Мы много общаемся людей каждый день о том, какое программное обеспечение подходит для их бизнеса, а это значит, что мы здесь, в Software Advice, понимаем проблемы, с которыми сталкиваются малые и средние компании.

Независимо от того, решаете ли вы, как быстро вывести свой бизнес в Интернет, чтобы спасти семейную молочную ферму, или помогаете вам найти программное обеспечение для планирования, чтобы ваши встречи были более организованными, мы здесь, чтобы дать совет . Вне зависимости от обстоятельств, мы, вероятно, разговаривали с кем-то, кто находится в такой же ситуации, как и вы.

Согласно опросу, проведенному Capterra, только 27 % владельцев малого бизнеса находят программное обеспечение, которое полностью соответствует или превосходит их ожидания. Эта статистика может показаться обескураживающей, но при правильном планировании и советах экспертов вы можете быть уверены, что получаете лучшее программное обеспечение, подходящее для вашего бизнеса.

Вот почему мы ответили на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о программном обеспечении:

1. "Как убедиться в том, что при покупке программного обеспечения вы получаете именно ту услугу, которая вам нужна, а не льняное масло?"
2. "Каковы последствия принятия неправильного программного решения?"
3. "Снижают ли расходы малые предприятия за счет внедрения нового программного обеспечения?"

Мы также предоставим вам некоторые дополнительные ресурсы, которые помогут вам принять оптимальное решение, будь то понимание того, как работает программное обеспечение, какова его цена или как договориться о лучшем контракте.

Вопрос 1. «Как убедиться, что при покупке программного обеспечения вы получаете именно ту услугу, которая вам нужна, а не льняное масло?»

Вы принимаете важное решение о покупке, от которого может зависеть успех или провал вашего бизнеса. Это стресс, поэтому важно чувствовать уверенность в том, что вы принимаете правильное решение. Есть два способа убедиться, что вы получаете решение, которое поможет масштабировать ваш бизнес, и не продаете то, что не может быть реализовано.

Используйте расширенные функции отзывов, чтобы найти более релевантные отзывы от людей из вашей отрасли

Используйте отзывы коллег. Торговые представители вряд ли будут добровольно высказывать что-то негативное о своем продукте. Вот почему так важно узнать мнение реальных людей, которые использовали продукт.

Будь то на Software Advice или где-то еще, вы должны сделать несколько вещей, чтобы получить максимальную отдачу от читаемых вами обзоров:

• Фильтровать по отраслям
• Фильтровать по размеру бизнеса
• Сначала прочитайте самые последние отзывы
• Если доступно, отфильтруйте по простоте использования, соотношению цены и качества, поддержке клиентов или функциональности 

Выполняя фильтрацию, вы убедитесь, что видите мнение людей, находящихся в такой же ситуации, как и вы. Вы можете узнать, как это сработало для них и были ли успешными функции, которые важны для вас.

Прочтение самых последних обзоров также важно, поскольку программное обеспечение регулярно обновляется. Обзор, которому даже два года, может быть устаревшим из-за улучшения функций или снижения качества.

Предложите продавцам ознакомиться с вашим вариантом использования в демо-версии

Когда вы будете готовы поговорить с поставщиками программного обеспечения об их продукте, самое время организовать несколько демонстраций. Важно прийти подготовленным.

Потратив время на демонстрацию инструментов, которые вы рассматриваете, вы гарантируете, что выбранный вами инструмент лучше всего подходит для вашего бизнеса. Последнее, что вам нужно, это выбрать программное обеспечение, использовать его в течение нескольких месяцев, а затем повторять весь процесс заново.

Это ваш шанс задать конкретные вопросы о проблемах вашего бизнеса и о том, какие функции программного обеспечения лучше всего подходят для решения этих задач.

Вот несколько советов и приемов, которые помогут вам в процессе демонстрации:

• Запросите две демонстрации. Один для вашей руководящей группы и один для вашего ИТ-представителя, если он у вас есть.
• Настройте демонстрации. Предоставьте от двух до трех реалистичных сценариев использования, которые вы хотите реализовать с помощью программного обеспечения, запросите пошаговое руководство с точки зрения клиента, если это применимо, и спросите, что можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями.
• Рассмотрите сильные стороны. Попросите провайдеров показать свои самые популярные функции. Также рекомендуется спросить о любых запланированных функциях.
• Спросите об их самых успешных пользователях:узнайте, что делают их самые успешные клиенты, чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения. Если вам кажется, что для оптимальной работы требуется штатная ИТ-команда, а у вас ее нет, лучше узнать об этом раньше, чем позже.

Ознакомьтесь с разделом "Как преуспеть в рекламе в демонстрациях программного обеспечения", если вы хотите узнать больше о том, как лучше вести переговоры с поставщиками программного обеспечения.

Вопрос № 2:«Каковы последствия принятия неправильного программного решения?»

В 2020 году и в первой половине 2021 года компании остро нуждались в быстром выходе в Интернет, чтобы выжить. Если вы владелец ресторана, у которого может быть наличность только на три недели, вы не можете позволить себе внедрять новое программное обеспечение несколько раз. Неправильное решение может стать причиной того, останется ли ваш бизнес открытым и будет процветать, или же он закроется.

Если вы сделаете неправильный выбор, вы потратите деньги впустую, но следует учитывать и последствия второго и третьего порядка. Представьте себе:вы купили не то программное обеспечение, и, конечно, оно может быть не таким уж дорогим с точки зрения затрат, но вы также должны учитывать время, которое вы потеряли на исследования, выбор, переговоры, внедрение и обучение. И вам придется делать все это снова, как только закончится контракт на ваше неудачное программное решение.

Суть в том, что альтернативная стоимость ошибки обычно превышает фактическую стоимость программного обеспечения.

Кроме того, обучение и получение одобрения от ваших сотрудников — один из аспектов, которые чаще всего упускают из виду при внедрении нового программного обеспечения. Не имеет значения, насколько хорошо программное обеспечение подходит для вашего бизнеса, если ваши сотрудники используют его неправильно или не используют вообще.

С другой стороны, у вас может быть сценарий, когда ваши сотрудники приняли программное обеспечение и используют его в полной мере, но вам нужно сменить программное обеспечение по какой-то несвязанной причине. Когда вы переходите на новое программное обеспечение, вы рискуете снизить доверие своих сотрудников к принятию вами решений. Во второй, третий или четвертый раз, когда вам нужно, чтобы ваши сотрудники изучали новое программное обеспечение, добиться одобрения гораздо сложнее.

Даже если программное обеспечение, которое вы внедрили, было относительно недорогим или даже бесплатным, вы теряете время, деньги и поддержку со стороны своих сотрудников.

Чтобы получить больше поддержки от ваших сотрудников, прочитайте "3 способа получить отзывы от сотрудников для выбора программного обеспечения".

Вопрос № 3. «Снижают ли расходы малые предприятия за счет внедрения нового программного обеспечения?»

Да, но если вы думаете только о снижении затрат. вы упускаете много преимуществ. Частью этого является снижение затрат, но отличное программное обеспечение должно стать фактором, который поможет вам совершенствоваться и масштабироваться, а также снижать затраты.

Однако это не волшебство. Вы не собираетесь приобретать новое программное обеспечение, и ваши расходы внезапно снизятся. На самом деле, в ближайшем будущем у вас может возникнуть всплеск расходов, потому что вам придется платить сборы за установку, лицензирование и обучение персонала, но вы должны думать о долгосрочном снижении затрат.

Например, вы представляете малый бизнес и обнаружили, что вам требуется время, усилия и деньги для управления расчетом заработной платы, поэтому вы решили приобрести программное обеспечение для расчета заработной платы. Это дополнительное время, которое вы сэкономите с программным обеспечением, означает, что у вашего персонала, занимающегося расчетом заработной платы, будет больше времени для выполнения работы более высокого порядка.

На самом деле, согласно отчету WorkMarket In(Sight) за 2020 год, 53 % сотрудников говорят, что они могут сэкономить до двух рабочих часов в день за счет автоматизации, а 78 % руководителей компаний говорят, что автоматизация может помочь до трех часов работы в день. Простой факт заключается в том, что автоматизация, предлагаемая программным обеспечением, позволяет вашему бизнесу быть более эффективным и продуктивным.

Вы начали бизнес, потому что увидели потребность в вашем сообществе. Вы начали бизнес, потому что у вас есть страсть к чему-то. Если вы обнаружите, что тратите часы в неделю на ручные повторяющиеся задачи, которые не связаны с вашим увлечением, вы, вероятно, перегорите.

С программным обеспечением вы, по сути, отдаете эти задачи на аутсорсинг и можете сосредоточиться на том, что вам нравится.

Эта эффективность и возможность масштабирования распространяются на весь ваш бизнес. Как только вы освободите свой персонал, чтобы сосредоточиться на проблемах более высокого порядка, вы сможете делать больше с меньшими затратами. Вы всегда хотите развивать свой бизнес быстрее, чем должна расти ваша численность персонала, и найти подходящее программное обеспечение — отличный способ сделать это.

Чтобы узнать обо всех способах сэкономить деньги при покупке программного обеспечения, ознакомьтесь с разделом "Экономьте деньги на программном обеспечении с помощью этих секретов покупки".

Выбрать правильное программное обеспечение для вашего бизнеса не составит труда

Покупка программного обеспечения может быть непосильной задачей, и хотя цена неверного решения может быть разрушительной, выбор правильного программного обеспечения может изменить правила игры для вашего бизнеса.

Ознакомьтесь с некоторыми дополнительными ресурсами по выбору программного обеспечения!