Счета-фактуры и отчеты регулярно используются в бизнесе. Вы отправляете счета-фактуры и выписки для выставления счетов клиентам. И поставщики отправляют вам счета и выписки, чтобы вы знали, сколько вы должны. Но в чем разница между счетом и выпиской?

В чем разница между счетом и выпиской?

Чтобы точно отправлять и получать счета и выписки, нужно знать, что они из себя представляют. Посмотрите ниже на разницу между счетом и выпиской.

Что такое счет-фактура?

Когда вы покупаете что-то без немедленной оплаты, вы получаете счет-фактуру с подробным описанием транзакции. И когда ваши клиенты покупают что-то, не заплатив сразу, вы отправляете им счет. Вы также можете услышать счет-фактуру, называемый счетом.

Например, вам звонит постоянный клиент, чтобы сделать заказ на канцтовары. Вы можете не получить оплату в этот день. Вместо этого вы подготовите счет и предоставите его клиенту, когда он заберет товары.

Сведения о счете

Счет может быть на бумаге или отправлен по электронной почте. При отправке счета укажите следующие реквизиты платежа:

• Общая сумма к оплате. Четко определите, сколько клиент должен вам. Если применимо, включите налог. Сумма налога должна быть четко обозначена перед добавлением ее к общей сумме.
• Куплены товары и/или услуги. Ваш клиент хочет точно знать, за какие продукты или услуги ему выставлен счет. Вы должны указать стоимость каждого товара или услуги, чтобы клиент знал, как была получена общая сумма.
• Когда должен быть произведен платеж и как его оплатить. Четко определите дату платежа и то, как клиент может заплатить. Это поможет вам избежать ситуаций, когда клиенты не будут платить.
• Даты транзакции и счета-фактуры. Убедитесь, что клиенты знают, когда они приобрели товары и когда был отправлен счет.
• Номер счета-фактуры. Чтобы упростить бизнес-записи, нумеруйте каждый счет-фактуру.
• Информация о клиенте. Независимо от того, доставляете ли вы счет по почте, электронной почте или лично, включите информацию о своем клиенте. Имя клиента, компания (если применимо), адрес и номер телефона — все это важная часть информации.
• Информация о продавце. Включите информацию о вашей компании, чтобы клиенты точно знали, откуда поступает счет. Укажите название и адрес вашей компании. Кроме того, укажите свое имя, адрес электронной почты и номер телефона, чтобы клиенты могли связаться с вами.

Запись счетов-фактур

Ведите учет счетов, которые вы отправляете клиентам. Таким образом, вы сможете отслеживать оплату счетов и проще подготовить выписку. Базовое программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета может упростить создание счетов и отслеживание неоплаченных счетов.

Вам также необходимо отслеживать счета-фактуры, которые вы получаете. Убедитесь, что вы записываете деньги, которые вы должны, и оплаченные счета.

Что такое заявление?

Выписка представляет собой список неоплаченных счетов, который включает общий неоплаченный остаток за определенный период времени. Вы получаете отчеты от поставщиков и отправляете отчеты клиентам.

Детали выписки

Когда вы отправляете выписку клиенту, необходимо включить следующую информацию:

• Последние счета-фактуры. Должен быть список счетов-фактур, которые были выставлены в течение периода времени выписки. Каждый счет-фактура должен иметь дату, номер счета-фактуры, приобретенную сумму, произведенные платежи и остаток по счету-фактуре.
• Информация о клиенте. Укажите имя клиента, компанию (если применимо), адрес и номер телефона.
• Информация о продавце. Ваше имя, компания, адрес, номер телефона и адрес электронной почты должны быть четко указаны в заявлении.
• Даты выписки указаны. Убедитесь, что клиент знает период времени, указанный в выписке. Например, напишите, что выписка охватывает операции с 1 июня 2016 года по 1 июля 2016 года.
• Дата отчета. Также укажите дату, когда вы подготовили заявление.
• Номер заявления. Выписка должна иметь номер для ваших записей.

Запись заявлений

Включите выписки, полученные от поставщиков, в свои бухгалтерские книги. Запись выписок поможет вам убедиться, что счета-фактуры и выписки совпадают. Если вы обнаружите ошибки при сверке выписки, позвоните своему поставщику.

Кроме того, записывайте выписки и счета, которые вы отправляете клиентам. Например, если клиент считает заявление неверным, вы можете использовать свои записи для проверки правильности информации. Если есть ошибка, вы можете ее исправить. Если ошибки нет, вы можете показать клиентам копии счетов, чтобы подтвердить правильность выписки.

Хотите простой способ отслеживать входящие и исходящие деньги? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии отслеживает ваши расходы и доходы. Не беспокойтесь о неупорядоченных записях. Попробуйте бесплатно сегодня!

Это не юридический совет. для получения дополнительной информации нажмите здесь.