Поддержание финансового здоровья вашего бизнеса может зависеть от того, как вы отслеживаете свои расходы. Независимо от того, управляете ли вы малым или более крупным бизнесом, организация расходов поможет вам принимать более обоснованные решения, управлять своим бюджетом и готовиться к налоговому сезону.

Если вам нужна помощь в управлении вашим бизнесом, финансовый консультант может порекомендовать стратегии управления денежными потоками, сокращения налоговых обязательств и планирования долгосрочного роста.

Понимание коммерческих расходов

Коммерческие расходы – это расходы, понесенные в ходе обычного ведения бизнеса. Эти расходы необходимы для получения дохода; и поэтому их можно вычесть из вашего подоходного налога, чтобы уменьшить ваши общие налоговые обязательства.

Типичные примеры деловых расходов включают:

• Аренда офисных помещений
• Утилиты
• Заработная плата сотрудников
• Канцелярские товары
• Дорожные расходы
• Маркетинговые расходы
• Юридические и/или бухгалтерские расходы.
• Подписки на программное обеспечение

Вам следует различать капитальные расходы, которые представляют собой инвестиции в долгосрочные активы, такие как оборудование или недвижимость, и операционные расходы, которые представляют собой текущие затраты на ежедневные операции.

Это важно, поскольку в целях налогообложения они рассматриваются по-разному. Капитальные расходы обычно вычитаются с течением времени посредством амортизации, тогда как операционные расходы обычно можно вычитать в том году, когда они возникли, что влияет на ваш налогооблагаемый доход.

Чтобы отслеживать расходы, многие предприятия систематизируют поступления, используют бухгалтерское программное обеспечение и регулярно классифицируют затраты как операционные или капитальные для точного составления бюджета и налоговой отчетности. Вот семь основных шагов, которые помогут вам начать:

1. Откройте корпоративный банковский счет: Специальный корпоративный банковский счет позволяет вам контролировать движение денежных средств вашей компании, позволяет избежать смешивания личных транзакций с деловыми и подготавливает четкие записи для подачи налоговых деклараций и вычетов. 
2. Используйте корпоративную кредитную карту: Деловая кредитная карта генерирует ежемесячные отчеты, которые дают четкое представление о расходах вашей компании. Это также позволяет легко обнаружить необычные транзакции или мошенническую деятельность. Кроме того, многие бизнес-кредитные карты предлагают такие преимущества, как кэшбэк, скидки или вознаграждения за поездки, которые позволяют сэкономить на периодических расходах.
3. Соблюдайте политику расходов: Сотрудники должны понимать, что квалифицируется как деловые расходы и как об этом сообщать. В вашей политике должны быть указаны допустимые расходы, требования к документации (например, квитанции) и процесс возмещения. Жесткая политика расходов уменьшает путаницу и сводит к минимуму риск несанкционированных расходов.
4. Выберите подходящее программное обеспечение для бухгалтерского учета: Приложения и программное обеспечение для отчетов о расходах, такое как QuickBooks, FreshBooks или Xero, могут классифицировать транзакции, создавать финансовые отчеты и готовить налоговые документы. Ищите программное обеспечение, которое интегрируется с вашим банковским счетом и кредитной картой и предлагает такие функции, как автоматическое выставление счетов. 
5. Соедините финансовые учреждения: Многие бухгалтерские программы позволяют вам связать ваш банковский счет и корпоративную кредитную карту непосредственно с вашей бухгалтерской системой. Это соединение автоматически импортирует транзакции, что упрощает классификацию расходов и уменьшает количество ошибок при ручном вводе.
6. Использовать счета: Ведите учет всех счетов, отправленных и полученных от поставщиков, клиентов и подрядчиков, чтобы вы могли более эффективно отслеживать доходы и расходы.
7. Регулярно записывайте расходы: Каждую неделю или месяц выделяйте время для обновления своих расходов. Эта привычка поможет вам избежать пропуска транзакций или квитанций, облегчит подготовку налогов и даст вам четкое представление о финансовом состоянии вашего бизнеса.

Преимущества отслеживания коммерческих расходов

Отслеживание деловых расходов может помочь вам управлять денежными потоками, сократить налоговые обязательства и улучшить бюджетные решения. Вот три основных преимущества, о которых следует помнить:

• Улучшенное финансовое управление. Точное отслеживание расходов поможет вам понять, куда направляется ваш денежный поток, что позволит вам управлять своим бюджетом, покрывать операционные расходы и инвестировать в возможности роста.
• Подготовка и соблюдение налогового законодательства. Ведение подробного учета ваших расходов упрощает процесс подачи налоговых деклараций и гарантирует, что вы заявите все приемлемые вычеты, уменьшая ваши налоговые обязательства и избегая потенциальных проверок.
• Подотчетность и прозрачность. Ведение точного учета расходов способствует финансовой прозрачности и подотчетности, что важно для укрепления доверия между заинтересованными сторонами, инвесторами и сотрудниками.

Итог



Отслеживание ваших расходов может помочь вам поддерживать финансовое состояние вашего бизнеса и способствовать более эффективному принятию решений. Использование системного подхода с правильными инструментами и политиками также может упростить управление расходами, сэкономив ваше время, деньги и избавив от стресса.

Советы для бизнеса

• Финансовый консультант может помочь вам управлять вашим бизнесом, создав финансовый план для прогнозирования будущих доходов, движения денежных средств и изменений в балансе. Найти финансового консультанта не составит труда. Бесплатный инструмент SmartAsset подберет для вас до трех проверенных финансовых консультантов, которые обслуживают ваш регион, и вы можете провести бесплатный ознакомительный звонок с вашими консультантами, чтобы решить, какой из них, по вашему мнению, подходит вам. Если вы готовы найти консультанта, который поможет вам достичь ваших финансовых целей, начните прямо сейчас.
• Если вы хотите узнать больше о создании финансового плана для вашего бизнеса, это руководство расскажет вам об основных его частях. 

Фото предоставлено:©iStock.com/Ridofranz, ©iStock.com/PeopleImages, ©iStock.com/dragana991