Время от времени вы будете делать ошибки в учете, поэтому знание того, как обнаруживать эти проблемы, является важным навыком, который нужно развивать независимо от того, что бухгалтерское программное обеспечение, которое вы используете в своем малом бизнесе. Вы сможете обнаружить множество ошибок, просмотрев пробный баланс своей компании.
Однако вы обнаружите, что не все ошибки учета влияют на пробный баланс . По этой причине важно знать об этих типах ошибок бухгалтерского учета, чтобы вы могли их найти и исправить. Обратите внимание, что эти типы ошибок труднее всего выявить и устранить.
Ошибка пропуска возникает, когда транзакция полностью пропущена из книг вашей компании. Вы можете забыть ввести проводку по расходам или указать продажу продукта или услуги. Эти транзакции сложно обнаружить. Следовательно, вам необходимо убедиться, что у вас есть надежный распорядок для своевременного ввода этих транзакций.
Наиболее частой причиной того, что эти транзакции не вводятся, является то, что документация (например, счет-фактура поставщика) теряется. У вас меньше шансов потерять или потерять эти подтверждающие документы, если вы вовремя введете их в свою бухгалтерскую систему как можно скорее.
Ошибка отмены возникает, когда транзакция, которая должна была быть отправлена как дебет проводится как кредит. Например, вы можете ввести счет в качестве оплаты или возврата. Вы не заметите эту ошибку в своем пробном балансе, потому что пробный баланс все еще будет на балансе.
Принципиальная ошибка возникает, когда вы или ваш бухгалтер неправильно применяете учет принцип. Вы можете расходовать активы, которые должны учитываться как активы. Активы и расходы регистрируются в бухгалтерских книгах как дебет, поэтому это техническая ошибка.
Возникает ошибка комиссии, если вы вводите транзакцию в правильный класс, но неправильная вспомогательная бухгалтерская книга. Например, вы совершите эту ошибку, если примените платеж не к тому счету. В вашем пробном балансе будет указана правильная сумма задолженности клиента, но вспомогательные бухгалтерские книги вашего отдельного клиента будут неправильными.
Ошибка вспомогательной записи возникает, когда при вводе сделка. Например, если вы одалживаете клиенту 5000 долларов, но вводите только 500 долларов в качестве ссуды и 500 долларов снятия со своего денежного счета, то вы обнаружите, что эта ошибка переносится на ваш пробный баланс. Ваш пробный баланс будет правильным.
Наиболее распространенный метод обнаружения этих ошибок - проведение выверки учетных записей. Продолжая предыдущий пример, вы обнаружите эту ошибку при выполнении выверки банковских счетов. Вы обнаружите, что на вашем банковском счете не хватает 4500 долларов наличными, и тогда вы сможете исправить ошибку.
Вам нужно будет разработать хорошие внутренние средства контроля и процессы для обнаружения ошибок. Например, вы захотите убедиться, что все ваши формы согласованы, чтобы сотрудники регулярно вводили информацию в ваше бухгалтерское программное обеспечение. Вы также захотите убедиться, что у вас достаточно персонала, чтобы справиться с рабочей нагрузкой. Недоукомплектованность персоналом приведет к утомлению сотрудников, что может привести к утомляемости рабочих, спешке с работой и большему количеству ошибок в бухгалтерском учете.
Хотя вы захотите разработать методы для предотвращения ошибок, когда это возможно, перечисленные выше ошибки будут происходить время от времени. Вы не можете предотвратить все ошибки. Вам следует проводить различные сверки в конце месяца и в конце года, чтобы обнаружить множество ошибок и исправить их.
Например, выверку банковских счетов следует выполнять ежемесячно. Выверку основных средств можно проводить только ежегодно, чтобы вы могли убедиться, что зарегистрировали правильную сумму амортизационных расходов.
Вы обнаружите, что если будете искать способы предотвращения ошибок и иметь рутина проверки и сверки ваших бухгалтерских записей, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно и вы уменьшили количество ошибок в бухгалтерском учете.
«Книжные ошибки» - это еще один термин, обозначающий ошибки бухгалтерского учета в целом. Термин относится к любым ошибкам в бухгалтерских книгах.
Способ исправления ошибки будет зависеть от типа возникшей ошибки. Иногда исправить это так же просто, как исправить опечатку в электронной таблице, прежде чем кто-либо это заметит. В других случаях вам может потребоваться уведомить других об ошибке, когда вы ее исправляете. Например, если в официальном финансовом отчете была указана значительная ошибка, вы должны повторно выпустить эти документы с исправленными ошибками.