Что такое выставление счетов?

Это, вероятно, самая важная деятельность, которую должен предпринять любой бизнес, малый или большой. К сожалению, простой акт отправки счета клиентам сопряжен с целым рядом возможных ловушек. Ошибки в выставлении счетов могут ударить по вам там, где они учитывают ваш базовый уровень. Адрес или расходы клиента могут задержать платежи и помешать вашему денежному потоку. Есть способ начать выставление счетов, и есть способы. Здесь перечислены некоторые ошибки, которые компании допускают при выставлении счетов своим клиентам.

Ошибки выставления счетов

Счета не выставляются: Если выписка не отправлена ​​вами, вам не платят. Если вы просто забудете выставить клиенту счет за услуги, деньги исчезнут, а когда вы вспомните, вы все равно столкнетесь с задержкой в ​​получении критически важных доходов.

Решение? Используйте систему, которая напоминает соответствующему сотруднику, когда ему нужно отправить счета.

Небрежные счета-фактуры: Самый быстрый способ гарантировать, что вам не заплатят соответствующую сумму или своевременно, — это рассылать счета-фактуры вместе, которые вы никогда не проверяете дважды. Оплата может быть задержана из-за простых ошибок, таких как количество часов или дата отправки продукта, поскольку кто-то пытается выяснить, что пошло не так. Не забудьте указать такие сведения, как имя и дата клиента, номер и условия оплаты.

Неправильные получатели: Если вам нужно доставить счета-фактуры большому количеству клиентов, это просто и отправить заявление не тому клиенту.

Однако последствия гораздо серьезнее, чем просто задержка оплаты, когда вы понимаете, что по ошибке вы могли передать конфиденциальную информацию не тому человеку, подорвав уверенность и доверие к своим собственным операциям. Не детализировать:все-в-одном идеально подходит для кухонных гаджетов, но это легкий способ создать впечатление, что оно испортилось. Перечислите каждый аспект каждого проекта один за другим, с ставками, сборами и/или расходами, явно указанными для каждого. Таким образом, нет никакой двусмысленности на каждой стороне сделки. Недостаточное использование технологий. Оцифрованное ведение документации и облачное хранилище — это надежные опоры, которые помогают любому предприятию избежать ошибок при выставлении счетов.

Старайтесь не использовать распечатанные счета, отправляйте их по электронной почте, если есть вероятность, что есть больше возможностей для потерянных счетов, и это не так быстро. Кроме того, не просто храните файлы счетов на жестком диске на рабочем месте, загружайте их в облако только в случае аварии.

Не указаны сроки выполнения: Исследование счетов, проведенное FreshBooks, показало, что конкретная формулировка в отношении сроков оплаты с большей вероятностью приведет к своевременной оплате. Из своего исследования:Использование точных сроков, таких как двадцать один день, по-видимому, фокусирует внимание клиента на определенном временном интервале и, по сути, заставит вас заплатить быстрее, чем просьба о немедленной оплате. Неиспользование пени за просрочку:всякий раз, когда вы заключаете соглашение с клиентом или клиентом, вы должны установить систему пени за просрочку платежа по неоплаченным счетам, а также четко изложить ее, прежде чем кто-либо подпишет пунктирную линию.

В этом вам может помочь такое программное обеспечение, как ZapERP. Наше программное обеспечение может отправлять счета от вашего имени, а не запоминать их. Кроме того, это также может помочь вам собирать платежи. да. Это правильно! 🙂