Возможно, ваша организация желает разработать программу тимбилдинга или ежегодную благотворительную программу. Каким бы ни было мероприятие, такие мероприятия стоят денег. Первостепенное значение при выборе программы от грубого предложения до воплощения в жизнь - это стоимость. Чтобы оценить затраты, компании составляют программный бюджет.
Формат бюджета варьируется в зависимости от компании, но стандартные бюджеты включают письменный отчет с подробным описанием и обоснованием затрат. Бюджет также включает электронную таблицу с указанием количественных аспектов бюджета, в первую очередь затрат. Такие расходы включают постоянные и переменные затраты. Роберт Карбо объясняет в книге «Современная экономика», как постоянные затраты соотносятся с начальными затратами, независимо от количества или объема произведенной продукции. Примеры включают административную зарплату, аренду или плату за помещения и оборудование. С другой стороны, переменные затраты регулируются в зависимости от объема производства или использования; материалы и ресурсы относятся к видам переменных затрат. Подсчет общей стоимости этих расходов дает общую стоимость программы.
Особенности программного бюджета включают письменный обзор того, как распределяются затраты, возможные причины колебаний ожидаемых затрат и способы их покрытия. Обзор отчета обосновывает каждую из перечисленных покупок и иногда предлагает решения по снижению затрат на проект. В некоторых случаях в программном бюджете перечисляются способы покрытия расходов, включая сбор средств или перенаправление ресурсов из одной части организации в проект.
Джон Мутц, автор книги «Сбор средств для чайников», объясняет, как программные бюджеты должны отражать то, как бизнес спланировал расходы. В ожидаемой части бюджета, подробно описанной в таблице, указаны элементы, необходимые для реализации программы. В таблице также указана общая стоимость, на которую обычно ссылаются в отчете.
Программный бюджет помогает предприятиям понять и актуализировать затраты. В некоторых случаях подсчет затрат может показать, что компания не может позволить себе данную программу; в таком случае бизнес экономит ценные ресурсы, не разрабатывая программу, которую он не может себе позволить. Или бюджет показывает, как бизнес может изменить свои первоначальные планы на что-то более экономичное. Некоторые компании используют программный бюджет в качестве предложения:в этих случаях компания, принимающая заявки от различных компаний, может рассмотреть наиболее эффективный и доступный вариант, предлагаемый поставщиками. Бюджет также порождает чувство ответственности перед теми, кто отвечает за закупки для проекта. Руководство может использовать информацию, указанную в бюджете, для выработки рекомендаций и ожиданий в отношении затрат.
Прежде чем перечислять затраты, бюджетные аналитики должны собрать информацию о ценах из нескольких источников. Компания должна определить, какой товар приобрести для программы, только после консультации со многими ценами. На этом этапе компания должна взять на себя обязательство купить продукт или воспользоваться услугой. Использование простых оценок делает бюджеты ненадежными и необоснованными.