Хорошо продуманная стратегия обеспечения непрерывности бизнеса может помочь компаниям не только выжить, но и процветать после кризиса. Оперативная непрерывность бизнеса больше не является чем-то, что следует замалчивать, а скорее темой, которая заслуживает серьезного обсуждения. По данным Федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (FEMA), примерно 40 % предприятий не открываются после стихийного бедствия.
Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы защитить свою компанию от следующего кризиса.
Составление оперативного плана обеспечения непрерывности бизнеса
Не ждите очередного кризиса, прежде чем разрабатывать оперативный план обеспечения непрерывности бизнеса. Наличие плана позволяет эффективно вернуться к рабочему процессу, когда кризис утихнет. В нем также содержатся указания о том, как справиться с любым ущербом, причиненным в результате стихийного бедствия.
Хотя организации могут реализовать эти планы в одиночку, часто бывает полезно привлечь консультанта по стратегии со взглядом со стороны и богатым опытом в отношении того, как реализуются успешные планы обеспечения непрерывности бизнеса.
По моему опыту, предприятия, оснащенные такими планами, более устойчивы, чем предприятия без планов на случай непредвиденных обстоятельств, и имеют больше шансов на восстановление. Кроме того, они, как правило, появляются быстрее, чем их конкуренты.
Итак, что нужно для составления оперативного плана обеспечения непрерывности бизнеса? Комплексная программа планирования на случай непредвиденных обстоятельств определяется тремя элементами:
- Экстренный ответ
- Антикризисное управление
- Восстановление и возобновление бизнеса
Структура этого плана должна включать следующие пять основных шагов:
- Установите рамки предлагаемого плана
На этом этапе основное внимание уделяется установлению конкретного направления и определению группы кризисного управления, группы восстановления технологий и групп восстановления бизнеса, которые будут работать над реализацией плана обеспечения непрерывности бизнеса. Эта команда будет отвечать за изучение различных возможностей, чтобы увидеть, как компания может наилучшим образом защитить сотрудников, поставщиков и клиентов, а также бизнес-операции во время стихийного бедствия.
- Определение основных секторов бизнеса
Из скольких отделов или секторов состоит организация? ИТ, продажи, учетные записи, человеческие ресурсы, бэк-офис и фронт-офис — каждый из этих секторов необходимо определить и обрисовать в общих чертах, чтобы можно было разработать протокол реагирования для каждого из них.
- Провести анализ влияния на бизнес (BIA)
Анализ воздействия на бизнес (BIA) проводится, чтобы предвидеть любые потенциальные воздействия на критически важные бизнес-операции. Анализ влияния на бизнес можно облегчить, задав следующие три вопроса:
- Какие приоритетные действия имеют решающее значение для основной деятельности организации?
- Какие ресурсы необходимо получить, чтобы возобновить эти приоритетные действия? Это включает как внутренние, так и внешние ресурсы, такие как запасы, транспортные средства и персонал.
- Каков максимальный период времени, в течение которого допустимы перебои в бизнес-операциях? Этот конкретный вопрос определяет временные рамки для возобновления приоритетной деятельности.
После того, как на эти вопросы получены ответы, наступает время оценить внешние риски, которые могут повлиять на бизнес. После того, как это будет сделано, легче справиться с различными типами бедствий, с которыми может столкнуться бизнес.
- Разработка стратегий на основе собранной информации
С данными, которые вы собрали в ходе этого процесса должной осмотрительности, становится возможным разработать стратегии, которые помогут предприятию справиться с любой чрезвычайной ситуацией и эффективно возобновить работу после этого.
Это, пожалуй, один из самых важных этапов, поскольку он требует обширных исследований и изучения стратегий обеспечения непрерывности других организаций. Наличие точки отсчета от других предприятий, особенно тех, которые пережили предыдущие неудачи, окажется неоценимым.
- Создайте жизнеспособный план обеспечения непрерывности операций
Когда план обеспечения непрерывности бизнеса составлен и четко написан, его необходимо протестировать. Это включает в себя проведение учений и моделирование стихийных бедствий, чтобы увидеть области бизнеса, которые нуждаются в дальнейшем улучшении и планировании.
В нестабильном мире план обеспечения непрерывности бизнеса поможет защитить ваш бизнес и его интересы.
Тестирование плана обеспечения непрерывности бизнеса
Проверенный комплексный план обеспечения непрерывности бизнеса подготовит вас к неожиданностям. Это поможет вам попрактиковаться в удаленной работе, работать в другой обстановке и, возможно, работать без критически важного персонала.
Тестирование поможет вам проверить такие системы, как восстановление резервной копии данных. Кроме того, тестирование вашего плана выявит пробелы или слабые места и предоставит вам бесценную информацию о том, как лучше всего усовершенствовать и укрепить план в будущем. Наконец, демонстрация тщательного тестирования может помочь вашему бизнесу получить надлежащую страховку.
Итак, как протестировать план обеспечения непрерывности бизнеса?
- Обсудите BCP с сотрудниками
Крайне важно, чтобы ваши сотрудники знали о плане обеспечения непрерывности бизнеса. Большинство BCP терпят неудачу из-за того, что сотрудники не знают протоколов, которым они должны следовать в случае бедствия. Обрисуйте цели имитационных учений и дайте им понять, что это больше, чем учения. Их роли и обязанности должны быть четко объяснены, чтобы избежать оправданий во время оценки. Включение партнеров и поставщиков в моделирование также является хорошей идеей.
- Определите время для проверки плана
Когда сотрудники проинформированы о своих ролях и обязанностях в области обеспечения непрерывности бизнеса, пришло время выбрать время для проведения тестирования. В зависимости от того, что решила команда, ответственная за реализацию этого упражнения, эта симуляция может занять от одного дня до нескольких недель. Ключ не во времени, а в оценке уровня готовности организации и реакции сотрудников.
Хорошие дни для планирования имитационных упражнений — пятница и суббота. Если вы планируете просто проводить кабинетные встречи со своим высшим руководством и персоналом, вы можете проводить их в выходные дни. После этого проверки можно проводить в течение недели, не нарушая нормальную деловую деятельность.
- Смоделируйте аварийную ситуацию
Бедствия могут принимать любую форму:наводнения, торнадо, ураганы, кибератаки, обвалы фондовых рынков или глобальные пандемии, такие как нынешняя вспышка COVID-19. Выберите любой из них и создайте симуляцию, которую вы представляете сотрудникам. Ожидается, что они будут воспринимать это упражнение так, как если бы оно происходило на самом деле. Их ответы должны соответствовать тому, что было изложено в плане обеспечения непрерывности бизнеса.
Отслеживайте время, необходимое для того, чтобы взять ситуацию под контроль. Если ваша организация зависит от других компаний в отношении критически важных функций, таких как ИТ-системы, вы можете включить их в это упражнение по моделированию, чтобы вы также могли оценить их готовность. Как часто следует проводить полную симуляцию? Хотя бы раз в год. Вы можете использовать разные сценарии, чтобы проверить множество потенциальных проблем.
- Оцените упражнение по тестированию
Когда период тестирования закончится, соберите всех вместе на оценочную сессию. Пусть говорят сотрудники. Прислушайтесь к полученным отзывам, это поможет вам точно настроить план обеспечения непрерывности бизнеса. Области, которые все еще нуждаются в доработке, выйдут на первый план, а стратегии, которые сработали, также будут выделены. Иногда для достижения лучшего результата может потребоваться поменять местами обязанности разных людей в команде.
Рекомендации по обеспечению непрерывности бизнеса
Путь к разработке хорошего плана обеспечения непрерывности бизнеса дополняется следующими передовыми практиками:
- Имейте опытного спонсора
Любая компания, которая планирует разработать план обеспечения непрерывности бизнеса, должна работать с опытной командой, которая может разработать, проверить и помочь в тестировании BCP. В идеале кто-то должен быть ответственным или контролировать весь этот процесс.
- Выберите стратегическую политику
Стратегическая политика будет направлять решения и служить дорожной картой на пути вперед. Сотрудникам необходимо предоставить копию политики вместе с полным планом обеспечения непрерывности бизнеса для ознакомления. В идеале все должно быть изложено в руководстве, которое сотрудники получают в рамках своего постоянного обучения.
- Работа с методологией
Какие системы и методы вы будете использовать для реализации плана обеспечения непрерывности бизнеса с момента его создания до тестирования? Методика должна быть понятной и легкой для понимания. Хорошая методология будет оценена аудиторами, которые будут оценивать ваш план обеспечения непрерывности бизнеса. Например, понимание операционного процесса, необходимого для инициирования, осуществления и управления продажами, необходимо документировать, чтобы в случае сбоев в бизнесе компания могла немедленно выявить и устранить возникшие пробелы. Методология должна быть как можно более четкой, чтобы все сотрудники могли вести бизнес одинаково, в то время как руководство всегда работает над совершенствованием процесса, чтобы сделать его более эффективным и упорядоченным.
- Используйте регулярные оценки
Единственный способ оценить ваш план обеспечения непрерывности бизнеса — это тщательно продуманные оценки. Эти оценки — способ измерить вашу готовность как бизнеса. Хорошо проводить регулярные оценки рисков, возможно, даже раз в квартал. В них не обязательно вовлекать всех сотрудников. Вы можете просто собрать руководителей команд из разных подразделений или отделов.
- Часто проводите тестирование
Тренировка или тестирование плана, чтобы вы знали, насколько хорошо он сработает, когда придет время, — одна из лучших практик, которые вы можете применить. Проводите серию учений не реже одного раза в квартал с использованием различных сценариев, чтобы ваши сотрудники были в курсе того, что от них ожидается во время стихийных бедствий.
- Планирование отчетов и отзывов
Должен быть также протокол отчетности. Как команда, которая координирует и работает с этим проектом, отчитывается перед руководством? После разработки и проверки плана руководству должен быть направлен отчет, в котором обобщается уровень готовности организации с учетом чрезвычайной ситуации.
Заключение
По моему опыту, чем лучше определен и проверен ваш план обеспечения непрерывности бизнеса, тем выше ваши шансы на эффективное восстановление и защиту ваших сотрудников, клиентов и бизнес-операций.
Все, кто работает в организации, должны знать о плане обеспечения непрерывности бизнеса и своей роли в восстановлении после аварий. Никто не освобождается. Участие на всех уровнях позволяет быстрее восстановиться и плавно перейти к новому этапу бизнес-операций.
