Дело в том, что владельцы бизнеса должны немного знать о бухгалтерском учете. И да, найм профессионального бухгалтера - огромная помощь. Но как насчет повседневного денежного потока вашего бизнеса? Как насчет выставления счетов, оплаты счетов, ввода данных и других бухгалтерских задач? Вот где может помочь бухгалтерское программное обеспечение. Итак, как работает бухгалтерское ПО?

Как работает бухгалтерское ПО?

Прежде чем мы приступим к ответу на вопрос Как работает программное обеспечение для бухгалтерского учета? , нам нужно поговорить о том, что это такое. Бухгалтерское программное обеспечение — это инструмент, который помогает предприятиям отслеживать и управлять своими финансами.

Существует два типа программного обеспечения для бухгалтерского учета:облачный учет и программное обеспечение для настольных компьютеров. Программное обеспечение для облачного учета — это интернет-программа, к которой вы можете получить доступ в любом месте и в любое время. Программное обеспечение для настольного бухгалтерского учета — это программа, которую вы загружаете на свой ноутбук или настольный компьютер. С настольным программным обеспечением вы, как правило, ограничены использованием только того устройства, на которое вы загрузили программу.

Итак, как работает облачный учет? Он поставляется с функциями, которые позволяют обрабатывать финансовые данные и выполнять другие задачи. Например, предприятия могут использовать программное обеспечение для:

• Запись транзакций
• Скачать финансовые отчеты и отчеты
• Управление информацией о клиентах и ​​платежами
• Создание и отправка счетов
• Обмен отчетами и финансовой информацией с бухгалтером
• Подать налоговую декларацию на бизнес

В качестве инструмента бухгалтерское программное обеспечение позволяет владельцам компаний точно управлять своими финансами, чтобы предотвратить ошибки. В качестве бонуса это также может помочь вам сэкономить время.

Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета

Опять же, вы можете выполнять множество задач с бухгалтерским программным обеспечением. Большинство программ имеют множество функций, которые можно использовать для оптимизации вашего бизнеса и облегчения управления книгами. Вот некоторые общие функции и возможности программного обеспечения для бухгалтерского учета:

1. Запись транзакций: Операции в бухгалтерском учете выполняются в широком диапазоне. С помощью программного обеспечения вы можете вводить все свои транзакции, чтобы отслеживать каждую покупку, расход, доход и многое другое.
2. Создать финансовые отчеты и отчеты : Используя транзакции, которые вы регистрируете в своем программном обеспечении, вы можете создавать и анализировать различные отчеты, чтобы создать четкое представление о своем финансовом состоянии. И вы можете использовать отчеты, чтобы создать представление о том, как двигаться вперед (например, создание бизнес-бюджета).
3. Управление клиентами: Когда вы создаете клиентскую базу, важно отслеживать различные счета и неоплаченные счета. С помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета вы можете просматривать различную информацию о своих клиентах (например, просроченные остатки).
4. Создание и отправка счетов: Выставление счетов является важной частью большинства предприятий. Быстрое создание унифицированных счетов-фактур несколькими нажатиями кнопки позволяет сэкономить время и деньги. С помощью некоторого программного обеспечения вы даже можете автоматизировать процесс выставления счетов, чтобы отправлять новый счет через определенные промежутки времени в зависимости от причины (например, просроченный платеж или каждые три месяца).
5. Сотрудничайте со своим бухгалтером: Бухгалтер может помочь вам анализировать и управлять финансами вашего бизнеса. Но вы можете сделать этот процесс еще проще, используя бухгалтерское программное обеспечение. Хорошо управляемое программное обеспечение позволяет создавать различные отчеты, чтобы помочь вашему бухгалтеру в решении его финансовых задач. Кроме того, вы сможете тратить меньше времени на изучение квитанций и других документов, если упорядочите все в одном месте.
6. Подача налогов на бизнес: Налоги являются обязательными. Итак, вы должны быть готовы готовить и подавать каждый квартал и в конце года. Используя программное обеспечение, вы можете найти необходимые данные для ввода в налоговые формы. Кроме того, большинство программ также автоматически рассчитывает налог с продаж или позволяет добавить ставку налога с продаж. В качестве бонуса вы можете передать информацию своему бухгалтеру, который подготовит формы для вас (экономия времени и денег!).

Напоминаем, что ваша бухгалтерская программа точна настолько, насколько точны введенные вами данные. Поэтому регулярно просматривайте свои финансовые отчеты (например, раз в месяц), чтобы обеспечить их точность.

Общие функции программного обеспечения для бухгалтерского учета

Программное обеспечение для бухгалтерского учета может варьироваться в зависимости от поставщика, но есть некоторые общие элементы, которые нужны владельцам бизнеса. В большинстве бухгалтерских программ используется двойная бухгалтерия, поэтому убедитесь, что вы понимаете основы, прежде чем начать использовать программное обеспечение.

Обратите внимание на эти функции при выборе программного обеспечения для бухгалтерского учета:

• Надежные возможности отчетности (например, отчеты о прибылях и убытках)
• Обработка счетов
• Оплатить счет
• 1099 Электронный архив
• Импорт банковских счетов
• Создание и отслеживание клиентов

Еще одна вещь, которую нужно проверить перед выбором программного обеспечения, — это поддержка клиентов. В конце концов, большинство владельцев бизнеса не являются бухгалтерами, поэтому сильная поддержка клиентов может иметь жизненно важное значение.

И если вам нужна возможность доступа к вашей информации в любом месте и в любое время, рассмотрите вариант программного обеспечения облачного учета вместо настольной версии. Программное обеспечение для облачного учета использует Интернет для безопасного хранения зашифрованной информации в облаке, поэтому вы можете войти в свою учетную запись, даже если вы не в офисе.

Хотите узнать, как работает наше отмеченное наградами программное обеспечение для бухгалтерского учета? Пройдите самостоятельную демонстрацию без каких-либо обязательств.

Пример использования бухгалтерской программы

Теперь, когда вы знаете особенности и функции программного обеспечения для бухгалтерского учета, давайте рассмотрим пример того, как вы можете использовать его в своем бизнесе.

У вашей компании есть четыре повторяющихся счета, которые вы отслеживаете в своем программном обеспечении:

• Утилиты
• Аренда
• Платежи по кредиту
• Страхование малого бизнеса

Чтобы отслеживать свои счета, вы вводите платежи в программное обеспечение и назначаете их соответствующим учетным записям. Вы можете отслеживать, сколько вы тратите на свои счета, и оценивать, нужно ли вам вносить какие-либо изменения.

В дополнение к вашим расходам у вас также есть четыре клиента, которым вы ежемесячно выставляете счета за услуги. Вы вводите информацию о каждом клиенте и создаете повторяющийся счет для каждого из них. Программное обеспечение автоматически создает и отправляет клиенту новый счет в выбранную вами дату. Кроме того, вы добавляете напоминание об оплате за 30 дней, чтобы гарантировать, что каждый клиент получит уведомление, если он не заплатит.

В конце квартала ваш бухгалтер запрашивает у вас следующую информацию для подготовки налоговой отчетности:

• Отчет о прибылях и убытках (он же отчет о прибылях и убытках)
• Балансовый отчет
• Отчет о движении денежных средств

Поскольку программное обеспечение содержит эти финансовые отчеты, вы можете легко загрузить и отправить их своему бухгалтеру.

Когда приближается конец года, вы садитесь со своим бухгалтером, чтобы подготовить новый бюджет на предстоящий год. Вам нужно получить такие отчеты, как:

• Дебиторская задолженность
• Кредиторская задолженность
• Отчет о прибылях и убытках
• Балансовые отчеты
• Начальные остатки

Опять же, в вашей бухгалтерской программе есть все необходимые отчеты. Таким образом, вы можете легко собрать финансовые отчеты и использовать их для оценки своего бюджета на новый год.