Если вы не получаете услуги, которую хотите или ожидаете от компании, вам, возможно, придется подать жалобу в службу поддержки клиентов. Иногда это единственный способ решить проблему. Если вы безрезультатно поговорили с представителями компании, кассирами, корреспондентами и руководителями, отправив официальную жалобу, вы можете быстро решить вашу проблему.

Когда вы будете готовы подать жалобу, вам, возможно, придется собрать некоторую информацию и выполнить правильные шаги и процедуры. У разных компаний разные процедуры подачи жалоб.

Обратитесь в компанию за инструкциями

Позвоните в компанию, против которой вы подаете жалобу, и узнайте, как подать жалобу в службу поддержки клиентов. Некоторые компании позволяют подавать жалобу через Интернет, а другие компании хотят, чтобы вы подали жалобу в письменном виде. Точно следуйте их инструкциям.

Если необходимо написать жалобу в службу поддержки клиентов, укажите правильный адрес отдела, в который она должна быть направлена. Выясните, следует ли адресовать ваше письмо кому-то конкретно или только в отдел. Возможно, вам придется отправить копию своей жалобы президенту компании.

Подготовьте всю свою информацию

Соберите всю свою информацию. Вам может понадобиться имя человека, с которым вы говорили, если он или она были причиной вашей жалобы. Узнайте имена всех, с кем вы разговаривали, включая руководителей. Запишите название отдела, а также номер телефона отдела. Если вы знаете дату и время разговора с людьми, укажите их в своем документе.

Иногда вы можете потратить несколько дней на разговоры с разными людьми, пытаясь решить проблему со службой поддержки. Запишите любые другие подробности, которые могут у вас возникнуть в связи с жалобой в службу поддержки.

Написать письмо с жалобой

Напишите свое письмо. Когда вы пишете письмо, убедитесь, что вы не упустили никакой информации. Запишите порядок, в котором происходили события, и порядок, в котором вы говорили с определенными людьми. Вам также необходимо подробно объяснить, в чем заключается ваша жалоба.

Предоставьте как можно больше подробностей. Включите шаги, которые вы предприняли для решения проблемы. Объясните, почему компании следует предпринять необходимые шаги для исправления вашей ситуации. Сообщите компании, что вы ожидаете услышать их в самом ближайшем будущем.

Отправьте письмо с жалобой

Отправьте свое письмо. Приложите к письму ксерокопии любых документов, которые помогут в вашем деле. Сохраните копию своего письма для себя.

Компания должна связаться с вами в разумные сроки. Подождите 10–15 дней Ответить. Вы можете отправить копию своего письма всем, с кем разговаривали, или, по крайней мере, руководителю соответствующего отдела.

Последующие действия при необходимости

Имейте в виду, что иногда проблемы с обслуживанием клиентов могут затянуться на 6 месяцев, если вы не примете меры. Нередко переходят из отдела в отдел, от человека к человеку, и никто не берет на себя ответственность за вашу ситуацию. Следите за этим долгим временем выдержки. Вы можете быть приостановлены на длительный период времени, когда пытаетесь решить свои проблемы.

Если у вас возникнут такие проблемы, обратитесь в соответствующее агентство. Если вы обнаружите, что не можете решить свою проблему, вам может потребоваться связаться с Федеральной торговой комиссией (FTC), Better Business Bureau, агентством кредитной отчетности или даже с офисом генерального прокурора. У них также будут свои собственные процедуры регистрации жалоб.