Эффективные руководители знают, что ограничивающим фактором является время... Пожалуй, ничто другое не отличает эффективных руководителей так, как их нежная и любовная забота о времени.
Питер ДрукерВремя — наш самый ценный ресурс. Мы хотим тратить их на самые эффективные и приносящие пользу действия, которые только можем, не только потому, что они обычно имеют наибольшую денежную ценность, но и для того, чтобы постоянно бросать себе вызов и максимизировать удовлетворение от работы.
Есть много способов повысить свою эффективность и производительность, чтобы лучше использовать свое время. В предыдущей статье о Google Sheets я подробно рассказал о том, как сила совместной работы в Интернете является одним из таких ключей к повышению производительности.
В другой статье я продемонстрировал, как язык программирования Python может быть мощным инструментом анализа и автоматизации задач для финансовых специалистов.
Вдохновившись этим, я хочу представить учебник по скриптам Google Apps. Google Apps Script позволяет вам писать сценарии и программы на JavaScript для автоматизации, подключения и расширения продуктов в G Suite от Google, включая Sheets, Docs, Slides, Gmail, Drive и некоторые другие. Его изучение требует затрат времени, как и написание сценариев, но продуктивность возрастает, а дополнительные возможности, которые оно открывает, оправдывают это.
В качестве первого шага давайте рассмотрим знакомую концепцию:макросы.
Если вы потратили значительное время на работу с Excel, то в какой-то момент вы обязательно столкнулись с интерфейсом макросов Excel VBA (Visual Basic для приложений). Либо путем записи или написания их самостоятельно, либо путем добавления созданных другими.
Макросы — отличный способ автоматизировать повторяющиеся и утомительные рабочие процессы. VBA может быть не тем языком, на изучение которого вы посвятили много времени, но его прелесть заключалась в том, что вам не нужно было этого делать, чтобы продуктивно работать и создавать собственные макросы. Вы можете просто записать рабочий процесс, который хотите автоматизировать, а затем перейти к коду и внести необходимые небольшие изменения, чтобы сделать макрос более общим.
В каком-то смысле VBA — отличный и забытый урок о том, как познакомить людей, не являющихся техническими специалистами, с программированием . Способ, которым вы могли бы записывать действия, а затем заполнять код для последующего просмотра, действительно является гораздо более прагматичным способом обучения, а не чтением учебников и пассивным просмотром руководств.
Те же функции записи VBA доступны в Google Таблицах. Вот простой пример того, как его использовать:
Давайте начнем с некоторых примеров данных, используя запрос IMPORTHTML для импорта таблицы. В этом примере я скачал из Википедии список 15 крупнейших хедж-фондов мира. Само собой разумеется, но это произвольный пример; цель состоит в том, чтобы вы больше сосредоточились на приложении, а не на предмете.
Процесс записи макроса запускается по следующему пути меню:Инструменты> Макросы> Запись макроса.
Затем мы проходим через действия (в формате ПК), которые мы хотим записать:
После этого нажмите кнопку Сохранить в окне макроса внизу, дайте ему имя и дополнительное сочетание клавиш.
Для более простых действий, которые можно точно воспроизвести с помощью тех же шагов, процесс на этом заканчивается, и вы можете сразу же начать использовать свой макрос. Однако в этом случае нам нужно внести некоторые изменения, прежде чем код можно будет использовать. Например, лист, на который мы копируем, каждый раз должен иметь новое имя. Давайте посмотрим, как это сделать.
Теперь мы впервые увидим костяк Google Apps Script; платформа программирования, работающая на серверах Google. Это поддерживает наши макросы и позволяет создавать очень сложные рабочие процессы и даже надстройки для самих приложений. Его можно использовать для автоматизации не только работы с электронными таблицами, но и почти всего, что связано с G Suite от Google.
Язык программирования Apps Script — JavaScript. , один из самых популярных языков программирования, а это значит, что существует множество ресурсов для всех, кто хочет всесторонне изучить его. Но, как и в случае с VBA, вам это на самом деле не нужно:вы можете использовать ту же функциональность записи и просто выполнять шаги, которые вы хотите, чтобы они могли повторяться автоматически. Результат записи может выглядеть грубым и, скорее всего, не будет полностью соответствовать тому, что вы хотите сделать, но он послужит достаточно надежной отправной точкой. Теперь давайте сделаем это для только что записанного сценария.
При записи имеет смысл быть осторожным, чтобы случайно не записать какие-либо дополнительные шаги, которые вы не хотите записывать в окончательной записи, но иногда этого трудно избежать:достаточно просто выбрать другую ячейку перед нажатием кнопки «Стоп». Кнопка записи будет захвачена и впоследствии повторяться каждый раз, когда вы запускаете скрипт. Первым шагом при редактировании нашего скрипта будет его очистка и удаление любых подобных шагов. Давайте углубимся, перейдя в Инструменты> Редактор скриптов в меню файла.
Если вы знаете JavaScript, вы сразу узнаете это, и вы также можете быть удивлены, увидев ключевое слово «var» вместо «let» или «const», как в современном JavaScript. Это отражает тот факт, что версия JavaScript в Apps Script довольно старая и не поддерживает многие из последних функций языка. Ближе к концу я представлю обходной путь для тех, кто хотел бы использовать самые последние функции языка.
Когда вы запускаете скрипт в первый раз, он запросит авторизацию, что имеет смысл, поскольку скрипты могут изменять (и, возможно, удалять) все ваши данные. Скорее всего, вы узнаете процесс авторизации в других продуктах Google.
Теперь мы можем приступить к модификации кода. Изменения, которые нам нужно внести, незначительны, но если вы делаете это в первый раз, может потребоваться быстрый поиск в документации по сценариям приложений для таблиц и/или быстрый поиск концепции JavaScript, например, работа с датами. Здесь пригодится тот факт, что JavaScript является таким широко распространенным языком:решение любой проблемы, с которой вы сталкиваетесь, или функциональность, которая приходит на ум, обычно можно быстро найти, если вы сформулируете свой поисковый запрос простым способом.
Изменения, внесенные в эту версию сценария по сравнению с исходной записанной версией, заключаются в том, что вместо жестко заданного имени для нового листа, который мы создаем, мы теперь называем его сегодняшней датой. Кроме того, мы также меняем путь копирования в конце, чтобы ссылаться на этот новый лист. В последних четырех строках также показано, как выполнять некоторые операции форматирования, такие как изменение значения ячейки, изменение размера столбцов и скрытие линий сетки.
function createSnapshot() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
var date = new Date().toISOString().slice(0,10);
var destination = spreadsheet.insertSheet(date);
spreadsheet.getRange('HTML!A1:F1').activate();
spreadsheet.getSelection()
.getNextDataRange(SpreadsheetApp.Direction.DOWN)
.activate();
spreadsheet.getActiveRange()
.copyTo(SpreadsheetApp.setActiveSheet(destination)
.getRange(1,1),
SpreadsheetApp.CopyPasteType.PASTE_VALUES,false);
var sheet = spreadsheet.setActiveSheet(destination)
sheet.getRange("D1").setValue("AUM $bn")
sheet.setHiddenGridlines(true);
sheet.getRange("A1:D1").setFontWeight("bold");
sheet.autoResizeColumns(1, 4);
};
Запуск скрипта сейчас покажет, что новый лист действительно назван с сегодняшней датой и содержит информацию, скопированную в виде значений (а не формул) с основного листа.
Визуализации диаграмм теперь можно добавлять с помощью того же процесса записи. Я использовал это для создания трех простых диаграмм.
Очистка кода для каждого из них будет выглядеть примерно так:
function createColumnChart() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
spreadsheet.getRange('C1:D16').activate();
var sheet = spreadsheet.getActiveSheet();
chart = sheet.newChart()
.asColumnChart()
.addRange(spreadsheet.getRange('B1:D16'))
.setMergeStrategy(Charts.ChartMergeStrategy.MERGE_COLUMNS)
.setTransposeRowsAndColumns(false)
.setNumHeaders(-1)
.setHiddenDimensionStrategy(Charts.ChartHiddenDimensionStrategy.IGNORE_BOTH)
.setOption('useFirstColumnAsDomain', true)
.setOption('curveType', 'none')
.setOption('domainAxis.direction', 1)
.setOption('isStacked', 'absolute')
.setOption('series.0.color', '#0b5394')
.setOption('series.0.labelInLegend', 'AUM $bn')
.setPosition(19, 6, 15, 5)
.build();
sheet.insertChart(chart);
};
Опять же, не волнуйтесь, если некоторые из параметров выглядят запутанными:все это создается автоматически, вам просто нужно понять достаточно, чтобы удалить ненужные шаги и, возможно, внести небольшие изменения позже.
Теперь все начинает обретать форму, но что, если на самом деле мы хотим получить не электронную таблицу, а презентацию? Если это так, то большая часть работы здесь может по-прежнему выполняться вручную, и мы не сэкономили много времени, если нам нужно делать это на регулярной основе.
Давайте теперь рассмотрим, как может выглядеть автоматизация создания презентации, используя пример данных из нашей электронной таблицы.
Теперь это упражнение становится более сложным по двум причинам:
Следующий пример предназначен для того, чтобы предоставить некоторые базовые строительные блоки, которые помогут вам начать работу и ознакомиться с ней.
Для начала создадим шаблон, который потом хотим наполнить контентом с помощью нашего скрипта. Вот два простых слайда презентации, которые я собрал вместе:
Далее вам нужно будет получить идентификатор этого шаблона, потому что вам придется ссылаться на него в своем скрипте. Подсознательно вы видели этот идентификатор много раз, потому что на самом деле это случайная последовательность символов и цифр, которую вы видите в URL-адресе вашего браузера:
https://docs.google.com/presentation/p/это_идентификатор_вашей_презентации /edit#slide=id.p.
Теперь нам нужно добавить следующие строки в наш исходный скрипт. Это снова потребует авторизации, на этот раз для доступа к вашему Google Диску.
function createPresentation() {
var templateId = "insert_your_template_presentation_id_here";
var template = DriveApp.getFileById(templateId);
var copy = template.makeCopy("Weekly report " + date).getId();
var presentation = SlidesApp.openById(copy);
}
Вы не увидите немедленной визуальной обратной связи, если запустите этот фрагмент кода, но если вы заглянете в папку на вашем Google Диске, где вы сохранили шаблон, вы обнаружите, что его копия действительно была создана, и она имеет сегодняшний день. дата в имени файла. У нас хорошее начало!
Давайте теперь используем больше строительных блоков, чтобы начать наполнять его контентом, программно, а не вручную. Добавьте следующие строки в ту же функцию:
presentation.getSlides()[0]
.getPageElements()[0]
.asShape()
.getText()
.setText("Weekly Report " + date);
Теперь все становится немного интереснее, так как мы изменили первую страницу, чтобы включить сегодняшнюю дату. В Slides, как и в Sheets, вы работаете с объектами (представленными классами), каждый из которых имеет свойства и методы (т. е. присоединенные функции). Они организованы в иерархию, где SpreadsheetsApp, DriveApp или SlidesApp являются объектами верхнего уровня. В приведенном выше фрагменте кода нам нужно шаг за шагом перемещаться по этой иерархии, чтобы добраться до элемента, который мы хотим отредактировать, в данном случае:текст в текстовом поле. На практике это означает переход через объекты Presentation, Slide, PageElement и Shape, пока мы, наконец, не доберемся до объекта TextRange, который хотим отредактировать.
Отслеживание того, с каким типом объекта вы имеете дело, может привести к путанице, а ошибки, возникающие в результате попытки применить операцию к неправильному объекту, могут быть трудноустранимыми. К сожалению, функции справки и сообщения об ошибках в самом редакторе скриптов не всегда дают много рекомендаций, а положительная сторона заключается в том, что такое внимание, по крайней мере, улучшит ваши методы контроля качества.
Создав презентацию и обновив заголовок, пришло время вставить в нее одну из наших новых диаграмм. Помня об иерархии объектов, следующий код теперь должен иметь смысл:
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
var sheet = spreadsheet.getSheetByName(date);
var chart = sheet.getCharts()[0];
var position = {left: 25, top: 75};
var size = {width: 480, height: 300};
presentation.getSlides()[1]
.insertSheetsChart(chart,
position.left,
position.top,
size.width,
size.height);
Если вы запустите полный сценарий, выходная презентация должна выглядеть примерно так:
Надеемся, что этот пример иллюстрирует принципы и вдохновляет вас на то, чтобы начать собственные эксперименты. Если подумать, я уверен, что вы сможете найти по крайней мере несколько примеров ручной работы, выполняемой сегодня в вашей компании, которую действительно следует автоматизировать таким образом. Высвобождает время для размышлений, анализа и принятия решений, а не для механического перетасовки данных из одного формата и/или места в другой. Улучшение опыта разработки. Как упоминалось ранее, версия JavaScript, поддерживаемая в Google Apps Script, устарела, онлайн-редактора сценариев очень ограничен. Если вы просто записываете макрос или пишете несколько десятков строк, вы этого даже не заметите. Однако, если у вас есть амбициозные планы по автоматизации всех аспектов вашей еженедельной или ежемесячной отчетности или вы хотите создавать плагины, то вы будете рады узнать, что существует инструмент командной строки, который позволяет вам разрабатывать с использованием вашей любимой среды разработки. .
Если вы находитесь на таком уровне владения языком, то вам, вероятно, также захочется воспользоваться самыми последними функциями, которые может предложить JavaScript, и, возможно, даже больше, поскольку с помощью инструмента командной строки вы также можете разрабатывать на TypeScript.
Если вы обнаружите, что работа с Apps Script вам не по душе, есть и другие варианты, в зависимости от варианта использования. Если вы хотите выполнять более сложную обработку чисел, подключаться к API или базам данных или просто предпочитаете язык программирования Python, а не JavaScript, то Google Colaboratory — бесценный продукт. Он предоставляет вам блокнот Jupyter, работающий на серверах Google, который позволяет вам писать скрипты Python, которые легко интегрируются с вашими файлами на Google Диске и с помощью библиотеки gspread упрощают работу с данными ваших электронных таблиц.
Я описал многие преимущества Python в статье о том, как использовать его для финансовых функций, которая также служит нежным введением в работу с блокнотами Python и Jupyter в деловом и финансовом контексте. Для меня очень важным преимуществом является то, что, в отличие от Apps Script, записная книжка Python в Colaboratory является интерактивной, поэтому вы видите результаты (или сообщение об ошибке) после выполнения каждой строки или небольшого блока кода.
В этом учебном пособии по скриптам Google Apps показано, что возможно с помощью языка программирования Google. Возможности практически безграничны. Однако, если у вас нет технического образования, примеры кода могут показаться пугающими, и вы можете подумать про себя, что повышения производительности, полученного от изучения скрипта Google Apps, может быть недостаточно, чтобы перевесить значительные инвестиции с точки зрения необходимого времени. научиться этому.
Это, конечно, зависит от многих факторов, в том числе от того, какую роль вы играете или ожидаете получить в будущем. Но даже если вы не планируете делать что-то похожее на показанные здесь примеры, понимание того, что возможно, и приблизительное количество работы, которое потребуется для реализации, может вызвать мысли и идеи о том, как повысить производительность в вашей компании, для ваших клиентов или себя лично.
Лично я могу засвидетельствовать удовлетворение от того, что сижу и нажимаю кнопку, которая завершает часовую утомительную ручную работу менее чем за минуту. Сделав это в 50-й раз, вы будете благодарны за пару часов, потраченных на то, чтобы собрать все вместе, что в конечном итоге освободило ваше время для более полезных занятий. Через некоторое время эти преимущества масштабируемости вызывают привыкание.