«Труд в себестоимости проданных товаров выглядит безумно. Я знаю, что в этом месяце мы не платили столько за работу в магазине. Можете ли вы показать мне разбивку того, что входит в это число?»
«У нас больше подписок, чем мы можем сосчитать прямо сейчас — Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello — и мы подписываемся на новые каждый месяц! Можете ли вы показать мне наши общие ежемесячные расходы на них?»
"Я просто хочу увидеть отчет о прибылях и убытках, соответствующий нашему бюджету. Путешествуйте. В нашем бюджете это разбито на проживание, авиабилеты, наземный транспорт и т. д. Когда я смотрю на отчет о прибылях и убытках, все, что я вижу, это одна цифра — поездки, и это показывает, что мы превышаем бюджет. Я хочу видеть детали, поэтому знаю, почему».
"Все эти детали — это здорово, но я действительно хочу получить отчет на одной странице, показывающий наши продажи, валовую прибыль и, может быть, 10 категорий накладных расходов (бухгалтерия, отдел продаж и т. д.) в удобном виде. аккуратное резюме».
Эти чувства знакомы каждому, кто участвовал в нескольких финансовых совещаниях. Обсуждение течет, и неизбежно кто-то говорит:«Было бы неплохо, если бы мы могли видеть…». Финансовый директор получает раздраженное выражение лица и записывает запрос в свой блокнот. «Посмотрим, что можно сделать», — сухо говорят они.
Правда в том, что они, вероятно, даже не знают, с чего начать.
Довольно часто финансовые отчеты не оправдывают ожиданий руководства. Я предлагаю две причины для этого:
Правильно выполненная перезагрузка плана счетов решит обе проблемы. К счастью, даже полномасштабная перезагрузка не требует астрономических затрат времени и энергии. Фактически, я считаю, что это единственный лучший и наиболее эффективный способ поднять финансовую отчетность в вашей организации на новый уровень. .
Недавно я помогал владельцу технологической компании улучшить его финансовую отчетность. «Откройте свой план счетов», — сказал я ему.
«Я не думаю, что когда-либо смотрел на это», — сказал он мне, когда мы просматривали его счета. Я мог видеть, как загораются лампочки, когда показывал ему, как все строки его счета-фактуры были настроены так, чтобы течь к одному счету продаж в его плане счетов. С такой упрощенной структурой счета его финансовые отчеты не могли предоставить подробную информацию о его пяти различных потоках доходов.
План счетов подобен каркасу полок и ящиков на складе. Представьте себе компанию по производству компьютерного оборудования, которая получает постоянный поток настольных компьютеров, ноутбуков и принтеров. Если их склад хорошо организован, прибывающая партия ноутбуков Dell будет направляться в конкретную корзину. в разделе Dell области ноутбука склада. Таким образом, когда клиент заказывает ноутбук Dell, работники склада могут быстро и легко получить его.
Если бы на складе не было контейнеров или стеллажей, а были бы просто три огромных помещения — по одному для настольных компьютеров, ноутбуков и принтеров — отслеживание или извлечение чего-либо было бы кошмаром.
Счета — это специальные «корзины», в которых хранятся бухгалтерские операции. План счетов — это просто упорядоченный список всех ящиков и полок. Для иллюстрации, когда компьютерная компания записывает продажу ноутбука Dell в приведенном выше примере, бухгалтер переходит к разделу «Доходы» плана счетов и помещает сумму продажи в счет «Продажи-ноутбуки» или, возможно, «Продажи-ноутбуки-». Ноутбуки Dell, если план счетов компании более подробный.
Финансовые отчеты на конец месяца (балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках) просто обобщают и группируют сальдо отдельных счетов на конец месяца. Соответственно, финансовая отчетность не может быть более подробной или информативной, чем основная структура плана счетов.
У моего технологического клиента была одна большая «комната» для всех продаж, без корзин и полок. Его отчет о доходах на конец месяца не мог быть более подробным, чем этот счет. На первый взгляд, он понятия не имел, какие потоки доходов способствовали этому большому ежемесячному количеству.
Мне трудно быть критичным, потому что 90% владельцев бизнеса, вероятно, могут сказать, что никогда не смотрели на свой план счетов. Даже многие контролеры и финансовые директора плохо разбираются в том, как структурировать надежный план счетов, который легко и просто предоставляет финансовую информацию, которую хочет видеть руководство. .
Отчасти в этом виноваты производители программного обеспечения для бухгалтерского учета. Они знают (особенно провайдеры начального уровня), что большинству людей будет сложно создать качественный план счетов. Чтобы это исправить, они автоматизируют наладочную часть и встройте готовый план счетов в программное обеспечение.
К сожалению, использование готового плана счетов похоже на попытку построить дом мечты на универсальном бетонном фундаменте. В итоге дом сильно отличался бы от мечты и не был бы очень функциональным.
При перезагрузке плана счетов необходимо учитывать три аспекта:
Вот шаги, которые необходимо предпринять, чтобы решить каждую из этих проблем и ускорить свой план счетов, чтобы обеспечить финансовую прозрачность, необходимую вашей компании.
Большинство малых предприятий изначально настраивают свой бухгалтерский учет в соответствии со своим налоговым бухгалтером. По мере роста компании банки, инвесторы и агентства, такие как облигационные компании, нуждаются в финансовой отчетности на основе GAAP. Часто финансовые показатели, основанные на GAAP, являются концом прогресса.
Но есть другой уровень. Это уровень управленческого учета, на котором вы создаете финансовые отчеты с информацией, которую вы хотите видеть. . Налоговые и аудиторские бухгалтеры в любом случае корректируют ваши отчеты, чтобы они соответствовали их целям, так что вперед и сделайте полный перерыв. Новая цель – финансовые отчеты, содержащие показатели, вы нужно вести свою деятельность в течение всего года.
Некоторые бухгалтеры рекомендуют придерживаться плана счетов, ориентированного на GAAP, и создавать ориентированные на управление финансовые показатели с помощью настраиваемых отчетов. Эти настраиваемые отчеты объединяют данные из различных разделов плана счетов, чтобы получить структуру финансовой отчетности, которую ищет руководство.
Этот подход может работать до тех пор, пока у вас есть возможность создавать собственные отчеты. В отсутствие этого налоговые и аудиторские CPA имеют специальное программное обеспечение для отчетности, чтобы легко преобразовать ваш план счетов, ориентированный на управление, в их формат. Просто не забудьте упростить им задачу, включив любые специальные счета, которые им нужны, в ваши реконструированные графические счета.
Валовая маржа – это прибыль после вычета прямых затрат из объема продаж. Что такое «прямые затраты»? Это большой вопрос. Все согласны с тем, что прямой труд и прямые материалы всегда являются прямыми затратами. Кроме того, определение является дискреционным.
Например, в соответствии с GAAP фиксированные затраты, такие как амортизация оборудования, будут прямыми затратами для производителя. Однако в управленческой среде постоянные затраты часто не включаются в валовую прибыль, чтобы она не искажалась колебаниями продаж.
Например, если амортизация составляет 50 долларов США в месяц, а продажи составляют 500 долларов США в месяц, амортизация составляет 10% от продаж. Если продажи подскочат до 1000 долларов в месяц, амортизация по-прежнему составит 50 долларов и теперь составляет всего 5% от продаж. В этой ситуации продажи, а не эффективность производства или более точная оценка, изменили валовую прибыль. Это может ввести в заблуждение, особенно если вознаграждение руководителей производства зависит от показателей маржи.
Вот предложение:прямые затраты в ваших управленческих финансовых отчетах должны быть такими же, как затраты, которые вы учитываете при составлении котировок или расчетов цен. Если вы рассматриваете только прямой труд и прямые материалы при размещении ставок на работу или установлении цен, то это должны быть единственные прямые затраты, указанные в ваших ежемесячных финансовых отчетах. Таким образом, вы сможете сразу увидеть, достигаете ли вы валовой прибыли, на которую ориентируетесь в котировках.
В качестве альтернативы, если вы включаете косвенные статьи, такие как амортизация и расходные материалы, в свое предложение, вы должны включить их в расчет валовой прибыли в своих финансовых отчетах. Для этого внимательно изучите пункт 3 ниже.
Не каждая компания использует валовую прибыль. В определенных отраслях, таких как реклама, сельское хозяйство или консалтинг, большая часть затрат объединяется в широкую категорию операционных расходов. В таких условиях может не быть необходимости разделять затраты на прямые/косвенные и операционные, и валовая прибыль не будет учитываться в финансовых показателях.
Косвенные затраты — это накладные расходы, которые напрямую связаны с продажами, но не могут быть отнесены непосредственно к конкретному продукту или работе. Примеры включают заработную плату начальника завода, непредвиденные расходные материалы (например, скотч, клей, шурупы), ремонт оборудования, страхование здания магазина и т. д. Такие расходы, как сборы за составление налогов, маркетинг и юридические расходы, не будут считаться косвенными расходами, а скорее операционными или общие/административные расходы.
Большинство компаний выбирают такой показатель, как количество рабочих часов, и оценивают ставку за час работы, которая «израсходует» эти косвенные затраты в течение месяца или года. Например, рассмотрим простого производителя, у которого в прошлом месяце было 1000 долларов на производственные материалы и 1000 долларов на ремонт в магазине, что в сумме составляет 2000 долларов косвенных расходов. Производственные рабочие отработали в этом месяце 200 часов. Исходя из этого, компания решает распределить косвенные затраты на будущие проекты по ставке 10 долларов США в час (общие затраты 2000 долларов / 200 рабочих часов).
По мере того, как каждый час затрат на рабочую силу регистрируется в системе, также автоматически публикуется предполагаемая косвенная стоимость в размере 10 долларов США в час. Если работники отработают 300 часов, косвенные расходы в размере 3000 долларов США (300 x 10 долларов США в час) будут отражены в модуле проекта и финансовых отчетах.
Концепция имеет смысл, но становится запутанной, когда эта запись касается финансов. В отличие от настоящих расходов на заработную плату, 3000 долларов — это входная стоимость проекта, которая не выплачивается наличными. Соответственно, компенсация будет не наличными, а записью в размере -3000 долларов США на счет косвенных расходов.
В хорошо разработанном плане счетов этот зачетный счет обычно группируется со счетами, которые получают фактические расходы на поставки и ремонт. Таким образом, если фактические затраты на поставки и ремонт составляют 2700 долларов США за месяц, вы сразу увидите, что косвенные затраты были перерасходованы на проекты (3 000 долларов США по сравнению с фактическими 2 700 долларов США).
Этот пункт предназначен не для рассуждений о стоимости проекта, а для информирования о том, что план счетов должен продуманно учитывать подход организации к косвенным затратам. Это может быть одним из самых запутанных пунктов в финансовых отчетах, особенно если подход не является хорошо организованным и простым.
Калькуляция косвенных затрат применяется к проектно-ориентированным компаниям, особенно к производителям и строительным подрядчикам. Компании, которые не ориентированы на проекты, например розничные продавцы и рестораны, обычно не включают косвенные затраты в структуру своих счетов.
Существует множество способов нарезки данных. Например, учетная запись "Расходы на питание" может быть отдельной учетной записью или может быть распределена по категориям, к которым относится питание, например "Маркетинг", "Конференции" или "Путешествия".
Не существует единственно правильного пути, но план счетов должен отражать то, что хотят видеть конечные пользователи финансовой отчетности. Важно узнать у управленческой команды, как они хотят относиться к таким расходам, как питание или подписка на технологии. Они хотят, чтобы они были встроены в категорию, к которой они относятся (например, маркетинг или финансы), или они хотят видеть их отдельно?
Кроме того, для компаний, подпадающих под действие налогового законодательства США, питание является примером, когда вам понадобится простой способ предоставить своему налоговому бухгалтеру отдельную общую сумму на конец года. Если вы решите распределить блюда по соответствующим категориям, вы все равно захотите хранить их в отдельных учетных записях внутри каждой категории.
В конце концов, план счетов, бюджет и предпочтения руководства должны быть согласованы в эффективной системе учета.
Номера счетов похожи на номера ячеек на складе. Хорошо работают пятизначные базовые номера счетов (четыре для очень простой настройки). Лучшей практикой является использование 10000 для счетов активов, 20000 для обязательств, 29000 для собственного капитала, 30000 для продаж, 40000-50000 для прямых/косвенных затрат, 60000-70000 для операционных/накладных расходов и 80000-90000 для неоперационных счетов. такие как проценты и налоги.
Вдумчиво распределите номера своих счетов, чтобы оставить место для роста. Например, если основной счет «Проверка бизнеса» — 10000, счет «Проверка заработной платы» может быть 10100. После этого вы можете перейти к 11000 для «Расчетов с клиентами» (обычно это следующая категория активов). Остаются 10 200, 10 300 и т. д. для будущих денежных и расчетных счетов, а вся группа 11 000 остается для прочей дебиторской задолженности (например, дебиторской задолженности сотрудников или внутригрупповой).
Для счетов доходов и расходов рекомендуется использовать договоренности между родителями и детьми, чтобы облегчить одновременную сводную и подробную отчетность. Например, представьте себе технологическую компанию с тремя потоками доходов. Учетная запись родительского уровня для Sales будет иметь значение 30000 Sales. На этот счет не будут отправляться никакие транзакции. Под ним могут находиться дочерние учетные записи:31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management и 33000 Sales-Hardware.
Избегайте более 2 или 3 уровней дочерних учетных записей. Например, 33000 Продажи-Оборудование можно разделить на 33100 Продажи-Оборудование-Компьютеры и 33200 Продажи-Оборудование-Принтеры. Аппаратные принтеры могут быть дополнительно разбиты на 33210 Аппаратные принтеры-HP и 33220 Аппаратные принтеры-Canon. В этот момент дальнейшая детализация может принести больше вреда, чем помощи, и привести к неточному учету. Как правило, лучше иметь меньше деталей и поддерживать их точность, чем иметь чрезмерное количество деталей, которые могут быть неточными.
Для организационной элегантности соблюдайте последовательность чисел и описаний. Выровняйте номера счетов прямых затрат с соответствующими номерами счетов продаж. Например, для отслеживания стоимости оборудования, приобретенного для перепродажи, вы можете использовать номер счета 43000 COS-Hardware, который в числовом отношении будет совпадать с номером 33000 Sales-Hardware (дочерние счета также будут совпадать). Согласованность пригодится при разработке финансовых отчетов или ведении журналов, а также имеет смысл для небухгалтеров.
В связи с этим некоторые эксперты (особенно разработчики программного обеспечения и ИТ-специалисты) рекомендуют иметь только несколько счетов в плане счетов и вместо этого использовать подробные отчеты в различных модулях вашего бухгалтерского программного обеспечения.
Например, вы можете поместить все счета клиентов в одну учетную запись продаж. В ваших финансовых отчетах не будет подробностей. Вы можете получить подробную информацию, перейдя в модуль «Продажи» и запустив отчеты по счетам, такие как «Продажи по категориям продаж» или «Продажи по клиентам». На каком-то уровне это делается в любом случае. Модуль «Заработная плата» — еще один, который часто имеет обширные встроенные возможности отчетности, выходящие за рамки того, что может предоставить план счетов. Модуль «Проекты» — еще один. Так почему бы не пропустить все детали плана счетов и не пойти по этому пути?
Хотя в теории это звучит великолепно, на практике финансовые отчеты — это то, что тщательно составляется и проверяется руководством каждый месяц. Подробная отчетность из различных модулей часто требует некоторых усилий, чтобы убедиться, что она связана с финансами, и из-за этого (и по другим причинам) она не всегда выполняется. Включение некоторого уровня детализации в план счетов — это практичный способ обеспечить, чтобы ключевая информация всегда находилась в поле зрения управленческой команды.
Хорошие финансовые отчеты на конец месяца получаются точными благодаря большим неденежным проводкам в журнале. Например, если заработная плата, полученная с 18 по 31 октября, выплачивается 7 ноября, необходимо опубликовать запись в журнале, чтобы перенести денежные расходы от 7 ноября на 31 октября, чтобы финансовые показатели за октябрь были точными.
Если сумма проводки в журнале смешана с обычными счетами расходов на заработную плату, может быть трудно увидеть, какая часть расходов на заработную плату связана с денежными выплатами и какая сумма начислена. То же самое относится и к сложным записям в журнале, которые корректируют значения незавершенного производства (WIP), или к записям о перерасходе/занижении счетов в компаниях, которые работают с многомесячными проектами.
Может быть полезно направить эти записи на отдельные учетные записи. Например, у вас может быть родительская учетная запись 45000 Прямые трудозатраты и три дочерних учетных записи:45100 Производственные трудозатраты, 45200 Изменение начисленных трудозатрат и 45300 Изменение незавершенного труда. Детализация позволяет легко объяснить общую сумму трудозатрат руководству, которое обычно думает только с точки зрения заработной платы, выплаченной наличными в этом месяце.
Одним из преимуществ мощного плана счетов является то, что он может продлить срок службы бухгалтерского программного обеспечения даже начального уровня. Часто неудовлетворенность финансовой отчетностью можно исправить, изменив план счетов. , а не через очень болезненный процесс перехода на новое программное обеспечение .
Затем ключевым шагом является структурирование плана счетов, чтобы максимально использовать возможности программного обеспечения. Такая платформа, как Microsoft Dynamics NAV, использует только базовые номера счетов плюс теги («размеры») для кодирования каждого расхода в определенном месте или подразделении. Такая платформа, как Vista от Viewpoint, использует сегменты учетных записей. Счет 40000.01.02 может быть Прямые материалы (40000) для бетонного отдела (02) в Бостоне (01). QuickBooks и Xero делают это еще одним способом. Будьте готовы изменить структуру своей учетной записи для работы с программным обеспечением, а не наоборот.
Поскольку финансовая отчетность и план счетов неразрывно связаны, важно также учитывать возможности программного обеспечения для составления финансовой отчетности при обновлении или настройке плана счетов. Например, если программное обеспечение не позволяет вам изменить порядок счетов в финансовых отчетах, становится очень важным то, как вы упорядочиваете свой план счетов.
Функциональность плана счетов, вероятно, является наиболее важным атрибутом бухгалтерского программного обеспечения и финансовой отчетности. Программное обеспечение начального уровня с надежной функциональностью сертификата подлинности может работать в течение многих лет. Верно и обратное.
Недавно я консультировал компанию по производству и розничной торговле стоимостью 10 миллионов долларов, которая собиралась разделить их бухгалтерские записи (записи, а не саму компанию) на две отдельные «компании», чтобы иметь возможность получить четкость отчетности, которую они отчаянно желали. Внеся стратегические изменения в их план счетов и лучше используя возможности отчетности их программного обеспечения, мы смогли получить финансовую прозрачность, в которой они нуждались, не заставляя их ввязываться в то, что, вероятно, было бы дорогостоящей катастрофой.
Эффективная структура плана счетов прямо или косвенно определяет практически всю финансовую отчетность. Тем не менее, многие организации игнорируют эту основополагающую концепцию и хромают вместе с неоправдавшимися ожиданиями.
В отличие от некоторых фундаментальных проблем, план счетов может быть оптимизирован относительно быстро . Качественно выполненная модернизация обычно может быть реализована в течение месяца и немедленно окажет заметное влияние на финансовую отчетность.
Поскольку большинство компаний (и финансовых директоров) создают план счетов только раз в десятилетие, это может быть идеальным проектом для аутсорсинга. Свяжитесь с Toptal, если вам нужна помощь в этом простом, но невероятно важном шаге, который поднимет вашу организацию на новый уровень.