Мобильные устройства стали незаменимыми инструментами. Они позволяют нам делать гораздо больше, чем просто звонить по телефону и отправлять текстовые сообщения. Современные смартфоны оснащены мощными приложениями, которые помогают нам управлять как работой, так и личной жизнью. И они могут быть одним из самых простых решений для бухгалтеров, которым поручено отслеживать квитанции для отчетов о расходах сотрудников.
IRS требует квитанций для коммерческих расходов на сумму более 75 долларов США. Если ваши сотрудники регулярно теряют чеки или запрашивают копии со своих корпоративных кредитных карт, возможно, пришло время предоставить им приложение для сканирования чеков.
Этот удобный инструмент позволяет быстро фиксировать важные бизнес-транзакции, такие как покупки, счета, платежи и т. д., и сохранять их в цифровом виде. Фактически, некоторые из самых популярных приложений для смартфонов, доступных сегодня, включают встроенные сканеры чеков.
Приложение для сканирования квитанций позволяет людям сканировать и упорядочивать свои физические или цифровые квитанции в одном центральном месте, а затем к ним можно получить доступ с любого устройства с доступом в Интернет. Кроме того, лучшие приложения для сканирования чеков позволяют пользователю добавлять заметки о каждой транзакции и прикреплять фотографии. Эти детали пригодятся, например, когда вам нужно составить список деловых обедов.
Некоторые даже предлагают дополнительные функции, такие как автоматическая категоризация на основе типа бизнеса или категории продукта.
Есть несколько вещей, которые следует учитывать при выборе сканера чеков.
Во-первых, убедитесь, что у него достаточно памяти, чтобы все транзакции помещались в его хранилище без удаления старых записей. Во-вторых, посмотрите, как быстро он сканирует документы; если их обработка займет слишком много времени, вы в конечном итоге потратите больше денег, чем необходимо. В-третьих, проверьте, предлагает ли он другие полезные функции, такие как отслеживание запасов, управление взаимоотношениями с клиентами и отчеты о расходах.
Если вы похожи на большинство людей, у вас, вероятно, есть стопки бумажных квитанций, за которыми вам нужно следить, но вы не хотите носить их с собой или подшивать. Но что происходит, когда вы возвращаетесь домой ночью после утомительной командировки или долгого рабочего дня? Вы просто бросаете свою стопку куда-нибудь в ящик?
Возможно, у вас уже есть существующая файловая система, которая вам подходит. Если так, отлично! Но если нет, вот несколько причин, по которым стоит скачать приложение для сканирования чеков:
Сегодня доступно множество различных типов приложений для сканирования чеков, но обычно они делятся на две категории:
Первый тип сканера работает, делая снимок каждой страницы, когда вы закончите его использовать.
Для этого не требуется никакого дополнительного оборудования, помимо того, что у вас уже есть — вашего смартфона. Вы можете использовать свой телефон в местах, где нет Wi-Fi или сотовой связи. Кроме того, ваше устройство сможет хранить все свои файлы локально, чтобы они не потерялись, если что-то случится с вашим телефоном.
Они не работают хорошо, когда вам нужно сделать несколько снимков одновременно, потому что они просто перезаписывают друг друга. Поскольку они сохраняют все локально, вы теряете контроль над тем, сколько места занимают эти фотографии. Если вы хотите удалить их позже, вам придется сделать это вручную. Кроме того, эти типы сканеров не очень хорошо распознают текст. Они могут правильно распознавать числа, но все остальное может быть неверно истолковано.
Если вы ищете что-то простое, легкое в настройке и бесплатное, обратите внимание на Quickbooks Online. Он предлагает базовые функции, такие как выставление счетов, управление запасами и расчет заработной платы. Но если вам нужны более продвинутые функции, такие как создание настраиваемых отчетов, интеграция с другими программными пакетами и управление несколькими компаниями, вам может потребоваться перейти на Quickbooks Pro.
Если вы часто путешествуете, Expensify имеет смысл как инструмент для управления вашими квитанциями. Он работает так же, как и многие другие средства отслеживания расходов, позволяя вам вводить транзакции вручную или автоматически, используя данные, полученные непосредственно с кредитных карт.
Разница в том, что когда вы совершаете покупки с помощью карты, Expensify будет получать соответствующую информацию о каждой транзакции, например номер рейса, которым они были совершены, сколько они стоили и даже их статус.
Expensify — одно из наших любимых приложений для сканирования чеков, потому что оно позволяет легко управлять ими где угодно. Кроме того, вам больше не нужно беспокоиться о потере важных документов, поскольку Expensify сканирует каждую квитанцию в свою собственную базу данных.
Это означает, что вы ничего не потеряете, даже если случайно удалите что-то на своем телефоне. Единственное, что вам нужно сделать, это открывать приложение всякий раз, когда вы получаете новый документ.
Для предприятий с меньшим количеством сотрудников может быть место только для одного человека для ведения бухгалтерского учета. Вот почему нам нравится использовать Bench как в качестве менеджера личных финансов, так и в качестве сканера чеков. Это упрощает оплату счетов, погашение долгов, накопление пенсионных накоплений и планирование налогов.
Приложение позволяет нам устанавливать цели, составлять бюджет, оплачивать регулярные счета, управлять инвестициями и даже отслеживать, сколько мы потратили на кофе с 1 января.
Нет необходимости вкладывать средства в дорогое программное обеспечение для предприятий с меньшим количеством сотрудников, когда вы можете прекрасно обойтись с помощью бесплатных онлайн-инструментов. Тем не менее, если вы хотите что-то простое и легкое в настройке, стоит попробовать Bench. Он позволяет пользователям загружать свои собственные PDF-файлы и изображения квитанций, счетов, счетов-фактур и т. д., а также предоставляет базовые функции отчетности, такие как создание диаграмм и графиков.
Приложение WellyBox — отличный способ сканировать квитанции от любой компании, которая принимает кредитные или дебетовые карты в качестве оплаты. Это также отличный инструмент, если вы работаете не по найму, потому что он позволяет вам отслеживать все свои расходы в одном месте.
Бесплатная версия включает в себя неограниченное количество сканирований, но сохраняет их только локально на вашем телефоне; однако в платных версиях доступно больше места для хранения.
Вы можете найти приложение WellyBox в iTunes и Google Play для устройств Android.
Receipts By Wave — еще один отличный вариант, если вы ищете простой, но мощный инструмент для сканирования чеков. Это приложение позволяет пользователям создавать свои собственные уникальные шаблоны в зависимости от их потребностей. Затем вы можете использовать их для получения квитанций из любого места в любое время.
После захвата они будут отправлены прямо в ваш почтовый ящик, где вы сможете просмотреть их позже. Нет никаких ограничений, когда речь заходит о том, сколько чеков вы хотите хранить.
Приложение позволяет пользователям сканировать квитанции одним касанием, отправлять их прямо на вашу электронную почту или сохранять в виде файлов PDF. Вы также можете добавлять примечания к каждой квитанции, что упрощает отслеживание деталей, которые необходимо включать в отчеты о расходах.
Это приложение отлично работает, если вы хотите избавиться от бумажного беспорядка и убедиться, что все правильно подшито. Кроме того, если у вас есть несколько человек, использующих одно и то же устройство, вы сможете увидеть, кто и когда совершил покупку.
Мобильное приложение Shoeboxed позволяет пользователям сканировать квитанции в свою учетную запись за считанные секунды. Затем вы можете упорядочить их, используя теги или категории, и выполнять поиск по всем отсканированным документам одновременно. Бесплатная версия включает неограниченное количество сканирований в месяц, а платные версии предлагают дополнительное редактирование документов и преобразование PDF.
Это приложение для сканирования чеков работает как по волшебству! Просто сфотографируйте свои чеки с помощью встроенной камеры и загрузите их в Evernote. Затем вы можете получить доступ к этим файлам через веб-браузер или по электронной почте. Ваши данные всегда будут в безопасности благодаря технологии шифрования компании. Кроме того, вы получаете до 2 ГБ бесплатного хранилища в месяц.
Если вы не хотите тратить деньги на приложение, мы рекомендуем проверить бесплатную версию. Помимо сохранения квитанций в Интернете, вы также можете синхронизировать их между несколькими компьютерами. Все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать бесплатную учетную запись и начать сохранять свои квитанции сегодня.
Вы можете сразу приступить к работе с этим инструментом без какой-либо настройки. Просто отсканируйте квитанции и сохраните их на свой компьютер через Dropbox. Затем загрузите эти файлы на сервер приложения, где они будут автоматически обработаны. Затем результаты отправляются обратно на ваше устройство, чтобы вы могли просмотреть их на досуге.
Этот сервис отлично подходит для отслеживания всех ваших транзакций, особенно во время поездок за границу. Однако некоторым людям это может показаться слишком трудоемким, поскольку для этого требуется ввод данных вручную.
100% машинная обработка. В отличие от многих других приложений для сканирования чеков, Veryfi не требует вмешательства человека. Вместо этого он использует передовые алгоритмы для обработки каждого отдельного изображения в течение нескольких секунд. Благодаря этому вы ничего не пропустите во время оформления заказа.
В заключение можно сказать, что любому, кто хочет создать простую, но эффективную систему отслеживания расходов, доступно множество вариантов.
Это сообщение первоначально появилось на Your Money Geek.