🌟 КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ
Форма W-9 используется для идентификации и сертификации налогоплательщиков, когда фрилансеры и независимые подрядчики работают в компании. Эта форма необходима владельцу бизнеса, чтобы правильно сообщать в IRS об определенных платежах.
В этой форме необходимо указать ваше имя, адрес, федеральную налоговую классификацию, SSN или EIN, а также требования к удержанию налогов.
Целью формы IRS W-9 является обеспечение соблюдения всеми сторонами налогового законодательства.
Форма W-9 необходима всякий раз, когда поставщику выплачивается 600 долларов США или более в год.
Предприятия запрашивают формы W-9 у фрилансеров или подрядчиков, чтобы убедиться, что у них есть правильная информация для подготовки форм 1099-NEC.
Вы независимый подрядчик или фрилансер, который только что нашел своего первого клиента? Или вы владелец бизнеса, который наконец решил поручить работу фрилансеру или независимому подрядчику?
Если да, вам необходимо ознакомиться с формой W-9, Запросом идентификационного номера налогоплательщика и сертификации.
Вы можете подумать:«Это не еще одна налоговая форма!» Но не переживайте:форма W-9 не так сложна, как многие другие формы Налогового управления США (IRS) или важные налоговые документы.
Итак, давайте взглянем на эту тему глубже.
Чтобы понять форму W-9, вам сначала нужно узнать о форме 1099-NEC.
IRS использует формы 1099-NEC, чтобы люди правильно указывали в своей налоговой декларации вознаграждение, не связанное с работой (т. е. доход от фриланса или работы в качестве независимого подрядчика).
Когда вы работаете в качестве независимого подрядчика или консультанта и предоставляете услуги на сумму 600 долларов США или более другой компании, компания обязана сообщить об общей сумме, выплаченной по форме 1099-NEC.
Чтобы подготовить форму 1099-NEC, компании необходимо ваше имя, почтовый адрес и идентификационный номер налогоплательщика. Когда компания просит вас предоставить W9, она просто гарантирует, что у нее есть правильный идентификационный номер налогоплательщика и другая информация для подготовки формы 1099-NEC.
Раньше компании сообщали об этом доходе по форме 1099-MISC. Эта форма до сих пор используется для сообщения о некоторых различных доходах, таких как арендная плата и роялти. Но в 2021 году IRS начала требовать от компаний отчитываться о вознаграждениях, не являющихся сотрудниками, по форме 1099-NEC.
Статьи по теме
Если компания просит вас заполнить форму W-9, скорее всего, она планирует платить вам за ваши услуги. Вот что вам нужно знать.
Заполнить форму W-9 очень просто! Хотя форма состоит из 6 страниц, 5 из них представляют собой инструкции. Вероятно, вы сможете заполнить форму менее чем за 5 минут.
Если вы будете работать с несколькими клиентами, вполне вероятно, что каждый из них запросит форму W-9. Вам не нужно заполнять новую форму W-9 для каждого клиента.
Просто держите копию заполненной формы под рукой, и она будет готова за считанные секунды, если новый клиент попросит ее.
Для получения более подробной информации прочтите руководство по заполнению формы W-9.
Поскольку форма W-9 содержит конфиденциальную информацию, такую как номер социального страхования (SSN) или идентификационный номер работодателя (EIN), вам следует заполнять ее только в том случае, если вы знаете, кто ее запрашивает и почему она им нужна.
Вам также следует задаться вопросом о заполнении формы W-9, если вы приступите к новой работе, и ваш работодатель просит вас ее выполнить. Это может указывать на то, что компания намерена платить вам как независимому подрядчику, а не как сотруднику, и не будет удерживать подоходный налог или налоги на заработную плату из вашей заработной платы. Это станет проблемой для вас, когда вы подадите декларацию о подоходном налоге.
Сотрудники должны заполнять форму W-4, а не форму W-9.
Вам следует обновить форму W-9, если ваша информация изменится, хотя некоторые организации могут попросить вас присылать новую подписанную форму каждый год, чтобы обеспечить наиболее точную информацию в файле.
Вам может потребоваться отправить обновленную форму W-9, если:
Если что-то из этого применимо, вы можете загрузить форму W-9 с веб-сайта IRS, заполнить ее и отправить своим клиентам.
Теперь давайте ответим на несколько вопросов другой стороне сделки:владельцу бизнеса или тому, кому необходимо получить заполненные формы W-9 от независимых подрядчиков.
Если вы нанимаете независимых подрядчиков для работы на вас, рекомендуется попросить их заполнить форму W-9, прежде чем платить им. Просто загрузите форму с веб-сайта IRS и попросите ее заполнить и подписать.
Вам не нужно подавать форму W-9 в Налоговую службу. Просто сохраните его в своих записях и используйте для подготовки формы 1099-NEC для любого физического или юридического лица, которому вы заплатили 600 долларов США или более наличными или чеком в течение года.
Если вы заплатили подрядчику с помощью кредитной карты или платежного приложения, такого как PayPal или Venmo, не отправляйте ему 1099-NEC. Компания-эмитент кредитной карты или платежная система отправит им форму 1099-K.
Допустим, вы заплатили своему независимому подрядчику 600 долларов США или больше в течение года, но вы либо не запросили у него форму W-9, либо, несмотря на ваш запрос, он не смог ее заполнить или предоставить вам свой SSN или EIN.
В этом случае вам следует задокументировать ваши неоднократные запросы на получение идентификационного номера налогоплательщика (ИНН). Тогда вам все равно следует заполнить и подать 1099-NEC с отметкой о том, что подрядчик отказался предоставить ИНН.
Вас могут оштрафовать за невключение необходимой информации в форму 1099, но вы можете добиться отмены штрафа, если докажете, что предприняли несколько попыток получить ИНН от подрядчика.
Если вы произведете какие-либо платежи подрядчику в будущем, вам следует немедленно начать удержание дополнительных налогов.
Если вы нанимаете иностранных поставщиков или независимых подрядчиков, вам не нужно просить их заполнять форму W-9. Вместо этого этим организациям необходимо заполнить форму W-8.
Если вы произвели достаточное количество подлежащих отчетности платежей, вам все равно необходимо отправить им форму 1099-MISC или форму 1099-NEC в конце года.
Легко понять, почему вам могут понадобиться W-9 от поставщиков, чтобы вы могли отправить им 1099 в конце года. Но что, если продавец попросит вас заполнить форму W-9?
Есть одна причина, по которой ваш продавец может попросить вас заполнить форму W-9:вы покупаете товары и перепродаете их за комиссию. Например, если вы работаете в компании прямых продаж, такой как Mary Kay, Pampered Chef или Tupperware, вы можете покупать продукцию компании для перепродажи или использования в качестве образцов.
В этом случае компании нужна от вас форма W-9, потому что они платят вам комиссию. Хотя они обязаны отправить вам форму 1099-NEC только в том случае, если вы осуществили прямые продажи на сумму 5000 долларов США и более, некоторые компании автоматически запрашивают форму W-9 у всех торговых представителей перед выплатой комиссионных, чтобы гарантировать, что у них есть информация, необходимая для отправки форм 1099 тем, кто в них нуждается в конце года.
Получение формы 1099 гарантирует, что у вас будет правильная информация для отчета о комиссионных по подоходному налогу.
IRS требует дополнительного удержания налогов с платежей определенным предприятиям или частным лицам. Например, если кто-то отказывается предоставить правильный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или не сообщает (или занижает) доход в виде процентов или дивидендов в своей федеральной налоговой декларации, IRS может уведомить его о том, что он подлежит дополнительному удержанию.
Если вы обнаружите, что кто-то, кому вы произвели отчетные платежи, подлежит дополнительному удержанию, вам следует немедленно удержать налоги по ставке 24% от любых будущих платежей. Отправляйте любые налоги, удержанные из их выплат, в Налоговую службу.
Если получатель хочет прекратить дополнительное удержание, ему необходимо исправить причину, по которой он подлежит дополнительному удержанию, в IRS. Это может включать предоставление правильного идентификационного номера налогоплательщика, подачу недостающей налоговой декларации или уплату причитающейся суммы за заниженный налогооблагаемый доход.
Предприятия должны предоставлять формы W-9 всем, кому они платят более 600 долларов в год в деловых целях. Сюда входят самозанятые лица, фрилансеры, сотрудники ООО с одним участником, а также все, кому платят за работу в компании, но не являются наемными работниками.
Как независимый подрядчик или фрилансер, сумма подоходного налога, которую вы должны заплатить с дохода, выплаченного по соглашению W-9, зависит от нескольких факторов, включая уровень вашего дохода, статус подачи документов, а также типы вычетов и налоговых льгот, на которые вы можете претендовать.
Если этот доход подлежит дополнительному удержанию, из ваших платежей будет удержана фиксированная ставка в размере 24%, но ваши фактические налоговые обязательства могут быть больше или меньше этой суммы. При подаче налоговой декларации вам, возможно, придется заплатить больше или вы получите возмещение.
Форма IRS W-9 не требуется, если поставщику или фрилансеру платят менее 600 долларов США в год или если платежи, превышающие эту сумму, не связаны с бизнесом.
Компания обязана документировать все попытки получить информацию W-9 от поставщика (минимум три попытки). Если вашему предприятию не удалось получить форму W-9 IRS от поставщика, и вы заплатили ему более 600 долларов США за один год, то вы должны правильно заполнить форму 1099-MISC для каждого поставщика, со штрафами от 60 до 330 долларов США за отсутствие форм. Продавцу могут грозить штрафы IRS.
Если ваши платежи поставщику составляют менее 600 долларов США за календарный год или ваши транзакции не связаны с вашим бизнесом или ведением торговли, вам не нужна форма W-9. Для любых транзакций на сумму более 600 долларов США, связанных с бизнесом, требуется форма W-9. Тем не менее, собрать эту форму IRS от всех поставщиков — хорошая идея.
Вы можете бесплатно скачать форму W-9 с веб-сайта IRS.
Форма W-9 позволяет независимым подрядчикам и предприятиям предоставить свою федеральную налоговую классификацию, идентификационный номер налогоплательщика и другую информацию, необходимую для заполнения других форм федерального подоходного налога другой организации. Эта информация в основном используется для заполнения информационных деклараций, таких как форма 1099-MISC или форма 1099-NEC для компенсации несотрудникам.
Основное различие заключается в том, кто использует каждую форму. Гражданин США или иностранец-резидент использует форму W-9, в то время как физические и юридические лица, не являющиеся гражданами США, заполняют форму W-8 для подтверждения своего иностранного статуса для целей налогообложения. Налогоплательщикам США лучше всего заполнить форму W-9.