошо переносятся в виртуальную среду. Хотя видеоконференция похожа на личную встречу, в этом формате часто сложно удерживать внимание и участие участников — многие из ваших личных встреч будут менее необходимы или эффективны на удаленном рабочем месте.
Переход на удаленную работу — идеальное время, чтобы подвести итоги вашей стратегии проведения совещаний. В офисной среде встречи становятся обычным делом — проще попросить коллегу зайти к вам в офис на 15 минут, чтобы что-то выяснить, чем переписываться по электронной почте в течение часа. Виртуальные собрания сложнее запланировать, и сложнее понять, не мешаете ли вы рабочему процессу своих коллег.
Благодаря целенаправленным размышлениям и преднамеренным действиям вы можете адаптировать методы проведения совещаний своей команды в соответствии с новой виртуальной реальностью. Вот три способа начать:
Когда люди переезжают, они оценивают все вещи, которыми они больше не пользуются, и используют это время для уборки дома. То же самое и со встречами; первые встречи, которые вы должны сократить, — это те, которые не представляют ценности для всех присутствующих.
Полезно думать о цели каждой встречи и о том, достигается ли она, особенно в удаленной обстановке. Если вам нужно провести мозговой штурм или провести важное обсуждение по основным направлениям деятельности компании, лучшим вариантом может быть собрание. Однако слишком много людей проводят собрания, в которых участвуют не все, и обсуждаемая информация может распространяться по-разному.
Усталость от зума в последнее время стала популярным термином, и на то есть веская причина:у людей нет сил сидеть на видеозвонках весь день. Как правило, виртуальные встречи должны быть вдвое короче, чем личные встречи.
Это помогает сократить время встреч, но также важно следить за тем, чтобы ни один человек не говорил без перерыва слишком долго. В противном случае это не совещание, а монолог, и сотрудники неизбежно перестанут слушать.
Точно так же полезно учитывать правильный ритм встреч между менеджерами и непосредственными подчиненными. В офисе к менеджерам могут присоединяться непосредственные подчиненные для 15-минутной проверки за кофе каждое утро или для проведения часовых совещаний раз в неделю. Когда вы возглавляете виртуальную команду, вам может быть лучше сократить и объединить эти встречи. Это поможет освободить график ваших сотрудников от работы над проектами и избежать утомления от видеозвонков.
Видеоконференции позволяют людям проводить полностью интерактивные встречи на виртуальном рабочем месте. Однако это также может привести к самоуспокоенности, вводя в заблуждение менеджеров и лидеров, заставляя их думать, что они могут использовать свои подходы к личным встречам и просто перенести их в онлайн.
Собрания, которые тратят больше всего времени для организаций, — это «совещания по обновлению». Встречи обновлений — это когда один или несколько выступающих читают кучу информации, часто из заметок или общей колоды PowerPoint. На этих встречах очень мало обсуждений или интерактивности, и они часто могут показаться пустой тратой драгоценного времени, особенно в удаленной обстановке.
Даже если информация важна, обновляйте материалы собраний таким сухим способом, чтобы члены команды уделяли им ограниченное внимание. Есть лучшие способы держать команду в курсе событий и привлекать сотрудников к ответственности.
Одной из таких тактик является система заметок, недавно популяризированная генеральным директором Amazon Джеффом Безосом. В Amazon Безос требует, чтобы члены команды составляли письменную заметку перед каждой встречей. Эта записка содержит справочный материал и соответствующую информацию для обсуждения. Затем памятка распространяется среди всех участников в начале встречи, и каждый находит время, чтобы прочитать соответствующую информацию в отдельности, прежде чем начнется обсуждение.
Мы модифицировали эту систему для удаленной среды:служебные записки рассылаются перед собранием, и ожидается, что сотрудники прибудут подготовленными и готовыми обсудить служебную записку. Памятка сокращает время, необходимое для встречи, как минимум вдвое, а продуктивность и вовлеченность намного выше.
Для тем, требующих большего внимания, рассмотрите возможность замены собрания асинхронным или односторонним видео. Если вам нужно ответить на сложный вопрос или дать подробное объяснение коллеге, выделите несколько минут на то, чтобы записать видео, на котором вы отвечаете на вопрос или делитесь новостями. Это не только более личное, чем электронное письмо, но и более понятное — оно гарантирует, что в ваш ответ будут включены такие ключевые вещи, как тон и язык тела. Асинхронное видео также занимает меньше времени, чем встреча, как для отправителя, так и для получателя.
Правда в том, что виртуальные встречи — это совсем другая игра. Но если вы сосредоточитесь на ограничении ненужных совещаний, использовании асинхронного видео, использовании системы заметок и сокращении времени проведения совещаний, вы сможете проводить совещания мирового уровня в удаленной среде.