В какой-то момент сотруднику может понадобиться использовать средства компании для совершения покупки, связанной с бизнесом. Когда это происходит, в игру вступает управление расходами. Узнайте все об управлении расходами малого бизнеса и о том, как оптимизировать процесс, чтобы своевременно возмещать расходы сотрудникам.
Итак, что такое управление расходами? Управление расходами — это система, которую ваша компания использует для обработки, оплаты и аудита коммерческих расходов. Это может включать, помимо прочего, поездки и развлечения сотрудников, а также возмещение расходов (например, канцелярских принадлежностей).
С помощью процесса управления расходами бизнес возмещает сотрудникам расходы, которые они потратили на вопросы, связанные с бизнесом. И, как правило, предприятия устанавливают политики и процедуры, чтобы сотрудники знали, что имеет значение для возмещения расходов.
Управление бизнес-расходами дает вам представление о расходах сотрудников и помогает классифицировать расходы. Не говоря уже о том, что это гарантирует, что вы соответствуете требованиям, и упрощает сбор отчетов для аудита.
Вы можете контролировать, отслеживать и хранить информацию о расходах сотрудников несколькими способами, например, используя:
Чтобы найти лучшее решение для управления расходами для вашего бизнеса, рассмотрите плюсы и минусы каждого варианта.
Электронные таблицы просты и недороги. Однако они занимают больше времени и могут сбивать с толку некоторых сотрудников.
Бумажные формы хорошо работают с бумажными квитанциями и являются недорогим способом управления отчетами о расходах. Но они также требуют много ручной работы как для сотрудников, так и для лиц, утверждающих отчеты о расходах.
Программное обеспечение для управления расходами может упростить ваши задачи и снизить нагрузку на всех участников. Хотя это самый дорогой вариант управления расходами, программное обеспечение может помочь вам быстрее возмещать расходы сотрудникам и избегать ошибок.
Если кажется невозможным вести электронные таблицы, вы постоянно допускаете ошибки в управлении расходами, а ваши сотрудники тратят слишком много времени на заполнение отчетов о расходах, возможно, пришло время переосмыслить свои процедуры управления расходами.
Хотите улучшить процесс управления расходами и упростить задачу возмещения расходов сотрудникам? Взгляните на эти четыре совета.
Чтобы процесс управления расходами прошел без сучка и задоринки, поместите все (да, все ) в письменной форме для вас и вашей команды. Таким образом, вы и ваши сотрудники сможете использовать вашу политику в качестве руководства.
Включите в свою политику управления расходами следующее:
Попросите каждого сотрудника подписать копию политики, чтобы показать, что он прочитал и понял ее, и сохраните подписанную копию в своих файлах сотрудников для безопасного хранения.
Последнее, что вы хотите сделать, это небрежно относиться к своей политике управления расходами. В противном случае вы можете столкнуться с неточными записями, пропущенными возмещениями и т. д. Во избежание каких-либо проблем соблюдайте все правила в точности.
Убедитесь, что вы:
Чтобы еще больше упростить процесс управления расходами, подумайте о том, чтобы отказаться от электронных таблиц и инвестировать в программное обеспечение для управления расходами для малого бизнеса.
Инструменты управления расходами, такие как программное обеспечение, могут помочь вам организовать свои расходы и просмотреть, кто получил и не получил возмещение.
Прежде чем перейти на программное обеспечение, подумайте о плюсах и минусах для вашего бизнеса. Вот несколько преимуществ использования программного обеспечения для управления расходами:
Одним из основных недостатков программного обеспечения является стоимость. Использование программного обеспечения обходится дороже, чем использование электронных таблиц или бумажных форм. Тем не менее, вы можете присмотреться, чтобы найти то, что подходит для вашего бизнеса, и найти лучшее предложение, прежде чем совершить сделку.
О преимуществах использования программного обеспечения для управления расходами Майкл Камминс, финансовый директор компании Insurance Geek, сказал:
<цитата>Автоматизация имеет решающее значение, когда речь идет об улучшении процесса управления расходами. Использование надежного программного обеспечения для управления расходами экономит ваше дополнительное время, автоматически создавая необходимые отчеты, экономит бумагу, используя полностью онлайн-систему для отчетов и форм, и позволяет отслеживать ход работы программного обеспечения в любое время. Самое главное, наличие автоматизированной системы дает вам дополнительное время, чтобы сосредоточиться на своем бизнесе и делать более точные прогнозы о ваших привычках расходов.
Если возможно, попытайтесь найти решение, которое интегрируется с вашими процессами бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Например, вы можете найти систему управления расходами, которая интегрируется с вашим программным обеспечением для бухгалтерского учета и расчета заработной платы.
Интеграция упрощает работу со всех сторон. Когда вы интегрируетесь со своим бухгалтерским учетом, вам не нужно беспокоиться об обновлении ваших книг. А если вы найдете решение, которое интегрируется с вашей платежной ведомостью, вы сможете быстрее возмещать расходы своим сотрудникам.
При поиске решения проверьте, есть ли на ваших текущих платформах варианты интеграции управления расходами и есть ли какие-либо дополнительные затраты на интеграцию.